信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新探究

張文秀

（杭州中美華東制藥江東有限公司，浙江 杭州 311228）

在進入信息化時代下，企業的發展模式、經營方式和生產理念均出現了較大的變化，檔案作為企業在日常運營生產中產生的寶貴資源，其具有較強的參考價值和借鑒意義，檔案管理的功能性和作用性日益突出，是現代企業的無形資產，通過科學的檔案管理能夠為企業制定各項管理和發展決策提供依據和參考。因此，現代制藥企業要迎合信息化時代的特點，加速檔案管理優化創新，發揮檔案的服務 職能。

1 基于信息化環境下優化企業檔案管理的價值和意義

1.1 推動文化建設

現代企業想要謀求更好的發展，則需要依靠優秀的文化建設，以文化為內驅力，將企業員工團結在一起，共同為了企業拼搏奮斗。企業檔案包含了企業文化建設進程，是企業文化保存和延續的關鍵載體，利用檔案管理能夠對企業文化進行提煉和整合，將其作為企業發展的軟實力，而引入信息技術有助于發揮檔案在文化建設中的價值。

1.2 提供決策依據

在市場經濟體制下，制藥行業競爭激烈，行業發展瞬息萬變，企業要根據自身發展和行業變化，科學制定決策確保發展方向的正確性。在信息時代下，檔案信息已經成為一種寶貴的資源，其記錄了企業運營生產的歷程，而利用信息技術能夠挖掘檔案中的潛存價值，為企業管理層制定決策提供可靠依據。

1.3 提升管理水平

檔案作為企業日常管理工作的關鍵組成部分，其重要性和作用性日益凸顯，企業領導對檔案管理也更加重視，但是以往的管理思維和管理手段固化陳舊，難以滿足信息時代的需求。通過引入信息技術能夠顯著提升管理水平，幫助管理人員突破定勢思維，加速創新和改革進程，發揮檔案的利用價值。

2 信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新思路

2.1 完善制度建設

檔案信息化已經成為重要趨勢，信息化管理與以往的紙質檔案管理存在一定差異，為了確保各項管理工作有條不紊的開展，需要以完善而系統的制度體系作為支撐，促使管理人員有據可依、有章可循的落實管理工作，因此，制藥企業要根據自身實際需求，加速制度體系建設。首先，針對檔案管理的相關環節和流程制定管理制度，包含檔案資源收集到歸檔的整個過程，都要形成嚴謹的制度體系，促使管理行為趨于規范化和標準化；其次，管理制度并非一成不變，要根據崗位需求和企業發展進行動態的調整，尤其對于檔案利用服務，要編制科學的制度，發揮檔案在企業服務中的價值；最后，制度體系中要包含獎懲制度和監督制度，特別是企業的機密以及重要檔案，要加強管理監督，避免檔案資源外漏，為企業帶來經濟損失，通過獎懲制度規范管理人員的意識和行為，做到有錯必糾、有功必獎。

2.2 建立信息系統

在“互聯網+”提倡下，信息技術在檔案領域的應用程度不斷深化，而想要充分發揮信息技術的管理優勢，企業則要加速信息提供建設進程，摒棄固化的管理模式，發揮信息系統在檔案服務和利用中的作用。首先，信息系統要包含所有的企業檔案，企業要組織人員將以往的紙質檔案通過掃描的方式轉變為數字檔案，有組織、分批次的完成這一工作，將企業檔案集中到信息系統中進行統計保管和管理；其次，在信息系統建設中，檔案數據庫占據核心地位，數據庫內包含了企業所有重要的檔案資源，因此，要對訪問權限和管理權限進行科學設置，在訪問數據庫中，需要制定的密碼和賬戶，并且記錄每一次數據庫登錄和訪問記錄，沒有管理人員的授權，不能對檔案資源私自拷貝；最后，注重信息系統的日常維護和安全防護，安裝殺毒軟件、開啟防護墻，避免黑客或者病毒入侵，定期對系統進行升級和維護，為檔案工作的有序開展奠定基礎。

2.3 發揮服務價值

檔案是企業在長期運營生產中而產生的寶貴資源，其是企業無形財富，對促進企業發展具有重要價值，檔案管理也要突出服務價值，轉變以往重視收藏、忽視服務的弊端，充分挖掘檔案資源的潛在價值，為企業提供科學的檔案服務。首先，管理人員要解放思想，改變以往被動的服務模式，要根據企業需要制定科學的服務機制，掌握企業對檔案資源的需求，明確服務方向、服務重點以及服務內容，保證檔案服務的針對性和實效性；其次，充分利用云計算、大數據等技術，對檔案資源進行整合和挖掘，提煉其中潛存的價值，按照企業管理層的需要以及發展方向，為企業制定各項決策提供參考和依據；最后，管理人員要突出檔案價值性和閱讀性的基礎上，還要通過資源整合提升資源的價值性，尤其是企業生產、市場需求、人事管理等方面的檔案，要將簡練而重點的信息提供給管理層。

2.4 建設人才隊伍

現代制藥企業的競爭也是人才力量的競爭，在信息化管理模式下，對檔案管理人員的崗位能力、責任意識、職業道德和技術水平提出更為嚴格的要求，以往的管理經驗已經無法使用信息化環境的需求，因此，制藥企業要加速人才隊伍建設，以人才作為提升管理效能的基礎和保障。首先，加強檔案人才招聘，招聘工作要面向普通高校和社會，提升崗位工薪待遇，吸引更多具有從業經驗、知識背景以及專業能力的人才加入，擴寬其晉升空間，鼓勵人才在崗位中積極創新、勇于進??；其次，企業也可從內部選拔具有一定管理能力和管理經驗的人才從事檔案管理，在入職之前做好專業技術培訓，內容要涉及信息技術操作、檔案知識、崗位責任以及職業道德等內容，通過培訓優化管理隊伍的知識結構和能力結構；最后，鼓勵管理人員利用平時工作和生活時間學習信息技術，并且將其應用到崗位工作中，尤其是大數據、云端、云計算等高新技術，要發揮其在檔案管理中的價值和優勢。

3 結束語

總而言之，信息技術已經成為推動社會發展的核心力量，在信息化背景下，制藥企業要給予檔案管理以高度重視，加速信息化管理進程建設，注重挖掘檔案資源中潛存的價值，為企業決策和生產運行提供依據和參考，發揮檔案資源的服務和應用價值。