關于高校學生檔案實現數字化轉型的思考

葛春暉

（上海工商外國職業學院，上海 200000）

1 傳統紙質檔案的主要弊端

1.1 檔案制作繁瑣復雜

建立個人檔案是一個嚴肅且復雜的積累過程。一份檔案的形成，要經過資料采集，去偽存真、審核把關、分門別類、綜合制作等多個環節，檔案并不是把原始材料簡單地匯總集合。尤其在學生畢業階段畢業生的檔案整合和轉移工作面臨要求高、時間緊、任務重、涉及面廣等主要特點，要耗費大量的人力物力。

1.2 信息采集遲滯落后

在一般情況下，通過學生基本信息登記，只能滿足簡單的檢索要求，無法發揮數字化人工智能、量子信息、大數據、云計算、互聯網等優勢，失去及時便捷的功能。信息化是邁向智能時代的一個重要環節，以數字化為基礎的智能化發展無疑是我們推進學生檔案數字化轉型的一個有利契機。

1.3 檔案傳遞方式落后

高校畢業生檔案傳遞方式，從最初的機要文件傳遞發展到了今天用EMS學生檔案專遞投遞。雖然傳遞主體發生了變化，但經過這幾年的實踐不難看出：在安全性方面EMS不如投遞渠道相對封閉的機要通信，在經濟成本上機要通信費用低于EMS；但在便捷程度上兩者顯然不如智能化的方式。

1.4 材料消耗數字驚人

高校畢業生的檔案除了記錄在校期間的學習軌跡、獎懲情況、身體狀況等，還包含初中、高中階段的學習情況。一個學生從初中高中到進入大學，每一次身份的變換都要更換一個新的學生檔案袋。一個高校在校學生動輒數千上萬人，每年要更換的檔案袋、封條之類損耗品，單單消耗牛皮紙袋就是一個巨大的數字。據統計，每用紙1千克，就會排碳3.5千克。學生檔案數字化后，可大福減少碳排放量，更符合綠色發展觀念。

2 數字檔案的概念及其優勢

2.1 什么是檔案數字化

檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，將傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。所以檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。

2.2 數字化轉型已成為當今社會發展的新亮點

《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》把“加快數字社會建設步伐”列入形成強大國內市場，構建新發展格局的一條重要遠景發展目標①。我們從出席會議的人大、政協代表的發言中，可以看到數字化轉型正深刻改變著我們的生活方式、社會關系、社會形態和治理環境，充分意識到加快數字化轉型，讓數字經濟大跨步邁進的必要性緊迫性，在舉國努力打造數字化時代產業鏈應用生態的大背景下探索高校學生檔案數字化轉型已成為必然。

2.3 有利于人才的選拔與培養

高校學生檔案實現數字化轉型后，可以將收集捕獲的有價值的信息資源，分門別類地通過與網絡相互連接，建立分布式、跨地域的有序信息資源系統，以用戶需求為中心，向社會提供各種服務。從而使“死”檔案成為“活”檔案，最大程度發揮檔案的作用，讓檔案真正成為可供全社會共享的資源之一。當前我們面臨的基本情況是：一方面每年都有數百萬高校畢業生迫切尋找就業機會，另一方面國家在高新科技，核心制造業，綜合治理等各領域急需。招聘各種有用人才，實現從制造大國向制造強國的發展。采用大數字方式能實現跨地域、跨部門、跨等級的統籌協調。高校畢業生檔案數字化平臺的建立可以從滿足國家發展需要的角度向各行各業提供有力的人才資源保障，最大限度發揮人才的自身優勢，形成個人創業與國家進步的雙贏氛圍。而檔案數字化最大的優勢是使人才選拔與培養工作更方便快速，真正實現人盡其才。

2.4 有益于提升院校辦學水平

實現學生檔案數字化轉型，對學校自身來說可以通過大數據分析，清晰地看到哪些院系的畢業生就業率高，哪些專業的畢業生就業比較困難，能否依原專業方向就業。也可以進一步分析教學質量的高低，管理部門存在的問題或不足。學校在推行學生檔案數字化過程中，可不斷提升學校的整體教學、管理水平，也可以根據此及時調整院系的設置或招生人數的增減，甚至可調整師資管理人員的崗位。對上級管理部門而言，可通過學生檔案數字化平臺及時掌握學校的各種動態，采集各種所需的數據，極大地減少各種報表、報告及文字圖片影像資料的上報，既提升了工作效率，又大幅降低了學校的工作壓力。同時對辦校的發展方向予以指導。

2.5 有助于實現學生信息資源共享

人事檔案與其他檔案一樣，因其保密性、時效性等因素帶有一定的神秘性。在一般情況下許多重要內容無法實現資源信息共享，從而使學生檔案信息常處于長期封閉的狀態。學生檔案信息資源共享包含三方面需求：一是學校內部各教學管理等部門的需求。每個學生檔案的形成，離不開學生處、教務處、保衛處、征兵辦、各院系、黨團組織等部門提供的各種信息。實現數字化轉型后可方便這些職能部門通過數字平臺及時查閱。由于校園網絡覆蓋了各職能部門，這就實現了檔案部門與相關管理部門的信息鏈接。與此同時各部門也可對檔案進行有效的監督管理，對檔案資源的采集、整理、缺失等問題能及時發現并予以補充完善，從而進一步保證了檔案的質量。二是學生（包括學生家長）也有了解自己（或子女）的學習信息需求。實現數字化轉型后，學生或家長可通過一定的權限，運用手機電腦等電子設備遠程查閱自己的信息，這就避免了直接查閱紙質檔案的不便和繁瑣的審批手續。三是社會相關單位。如教育主管部門、人才交流中心、社會保障系統、部隊或者是企事業單位，通過檔案數字化平臺可以直接查閱或多次反復查閱所需信息，真正實現信息共享，檔案的使用價值也能充分得到體現。

3 實現檔案數字化轉型的基本構思

3.1 逐步實現檔案從紙質向數字轉換

構建數字大平臺是個復雜的系統工作，在尚未全面實施推行的情況下，可先將在校的學生檔案進行初步的數字化轉換工作。建議由檔案部門牽頭，整合全校各有關部門的力量，采用先易后難，先簡后繁的原則分步實施。在此基礎上，今后新產生的檔案信息可采用“誰提供，誰負責”的原則，一律采用數字化的方式錄入系統。數字檔案在形成過程中難免發生更新替換等修改過程，為此要設定一個管理辦法，確保不發生數據的丟失、篡改或泄密等意外情況發生。

3.2 運用信息技術，構建學生檔案信息模塊

構建學生檔案大數據平臺，可借鑒上海市教委組織部黨務管理信息系統的思路，其主要包含系統構架，系統管理兩大模塊。在系統管理模塊下再分設2個分支模塊：設置管理模塊和查詢模塊。管理模塊屬于內網范疇，供本校相關職能部門輸入學生在各個階段的必要信息，也便于查閱。查詢模塊也分兩個部分：即個人查詢模塊和對外查詢模塊。個人查詢模塊滿足本校學生查閱自己個人信息需求，對外查詢模塊主要用于向社會用人單位等提供相應信息。查閱者根據需要進行有針對性地選擇。在實際操作過程中也可以根據需求，增減其中分支模塊的設置。

3.3 數字的安全保障

構建大數字平臺后，信息安全保障是一個重要環節。制度保障、人員保障、技術保障。建立一套包括滿足于大數字運用管理各個環節的保障制度，其中設定相關工作人員的工作職責與權限是最基本的前提與保證。人員保障是需要培養一批政治素質高，信息素質強，網絡技術硬的檔案管理人才隊伍，技術保障主要包括數字平臺的合理設置，系統的日常維護及風險防范。在安全防范上，可通過身份驗證，密匙管理，防火墻等手段，有效阻斷外界攻擊，防止信息外泄。此外，數據大平臺應有備份，防止因意外導致數據丟失。

3.4 檔案的查閱與傳遞

學校內部有關人員需要查閱檔案時，可根據管理模塊設置的權限操作。學生或校內老師需要自查信息時，可采用如指紋識別、人臉識別等方式。外校有關人員需要查閱檔案時，可在查詢模塊中設置申請閱檔電子表或提交閱檔函，按要求填制經批準后，通過短信驗證碼登錄，而系統僅提供申請對象的資料。

在檔案傳遞模塊，申請單位先填寫傳遞申請表，提交調檔函后由學校檔案室加密傳遞，收檔單位在確認查收后自動反饋“確認收悉”，傳遞工作便可完成。

4 結語

當今社會正步入數字化經濟時代，數字化正時刻改變著生產生活方式、社會關系、社會形態和治理體系。而深化教育改革的根本目的，是培養與造就國家急需的人才，讓高校學生檔案脫去神秘外衣融入當今大數據時代，這對各高校來說不但是一個全新的挑戰，更是一個深化教育改革的良好契機。

注釋

①引自《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》第五篇《加快數字化發展，建設數字中國》