事業單位人事檔案管理信息化建設現狀及提升

黃 坤

（寧遠縣應急管理局應急救援指揮中心，湖南 永州 425600）

員工的業績，背景，履歷和重要資料都可以通過人事檔案提供。為保證人才開發與人才利用管理在各組織中的重要性，科學的人事管理促進了人才信息的科學利用。伴隨著數字化信息的日益成熟，人事管理電腦化、簡便易行，人事檔案數據管理已成為時代發展的必然趨勢。

1 人事檔案管理信息化建設的意義

1）有利于查詢和閱覽人事檔案信息。機關人事檔案管理信息化建設準確高效，使人事檔案的查詢、閱讀更加方便快捷，更好地發揮其應用價值[1]。

2）有利于開發和利用人事檔案信息。要實現人事管理的一體化發展，優化現有人事數據管理，不斷引進計算機信息技術，實現個人數據信息的多層次、綜合開發利用，以適應現代企業對檔案工作的高要求，保證人事檔案的質量。

3）有利于保存人事檔案的完整性。傳統的事業單位人事管理中，紙面行為無法跟上時代，存在諸多問題。如紙張文件氧化、面粉、昆蟲生長等，造成大量的信息丟失，不利于準確查找相關信息，浪費大量的時間和人員，而人事檔案信息的開發可以有效地解決這些問題。隨后，可以快速、清晰地查找需要查找的文件。機關單位實行個人資料管理，促進檔案的完整保存，大量檔案信息資源可儲存于網絡存儲器，方便快捷。

4）永久保存檔案資料。事業單位人事檔案，過去絕大多數都是用的。但是，由于氣候或環境的影響，紙質檔案極易被破壞，造成大量資料和數據的丟失，對資料的需求十分困難。通過人事檔案的信息化管理，可以在一定程度上解決紙質檔案的問題，為人事檔案的永久保存提供了可行的途徑。

2 人事檔案管理現狀

對事業單位的檔案環境而言，多數是小檔案、舊計算機少、從業人員少、設備更新慢、缺少相關管理人員或管理專家專業化程度低等問題，影響了人事檔案數據庫信息系統的結構。由于需要使用計算機和其他網絡設備來實現個人數據管理的計算機化，但是有些機構缺乏資源和專業技術人員，硬件條件的缺乏直接制約著個人數據收集的進程，檔案管理員的專業水平決定著檔案的儲存方式和利用水平[2]。

新時期我國政治、經濟、文化等各方面都有了更快的發展，人事檔案管理仍然受制于其傳統的紙質行為。目前，紙型檔案主要存在利用效率低、主題不突出、地域局限等問題。設立人事檔案管理信息系統具有快捷、高效等優點，可節約人力，在人事招聘和人事應急處置方面具有明顯優勢。但是，信息技術可以快速地轉移個人隱私，這是信息時代人事管理的一個安全問題，在大數據時代，防范經濟欺詐和個人數據傳輸帶來的安全問題非常普遍，這也對檔案管理人員提出了警告。為保障每一位員工的數據安全，就是犯罪分子盜取個人信息進而影響個人的正常生活，必須牢記安全責任意識，筑起個人數據安全屏障。

3 事業單位檔案信息化建設措施

1）提高管理人員的素質。人事檔案管理的核心是整個人力資源的可操作性。人事檔案管理的信息化水平直接關系到人才隊伍的質量，首先要提高管理者的信息管理意識。但在信息技術飛速發展的今天，舊觀念依然阻礙著人們的思想進步。所以在個人資料管理中融入先進的理念是非常重要的。要從根本上改進，必須要有發展的思路、明確的目標、注重的信息。為了提高機關檔案信息管理的質量和專業化水平，必須引起檔案管理者的重視。在信息技術不斷發展的今天，人事管理人員不僅要懂得檔案管理，而且還要懂得信息技術，提高職業素質。二是提高員工道德素質；在人員管理上，要有良好的職業道德，把檔案資料傳遞給各單位，各單位要定期對人員架構師進行職業道德培訓，優化人員年齡結構，提高思想政治素質，提高職業道德水平，努力實現檔案管理信息化，在人事檔案的計算機化建設和管理方面，培養更多的人才，促進計算機化建設的順利進行[3]。

2）做好人事檔案管理信息化的數據庫建設與安全防護。在人事檔案管理中，事業單位必須將數據庫的安全防護問題放在首位，在儲存人事檔案信息之前需要對其進行正確識別。在檔案管理中心，工作人員必須以檔案數據庫管理規定為基準，嚴格遵守各項制度，規范檔案管理行為，利用先進技術建立規范、準確、科學的檔案人員數據庫。另外，值得注意的是，雖然信息技術的應用為事業單位的檔案管理帶來了極大的便利，但是在數據管理中也存在著極大的安全隱患。在檔案管理中，必須將人事檔案管理信息建設中的信息安全問題放在首位，不斷完善信息安全保障體系，建設安全管理標準。此外，在檔案管理中，應該對人事檔案數據進行備份，設置相應的系統恢復機制，以免出現突發情況造成信息丟失的情況出現。要建立健全人事檔案信息安全保障機制；要加強對員工的職業道德教育和安全技術培訓；要提高員工的保密意識和安全使用能力；要不斷完善管理制度，保證信息安全，為人事檔案管理提供重要保障。

3）促進檔案信息的資源共享。檔案部門之間信息交流的最終目的，就是更好地利用人事檔案，為單位發展服務。所以人事檔案的利用就顯得至關重要。一是要根據實際情況，建立信息系統，實現不同服務與數據之間的信息交流與交換；二是要建立綜合數據管理信息服務網頁，搭建有效的綜合平臺，積極拓展個人數據管理信息網站的建設，進一步提高個人數據設置服務水平。管理人員可將云計算技術引入海量存儲數據，采用集中存儲，克服設備與平臺的局限性，有效地開發數據資源，提高工作效率。不管是硬件還是軟件支持，都必須根據單位的實際情況來管理，因此參與系統設計的人員必須在系統功能和功能的開發和使用過程中，對單位本身的實際情況進行監測，以提高系統軟件操作的兼容性設置的特權。

4）完善人事檔案信息化管理制度。在人事檔案管理中，制度制約是檔案管理信息化建設的前提。當前的人事檔案信息復雜、更新速度極快，檔案部門對于數據的收集和整理很難做到及時性和標準化。針對這種情況，事業單位各部門應該從實際情況出發，合理制定相關標準，實現人事檔案的標準化建設和管理。如，人事部門可以利用電子文檔對新的人事信息進行錄入和完善，然后通過后臺管理傳輸到檔案部門進行保存。其他部門的最新檔案信息填寫方式也應該以信息化填寫方式為主，并提交檔案部門進行整理歸檔。

4 結語

現階段，隨著我國事業單位改革進程的不斷加快，在事業單位的人事檔案管理中，面臨著更多的問題挑戰。在快速增加的人事信息背景下，信息數據的復雜程度直線上升，事業單位要想做好人事檔案管理，縱容改變人事檔案管理現狀，就必須對人事檔案管理方式進行改進和完善，同時各單位還要對信息技術對檔案管理的重要性有全面的認識，注重檔案管理人呢元的素質培養，大力推進信息化檔案管理建設，實現檔案信息的有效管理和資源共享，使本單位的工作與時代發展共同進步。