檔案工作數字化轉型背景及策略分析

譚 英

（四川華能康定水電有限責任公司，四川 成都 610041）

檔案工作數字化轉型與發展的背景體現在很多方面，加強檔案工作數字化轉型，可以滿足新時期背景下數字技術發展的創新性需求。在5G、工業互聯網、人工智能快速發展的背景下，通過檔案工作與數字技術、網絡技術之間融合，能夠推動社會經濟的有效發展，還能提升企業和相關單位在檔案管理方面的工作水平。

1 檔案工作數字化轉型背景分析

當前信息化管理理念和方法被廣泛的應用，在企業生產、管理、經營等各個方面，進而也促進企業發展出現新業態、新模式的發展特征，為避免檔案管理工作出現與社會發展脫節、時代發展不融合的問題，還需要根據數字化轉型的發展特征，提升檔案工作數字化轉型與發展的水平。通過數字化的檔案工作，能夠提升檔案管理。在整理、分析、決策、應用等方面的水平，還能對傳統企業檔案管理工作理念、方法、技術進行優化，從而進一步讓檔案工作滿足數字技術發展的新需求，讓其更好地融入到信息化時代發展的環境和背景中。第二，檔案工作數字化轉型與發展是促進企業提升發展水平的內在要求。在防控常態化背景下，我國企業正處在結構調整、轉型發展、技術創新的階段，加強檔案工作數字化轉型，也是當前最為緊迫的任務，通過數字化的檔案管理工作，提升經營、生產、管理、技術等方面的發展水平，進而防止出現防控背景下的檔案管理工作缺失和落后的問題，進而強化企業發展能力。在數字化轉型發展中，檔案管理工作可以應用數字技術，做好有關資源的配置、優化、集成等工作，還能加強對服務、管理、管控的模式的創新，進而不斷為行業和企業的發展提供內生動力，強化管理效率，進而也能讓企業更好地融入新時代發展的環境中，這也是滿足企業自身良好發展的內在要求和主動選擇。第三，檔案工作數字化轉型是推動檔案工作高質量、創新性發展的必經之路。新時期背景下，隨著企業、各單位的深入開展，也實現傳統意義上的創新和轉變，而且檔案管理工作對象也從紙質文件轉變為電子文件、數據文件等，這給提升企業檔案管理工作水平產生深遠意義。同時，企業檔案管理工作在數字化轉型和發展中，也能滿足數字時代發展的特征。在國家治理現代化背景下，對于企業、各單位的檔案管理工作提出更高要求，要求企業和相關單位結合檔案資源集約化、檔案業務數字化、檔案治理現代化的原則，提升檔案工作數字化發展效果，進而才能達到數字化資源之間優化、聚合、集成的目的，強化檔案價值，推動檔案工作的高質量進行和發展。

2 檔案工作數字化轉型發展策略

2.1 提升數字化檔案建設的意識

在數字化轉型與發展的過程中，檔案工作需要提升對數字化檔案建設和管理工作的意識，互聯網時代背景下，面對大量檔案信息、管理內容，需要通過數字化多大管理工作模式，降低檔案管理工作難度以及檔案管理人員的工作壓力。在檔案工作數字化發展中，企業和相關單位必須加強對數字化檔案管理基本設施、設備的建設力度，積極優化重點檔案、特色檔案和管理內容，并通過數字化集成、管理、控制等形式，提升數字化檔案管理的價值和利用效率。檔案管理工作人員需要加大對數字化轉型和發展工作的宣傳力度，讓單位各部門的管理人員都能意識到數字化轉型和發展的重要性，進而讓其更好地配合到數字化檔案管理的交流、溝通、互動當中。檔案管理工作可以制定有關數字化轉型和發展的方案，加強檔案工作數字化轉型系統、體系的建設，加大基礎設施和設備的建設力度，從而為數字化轉型和發展工作提供良好的技術保障和設備支持，提升數字化轉型與發展的時效性。

2.2 創新數字化文件管理的制度

在企業和相關單位的數字化轉型和發展中，必須提升對數字檔案接收、保管工作的重視程度，還要創新數字化文件管理的制度，通過數字化文件，歸檔、管理、運用等形式，強化企業和單位在數字化轉型和發展中的實際能力。一方面，檔案管理工作可以結合數字化發展的特征，優化數字化文件管理和檔案管理的工作制度，要求相關工作人員在數字化轉型和技術的應用中，嚴格按照相關規定和要求進行數字化文件的管理，為防止檔案管理工作出現不足和問題，還需要定期優化數字化檔案管理工作的平臺信息、系統內容，不斷將更加實時、真實的信息提供給企業決策層和各職能管理部門，增加檔案管理和文件管理的真實性和可靠性。另一方面，企業和單位可以針對檔案數字化管理人員的工作特點，制定針對檔案管理人員的責任制度體系，要求檔案管理人員明確自身的責任和義務，及時歸類數字化文件、檔案管理內容等，這樣不僅有利于推動檔案數字化建設成本的降低，還能讓管理人員更好地參與到數字化文件管理和檔案管理工作中，提升其責任意識。從而保證數字化檔案管理工作的合理開展，為企業和單位的發展創造更多效益。

2.3 優化數字化管理工作的環境

在檔案數字化建設與發展中，數字化管理工作環境的建設是不可忽視的重要環節，由于電子數據比較薄弱，進而很容易在日常管理和應用的過程中出現破壞、刪除、篡改等問題，所以，做好檔案文件和相關管理內容的保密工作是重要的。企業和單位在檔案數字化轉型與發展中，需要優化數字化管理的工作環境，提升檔案資源管理的可用性、完整性，還要做好計算機安全技術的創新工作，定期對數字化檔案管理風險問題進行防范，并通過加強檔案管理工作監督、流動全程監控等形式，為數字化管理工作營造良好環境。在數字化轉型發展中，還要提升對檔案內容保密工作的重視，強化工作人員對于保密工作的意識和管理能力，為防止數據丟失、破壞等問題發生，還需要安裝檔案數字化管理的相關殺毒軟件，從而有效防止企業外部人員通過信息技術獲取和盜竊企業和單位的檔案信息資源，提升管理工作的水平。除此之外，需要提升數字化檔案管理的深層利用質量，采用進一步分類數字化信息、加工相關檔案管理工作內容等形式，強化數字化檔案檢索的調閱速度，從而充分發揮數字化檔案的深層利用作用，盡可能滿足不同人對于檔案信息資源獲取和學習的需求。

3 結語

在數字化轉型與發展中，檔案管理工作必須堅持創新發展原則，通過提升數字化檔案建設意識、創新數字化文件管理制度、優化數字化管理工作環境等形式，不斷將數字化轉型與發展工作貫徹到底。