干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)研究

李 飛

（內(nèi)蒙古準(zhǔn)格爾旗人力資源和社會保障局，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010300）

干部人事檔案是組織人事等部門依據(jù)黨的干部相關(guān)政策，在干部培養(yǎng)、選拔和任用等過程中形成的關(guān)于干部個人情況的各項記載。干部人事檔案資料是國家檔案的重要組成部分，也是科學(xué)地、歷史地、全面地考察了解和正確選拔利用干部的重要依據(jù)。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，干部人事檔案的保存、提供、利用主要是以實體檔案為主，使得檔案管理、查詢和利用效率低，工作量大，不適應(yīng)現(xiàn)代信息社會的發(fā)展及檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展趨勢。因此，必須要重視和加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，以切實提升干部人事檔案管理水平，為組織人事部門培養(yǎng)、選拔干部提供可靠的信息數(shù)據(jù)支撐。

1 干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

干部人事檔案數(shù)字化是指根據(jù)國家相關(guān)規(guī)范，應(yīng)用信息技術(shù)手段對干部人事紙質(zhì)檔案以及干部人事工作中產(chǎn)生的各類信息進(jìn)行數(shù)字化處理，使之成為數(shù)字圖像和數(shù)字文本，并實現(xiàn)數(shù)字化收集、整理、保管、統(tǒng)計、查詢及借閱等。干部人事檔案具有現(xiàn)實性、全面性、動態(tài)性、保密性的特點，實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的必要性如下：

第一，是保護(hù)傳統(tǒng)檔案載體的所需。紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)干部人事檔案的主要載體，在干部培養(yǎng)和選拔過程中，需要反復(fù)查詢、復(fù)印和利用，這會極大地影響檔案載體的侵?jǐn)_，甚至?xí)斐蓹n案資料破壞和丟失。實施干部人事檔案數(shù)字化，就能最大程度地減少對傳統(tǒng)檔案載體的侵?jǐn)_，降低磨損概率，對延長紙質(zhì)檔案保存期限、有效保護(hù)傳統(tǒng)檔案載體有積極作用。

第二，是干部人事檔案動態(tài)化管理的需要。干部的培養(yǎng)、選拔過程中，需要對干部的人事檔案進(jìn)行全面和動態(tài)的掌握，以便客觀地評價干部的“德能勤績廉”，為組織人事部門選拔合適人員提供科學(xué)參考。實施數(shù)字化管理后，利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)和云計算等可構(gòu)建干部人事檔案信息縱、橫關(guān)聯(lián)，及時掌握其人事信息資料。

第三，是提升干部人事檔案利用效率的客觀要求。傳統(tǒng)的干部人事檔案利用效率低，而數(shù)字建設(shè)后，將能提高檔案查詢、利用的效率，能為組織人事部門提供快速、便捷的人事信息資料，也能避免人事檔案在查閱、轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)異常情況。同時，也便于充分整合人才資源，自動生成翔實、直觀的人才信息分析圖表，綜合分析干部人事檔案資料，為人才資源潛力的開發(fā)和決策提供可靠的借鑒。

2 干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)策略

2.1 創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，夯實檔案數(shù)字化根基

大數(shù)據(jù)時代下，鑒于干部人事檔案的重要性，相關(guān)部門應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思維，將先進(jìn)技術(shù)和理念引入到干部人事檔案管理中，重視和強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)，做好頂層設(shè)計，立足實際科學(xué)制定數(shù)字化建設(shè)方案。既要對以前已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化信息采集、錄入、整理、加工、上掛和利用，也要做好新增干部人事檔案的實時數(shù)字化采集，豐富館藏資源。要結(jié)合干部人事檔案工作安全性、保密性強(qiáng)的特點，創(chuàng)建一套契合實際需求的檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)督管理，使數(shù)字化建設(shè)工作真正走向效率化和規(guī)范化。此外，還要加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化相關(guān)的軟硬件設(shè)施建設(shè)，在經(jīng)費(fèi)預(yù)算上強(qiáng)化保障力度，將所需的計算機(jī)、掃描儀以及管理軟件等配置完備，構(gòu)建人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，為數(shù)字化建設(shè)夯實基礎(chǔ)。

2.2 完善干部人事檔案數(shù)字化流程，強(qiáng)化數(shù)字安全防護(hù)

干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，科學(xué)合理的工作流程和管理體系是重要的基礎(chǔ)和保障，這就需要對干部人事檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化更新，使之能符合數(shù)字化建設(shè)需求。要先對干部人事檔案進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，逐份鑒別，保證檔案資料的完整性，這是至關(guān)重要的基礎(chǔ)工作，必須要予以高度重視。在此前提下，整理編碼，嚴(yán)格按照人事檔案種類及范圍進(jìn)行排序整理；精準(zhǔn)地錄入目錄，并使之與檔案內(nèi)容一致；裝訂打印后，進(jìn)行檔案掃描和圖像制作，并保證其符合數(shù)字化歸檔標(biāo)準(zhǔn)。最后，數(shù)據(jù)審核。最后，對干部人事檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，做好數(shù)字目錄、原始及高清圖像的檢查、校對，無誤后再把數(shù)據(jù)信息掛接至干部人事檔案數(shù)據(jù)庫中，以供后續(xù)查詢和利用。同時，還要加強(qiáng)安全管理，開發(fā)方便快捷安全高效的檔案管理系統(tǒng)，利用信息加密、訪問控制、網(wǎng)絡(luò)完全密鑰等技術(shù)，打造安全可靠的運(yùn)行環(huán)境，為推行數(shù)字化工作筑牢“防護(hù)墻”。構(gòu)建干部人事檔案數(shù)字化文件檢索、檔案查閱審批制度，明確用戶責(zé)任權(quán)限，定期核查授權(quán)終端，對閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄，提高檔案信息安全性、穩(wěn)定性。

2.3 深化干部人事檔案專項審核成果應(yīng)用，配備專業(yè)人才

干部人事檔案專項審核是在全面審核檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，不僅要明確審核重點，還要特別注意檔案是否存在涂改造假等問題，所錄入的信息資料是否真實準(zhǔn)確，所依據(jù)的原始依據(jù)材料是否規(guī)范完整等。根據(jù)專項審核的結(jié)果，再對干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，以提高檔案管理工作質(zhì)量。此外，還要加強(qiáng)檔案資源深度開發(fā)，做好干部人事檔案數(shù)字化應(yīng)用。對于中層、少數(shù)民族、女性、業(yè)務(wù)型專家以及離退休人員的檔案信息，要進(jìn)行深度、動態(tài)的統(tǒng)計、分析和預(yù)測數(shù)據(jù)分析，確保其檔案信息準(zhǔn)確、完整，提高檔案信息的利用率。開發(fā)編研干部人事檔案數(shù)字信息資源，深化檔案信息的開發(fā)利用，增強(qiáng)干部人事檔案利用的前瞻性、積極性和主動性。加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)配備專業(yè)人才。干部檔案管理部門應(yīng)定期組織人才培訓(xùn)，實現(xiàn)人才隊伍常態(tài)化教育，以提高隊伍綜合素能，為干部人事檔案數(shù)字化提供堅強(qiáng)人才支撐。要采用講座、繼續(xù)教育等方式，對現(xiàn)有人才強(qiáng)化信息技術(shù)與安全管理等方面的知識培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)。還要重視引進(jìn)綜合素質(zhì)高的青年人才，構(gòu)建具有復(fù)合型專業(yè)結(jié)構(gòu)的高素質(zhì)人員隊伍。

3 結(jié)語

綜上所述，干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)意義重大，將能提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，實現(xiàn)檔案資料管理與開發(fā)利用安全、便捷、共享、高效。在實踐中，應(yīng)結(jié)合實際，以目標(biāo)和問題為導(dǎo)向去踐行干部人事檔案數(shù)字化工作，使之能為組織人事管理提供更加高效便捷的服務(wù)。