國企檔案信息化管理的構(gòu)建思路

劉嘉盛

（梧州市工程咨詢有限公司，廣西 梧州 543000）

檔案管理為國有企業(yè)戰(zhàn)略運(yùn)營和可持續(xù)發(fā)展提供了十分重要的基礎(chǔ)保障，因此是國企管理體系中不可或缺的一部分。但是以往傳統(tǒng)的檔案管理工作需要耗費(fèi)大量的企業(yè)資源，包括人力、財(cái)力和物力，但檔案管理的工作效率卻始終得不到保障，無法讓檔案管理的工作價(jià)值充分地發(fā)揮出來。通過信息化管理，能夠改善以往檔案管理中的不利局面，有效提高其工作效率，不僅可以節(jié)省大量企業(yè)資源，還能夠提高資源共享的效率，為國有企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)提供了動(dòng)力支持。

1 檔案信息化管理建立的必要性分析

1）提高檔案管理的工作效率。信息化管理具有高效、便捷、共享的特點(diǎn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，各行各業(yè)都陸續(xù)實(shí)現(xiàn)信息化辦公，國有企業(yè)的檔案信息化管理也是時(shí)代發(fā)展的必然選擇。利用計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，可以把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成電子檔案，有利于企業(yè)各種信息數(shù)據(jù)的收集和儲(chǔ)存，極大地提高了檔案管理的工作效率，同時(shí)也有利于信息查找、避免紙張的丟失、浪費(fèi)；并且電子檔案不需要像紙質(zhì)檔案一樣維護(hù)，為企業(yè)節(jié)省了一定的管理成本。除了可以有效提高檔案管理的工作效率，同時(shí)還能節(jié)省人力資源，在提高工作效率的同時(shí)，還能夠明顯降低檔案管理人員的工作壓力。除此以外，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，還有力信息資源的搜集、共享，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的信息共享，這也是以往紙質(zhì)檔案無法實(shí)現(xiàn)的。

2）確保檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性。企業(yè)檔案管理的價(jià)值就是能夠保證在既定時(shí)間內(nèi)，使用者可以拿到相應(yīng)的檔案資料，便于信息調(diào)查及資料參考。因此保證檔案資料的時(shí)效性也是檔案管理的工作內(nèi)容之一。過期檔案更多的是作為歷史信息被保存起來，實(shí)際的利用價(jià)值較低。另外，檔案信息還必須保證信息數(shù)據(jù)記錄的科學(xué)合理性，信息化檔案保存的信息記錄，是不可更改的，因此很好地避免了信息數(shù)據(jù)人為修改的可能性，從而保證了檔案信息的準(zhǔn)確性。

3）實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程信息共享。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展以及時(shí)代的進(jìn)步，各行各業(yè)都在快速發(fā)展，這不僅是企業(yè)自身努力的結(jié)果，同時(shí)也是由于企業(yè)相互間不斷的交流合作，促進(jìn)了各自的發(fā)展和進(jìn)步。當(dāng)前我們正處在一個(gè)開放、包容、合作的時(shí)代當(dāng)中，在此背景下，企業(yè)相互間的溝通交流不論是頻次，還是效果上來說，都得到了極大的加強(qiáng)。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用下，我們實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程信息共享。企業(yè)再不需要用厚重的檔案資料才可以進(jìn)行相互間的溝通交流，檔案信息化管理能夠有效促進(jìn)企業(yè)相互間的信息共享和遠(yuǎn)程交流，讓信息資源得到高效應(yīng)用，不僅積極推進(jìn)企業(yè)的共同進(jìn)步，同時(shí)還能夠強(qiáng)化企業(yè)上級(jí)對(duì)下級(jí)部門的監(jiān)管力度。

2 構(gòu)建檔案信息化管理的實(shí)施路徑

1）做好硬件建設(shè)。部分國有企業(yè)在開展檔案信息化管理的過程中，只是利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，進(jìn)行各種文字、數(shù)據(jù)、圖形、表格等信息采集，而對(duì)于計(jì)算機(jī)各種硬件設(shè)備的重視度不夠，甚至?xí)霈F(xiàn)一臺(tái)計(jì)算機(jī)使用好多年的情況。計(jì)算機(jī)硬件、軟件系統(tǒng)得不到及時(shí)更新，都會(huì)對(duì)檔案管理造成嚴(yán)重影響。要想做好檔案信息化管理，首先要做好信息管理的硬件設(shè)施建設(shè)，搭建一個(gè)良好的檔案管理運(yùn)行平臺(tái)，同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)線路維護(hù)人員的購入。因此，企業(yè)除了要選擇質(zhì)量過硬的計(jì)算機(jī)，及時(shí)更新信息管理的硬件設(shè)備，才能確保檔案信息化管理的順利實(shí)施。

2）加強(qiáng)紙質(zhì)檔案更新管理。隨著國有企業(yè)相互間信息交流的加強(qiáng)，很多業(yè)務(wù)工作變得更為復(fù)雜，企業(yè)在開展檔案信息化管理的同時(shí)，還不可以將紙質(zhì)檔案全部摒棄。企業(yè)的所有信息資料都需要有電子檔案和紙質(zhì)檔案記錄。檔案信息的記錄和計(jì)算機(jī)錄入都是根據(jù)原始的紙質(zhì)信息數(shù)據(jù)而來，因此，紙質(zhì)檔案記錄的準(zhǔn)確程度直接影響著檔案信息的準(zhǔn)確性。如果沒有原始資料進(jìn)行核對(duì)，企業(yè)的電子檔案也得不到有效管理。首先，要不斷更新紙質(zhì)檔案，及時(shí)清除掉那些沒有價(jià)值或錯(cuò)誤的檔案，紙質(zhì)檔案必須要保證姓名、時(shí)間、身份信息和內(nèi)容等記錄的完整準(zhǔn)確。其次，還應(yīng)運(yùn)用新型管理手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。特別是對(duì)于涉及國家絕密、機(jī)密和安全信息的檔案資料，可通過專人專管、分層管理等方式，保證信息資源不被泄露，進(jìn)一步提高國有企業(yè)紙質(zhì)檔案的管理效果。

3）開發(fā)建立檔案管理軟件系統(tǒng)。由于不同國企的工作本質(zhì)也各不相同，大體可以分為管理類和技術(shù)類。因此國有企業(yè)在開展檔案信息化管理時(shí)，有必要根據(jù)自身的行業(yè)屬性來實(shí)施管理，這樣有利于提高檔案管理的效率。而每個(gè)國企在開展檔案信息化管理的過程中，都需要根據(jù)行業(yè)和不同的部門，開發(fā)創(chuàng)建多種檔案管理的軟件系統(tǒng)。比如扶貧開發(fā)所用的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，社保行業(yè)中的三核管理軟件系統(tǒng)等。不同的軟件系統(tǒng)能夠?qū)?yīng)處理相應(yīng)的電子檔案信息。要想做好這方面的工作，首先必須要保證電子檔案錄入的準(zhǔn)確性，對(duì)于較為復(fù)雜的檔案管理軟件系統(tǒng)，越是要認(rèn)真對(duì)待。其次，要及時(shí)更新升級(jí)軟件系統(tǒng)。升級(jí)更新后的檔案管理軟件系統(tǒng)，有利于企業(yè)檔案管理工作效率的有效提升。最后，要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案軟件系統(tǒng)的開發(fā)、創(chuàng)建。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給社會(huì)生產(chǎn)帶來日新月異的變化，因此企業(yè)所用于生產(chǎn)制造的計(jì)算機(jī)也必須不斷優(yōu)化升級(jí)，相應(yīng)的各種管理軟件也必須及時(shí)升級(jí)。

4）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。不論是國有企業(yè)對(duì)檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)、創(chuàng)建，還是保證企業(yè)網(wǎng)絡(luò)線路的安全性，都需要由高素質(zhì)的專業(yè)管理人才來實(shí)施管理，才能夠確保企業(yè)檔案信息化管理的順利開展。比如企業(yè)需要搭建局域網(wǎng)共享平臺(tái)，或者行業(yè)內(nèi)軟件管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障等導(dǎo)致無法查閱檔案、出現(xiàn)系統(tǒng)癱瘓等情況，如果企業(yè)管理人員不具有較高的專業(yè)技術(shù)，就需要外聘技術(shù)服務(wù)商來幫助解決。因此提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是非常有必要的。首先，企業(yè)應(yīng)通過交流學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方式不斷提高管理人員的理論知識(shí)和技術(shù)水平。檔案管理人員必須能夠熟練掌握企業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)，并且還要進(jìn)行管理軟件系統(tǒng)的研發(fā)、升級(jí)和推廣。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)技術(shù)，還需要具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，他們?cè)诠ぷ髦胁粌H要錄入檔案、做好檔案更新、維護(hù)工作，還需要隨時(shí)為企業(yè)其他工作人員提供相應(yīng)的檔案信息資料。因此工作人員檔案信息錄入的和維護(hù)的準(zhǔn)確性都會(huì)直接影響到檔案信息的使用效果，如果由于錄入不及時(shí)或不準(zhǔn)確導(dǎo)致信息錯(cuò)誤記錄，并沒有及時(shí)加以改正，就會(huì)給企業(yè)和個(gè)人帶來不可挽回的巨大 損失。