文化館檔案信息化建設途徑研究

王 歡

（青浦區文化館，上海 201700）

1 前言

隨著時代進步和科技發展，信息化發展對人們的工作和生活的影響日益顯著。傳統的檔案管理模式已經不適應如今的檔案管理形勢，在信息化時代背景下，各地文化館也嘗試借助信息技術進行檔案的變革管理，特別是積極推進檔案的信息化建設。如今信息化建設作為檔案建設的重要環節，在當今社會文化發展進程承擔著舉足輕重的作用。將紙質檔案轉變為數字化資源，以現代信息技術的發力實現檔案管理實效的提升，讓檔案管理更規范、更高效。在當今社會，信息化普及各行各業，傳統的紙質存檔、人工存檔的弊端逐漸暴露出來。文化館進行檔案管理信息化變革，一方面有利于文化館檔案進行科學的分類和整理，另一方面更加便利的進行信息登記、信息分類，更有助于進行存檔保存和查找，提高安全性和檔案管理效率，實現檔案管理的互聯互通。

2 檔案管理信息化建設相關概念

1）檔案管理。檔案就是文化館日常工作的管理的相關工作內容的管理和記錄，文化館檔案管理部門需要進行信息存檔和整理分類，可以保證檔案信息的完備性，獲取即時性，一套完備的文化館檔案管理系統，可以將文化館人員和日常事務管理井井有條，為文化館重大決策、會議記錄、人事變動、文物展示、文化活動等工作提供后期數據支持和信息保障，對于文化館檔案管理發展而言至關重要。

2）信息化建設。是順應時代潮流和當今信息化管理而興起的一種管理模式，借用大數據時代特色，進行分類統計和分析，借助互聯網信息技術等時代產物，將信息進行匯總，加入相應的算法和應用程序等，將所需要的信息進行篩選，將文化館運營中遇到的問題，合理的轉化為數據型問題。檔案管理信息化建設也是如此，針對文化館人員、行政、財務等日常工作內容和流程建立檔案信息化管理流程，提高檔案管理效率。

3 檔案管理信息化建設存在的主要問題

1）不重視檔案管理信息化建設工作。文化館的管理者的思想觀念較為落后，對于檔案管理工作并不十分重視，對于檔案信息化管理模式持一種觀望態度，覺得信息化建設較為繁瑣，需要投入資金開發系統。另一方面，不論從資金支持還是政府政策法律條文方面，都沒有提供充分支持，導致檔案管理工作漏洞百出，不規范；另一方面，人員認識不足，認為檔案管理工作就是日常事務性工作，忽略了信息化管理的作用，不會使用信息化管理系統，缺少專業信息化管理人員，缺乏與時俱進思想。

2）操作流程不規范。文化館沒有建立完善的信息化管理系統，對于檔案信息化管理的具體流程沒有進行規范，出現信息化建設較為混亂，檔案管理信息化內容不完整、不全面，檔案管理信息化起不到實質性的作用，檔案查找和檔案分類沒有明確的管理辦法，檔案歸檔不到位，更不利于信息化建設工作正常落實。

3）技術環節較為薄弱。檔案信息化建設如今由于缺乏資金支持和政策支持，導致信息技術較為落后，網站維護較為薄弱，出現信息被盜不安全等情況；檔案信息化建設是一個長期的持續的過程，需要結合本文化館的實際情況，在保障信息化系統的安全性前提下，根據文化館的實際工作情況進行專項研究，研發切實有效的信息化管理系統，但是文化館目前缺乏先進的信息技術支持和信息化系統的建設。

4）缺乏專業的技術人員。文化館檔案管理部門缺少專業人員，文化館對于檔案管理工作缺少重視，檔案管理人員年齡普遍比較大，由于年齡和精力原因，在文化館相關領導看來，認檔案管理工作是一個閑職，一般都是安排年齡較大、學歷較低的人員擔任，這些人員沒有了學習和更新管理模式的激情和熱忱，缺乏檔案信息化管理基礎，對于檔案信息化管理缺少認識，甚至簡單的操作電腦的能力也不足。文化館內檔案管理人員整體素質普遍偏低，不足以應對復雜多變的檔案信息化管理環境，不利于文化館檔案管理信息化建設進程。

4 完善檔案管理信息化的建議

1）提高管理者的重視程度。首先領導者們應該意識到當今社會檔案管理信息化的必要性，學會借助大數據時代特色進行檔案管理工作，行政管理部門意識到信息化管理的重要性，成立專門的檔案管理部，且檔案部門明確自身定位，懂得爭取足夠的經費和技術投入；以中高層管理者為代表，提高檔案管理信息化管理意識，將事務性工作與管理實踐相結合，突破傳統登記壁壘，學習先進的管理模式和思想理念，利用信息技術和互聯網科技提高檔案管理的信息化程度。

2）實行標準化管理。政府和文化館出臺有關政策，推進文化館檔案管理信息化建設實現標準化。通過有關管理辦法規定建檔工作的前期準備、中期錄入和后期分析存儲工作等。從整體層面上形成一種規范化管理模式，響應政策要求，一方面學習國外優秀的管理模式，另一方面，結合文化館自身發展情況，制定具有針對性和實用性的信息化管理系統。

3）提高檔案管理信息化建設程度。一方面，文化館需要加大資金投入力度，完善檔案管理信息化系統建設和設備建設；另一方面，提高信息技術水平，及時更新檔案管理系統，凈化網絡環境，提高信息系統的安全性；綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統漏洞，引進先進的數據分析軟件和登記軟件，提高文化館存儲機構的信息保密度。

4）加強信息化管理人才建設。提高文化館內檔案管理信息化建設的人才梯隊建設程度，可以通過針對學歷、專業等指標進行選拔，提高檔案管理人員門檻，提高檔案管理人員的綜合素質；同時對于檔案管理人員組織開展培訓等方式提升管理技能；設定科學的考核指標，促進團隊內人員進行合理競爭，帶動全員的工作積極性。

5 結束語

對于文化館檔案信息化建設發展來說，檔案的科學管理是其服務價值體現和內部管理優化的關鍵，而檔案管理的發展需要積極推進檔案的信息化建設。文化館應采取多種措施推動文化館檔案管理的現代化建設。文化館檔案信息化建設不是一蹴而就的，需要大力投入與持續的努力，改變傳統的檔案管理思路和模式，提升檔案管理與利用的價值，提升文化館的時代影響力，推動地區文化的發展和繁榮。