信息時代城建檔案查閱利用模式的探索與發展

馬靜娟

（喀什市城鄉建設檔案館，新疆 喀什 844000）

隨著信息化的不斷發展，在大數據、云計算、移動應用等新形態知識不斷加持創新下，“互聯網+”作為互聯網思維的進一步實踐成果，正加速推動經濟形態不斷演變，從而為改革、創新、發展提供了廣闊的平臺。城建檔案作為城市建設歷史的記憶載體，是組成城市多元文化的重要一環，也是城市可持續發展的寶貴資源，在進行社會管理、提供公共服務、保障城市生產生活秩序、維護城市安全、應對城市突發事件等工作中都具有非常重要的作用。因此，如何將信息時代的創新形態與傳統檔案查閱利用模式相融合，將城建檔案查閱利用事業納入“互聯網+”行動計劃，令其更好地為城市發展建設服務，是擺在城建檔案從業者面前的一道新的命題。

1 城建檔案查閱利用現狀

隨著城市建設發展的不斷科學化、理性化，城建檔案在城市生活各方面的參與度越來越高，城建檔案的利用率也不斷提升，近幾年來，城建檔案查詢量、來訪量以及12345市民熱線等求助量以每年超過30%的速度在不斷增長。以某地城建檔案館為例，目前城建檔案查閱利用主要集中在以下幾個方面，一查閱圖紙，包括裝修改造、確認工程狀況、解決糾紛等用途，約占總量45%；二查閱前期審批文件，包括辦理確認產權、辦理竣工驗收、留檔備查等目的，約占總量30%；三政府部門調研，用于辦理案件、明晰產權、建設規劃研究等目的，約占總量15%；四查閱拆遷、土地及其他部分因各種原因納入館藏的文件或單純業務咨詢等，約占總量10%。因此，傳統的檔案查閱利用模式也越來越需要進一步改進提升，自我優化，以更加契合城市發展的腳步。

2 城建檔案信息化建設的現狀

1）對城建檔案信息化建設認識不足。很多城建檔案館由于城建檔案信息建設才剛剛起步，城建檔案管理人員對信息化管理的重要意義認識不夠，不愿意創新改進工作方式，城建檔案信息化管理工作處于薄弱環節。由于地區、城市發展程度以及規模的差異，城建檔案的信息化工作也呈現出區域性和內容上的差別。在不認可電子文件地位或者缺乏保障性措施的情況下，許多單位都不敢去使用或不愿意使用電子文件進行業務活動。單位在電子文件管理上也存在許多盲目性，對電子文件管理缺乏正確的認識及科學管理理念。

2）城建檔案信息化建設缺乏專業人才。城建檔案信息化建設需要專業人員對計算機軟硬件進行維護、保養、更新，專業人才在城建檔案信息化建設中發揮著極其重要的作用，而現有的城建檔案館很多工作人員雖然在檔案管理工作中具有豐富的經驗，卻不擅長計算機軟硬件操作，難以有效完成城建檔案信息化建設的具體工作任務。

3 信息時代城建檔案查閱利用的探索和發展

1）系統的開發建設和后期維護。首先，一個基本功能完備的城建檔案管理系統，既要滿足城建檔案從接收入館到查閱利用各階段工作的需求，又要服務器處理速度夠快、存儲容量夠大，可以根據需求增長不斷追加硬件配置模塊，以滿足日益增長的數字化信息大批量處理及存儲數據的需要。在此基礎上，系統功能的可擴展性以及軟件公司后期維護的保障執行能力至關重要。而以往的軟件公司往往更注重前期市場開發，系統一旦交付之后，經常會暴露出后期維護不力的缺陷，修改一次需求動輒需要等幾周甚至幾個月，這樣的維護能力完全無法滿足現在信息化高速發展的需要。因此，需要在前期市場調研時選擇合適的軟件及負責任的公司，將系統從調研到交付運行及后期維護各階段的指標規定明確寫入合同中，并且在系統需求建立階段，既要明確列出當前需要實現的功能，也要留足未來可能擴展的功能 接口。

2）建立高素質檔案管理人才隊伍。要加強城建檔案的信息化建設，必須造就一批高素質的人才隊伍，既要強調政治素質，又要強調文化素質和專業素質。城建檔案的工作人員要有強烈的工作責任感、工作使命感，要有城建方面的專業知識，擁有計算機與軟件的應用技能，擁有城建檔案收集與管理方面的專業知識及技能，加強計算機應用、檔案管理、建筑識圖、工程管理、工作方法等方面的培訓，使城建檔案的工作人員從數量型向素質型轉變，力求高效多能，以適應新時期城建檔案工作的需要。

3）應用系統建設。應用系統能夠有效對城建檔案中所涉及的信息數據進行采集，結合需求進行處理加工，同時還能夠實施管理以及儲存傳遞等各種功能，不斷提高檔案數字化建設的速度以及質量。因此，要不斷完善應用系統的建設，要使其能夠與局域網建設以及各單位辦公自動化建設共同發展。另外還應該提高數字化管理體系以及相關技術的融合，可以利用掃描技術、數據庫技術、數字攝影等各種技術，不斷完善多元化的檔案信息管理形態，使應用系統更加豐富，加強城建檔案內部管理以及外部服務的有效結合，提高城建檔案的利用率，充分發揮城建檔案的價值。

4）強化城建檔案信息化管理的安全保障。首先，城建檔案接收部門要做好電子文件接收的檢查，確保接收數據的質量，保證電子文件載體清潔、無劃痕、無病毒等。其次，歸檔的電子文件，應按城建檔案分類大綱進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。再其次，城建檔案部門應加強對歸檔電子文件的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子文件，應嚴格遵守國家有關保密的規定；采用聯網的方式提供利用的，應采取穩妥的身份認定、權限控制，自動記錄對電子文件實時操作的人員、時間、設備、項目、內容等，以保證電子文件的安全性。最后還要重點關注病毒、木馬、黑客等威脅城建檔案信息安全的因素，做好計算機和網絡的加密和防范。

5）城建檔案管理數字化建設需政府支持。城建檔案管理數字化建設離不開政府的大力支持，只有政府做好相應的引導，才能夠保證樹立城建檔案信息建設的實際目標，提高相關單位的意識，使他們能夠具備一定的責任感，有利于在城建檔案數字化建設管理工作中進行統籌規劃，提高科技創新能力，不斷進行發展。在城建檔案數字化管理工作中，還應該著重注意按照標準化以及規范化的原則實施相應工作。政府要結合實踐操作推出符合實際的標準規范。城建檔案管理數字化建設過程中，也應該積極學習一些優秀的建設經驗，不斷提高對全國信息化建設的認識，保證帶動我國城建檔案數字化建設的進程。

4 結語

無所不在的網絡會同無所不在的計算、無所不在的數據、無所不在的知識，一起推進了無所不在的創新，并推動“互聯網+”不斷演進與發展。目前“互聯網+”尚處于初級階段，各領域對“互聯網+”還在做論證與探索，這要求城建檔案利用服務工作，在以往保質保量服務用戶的基礎上，不斷與時代接軌，進一步做到與時俱進、精益求精。在查檔服務工作的各個方面，都保持求新求變的心態，不斷吸收先進技術，不斷改進服務質量，在創新的時代邁出更新的步伐，進而不斷推動城建檔案事業高質量發展。