探討醫院檔案管理的信息化與科學化管理措施

曲 靜 張 杰

（青島大學附屬醫院，山東 青島 266000）

醫院的資金運行和經濟活動情況可以通過醫院的檔案管理真實地反應出來。醫院的檔案管理對醫院的醫療創新與日常工作來說是重要的數據保障，而這也是我國醫療行業進步的原因所在。所以醫院檔案管理的科學化和信息化既是醫院發展的 必然趨勢，也是社會得以進步的重要舉措。

1 醫院檔案管理工作的現狀

1.1 不健全的管理制度

在進行檔案的管理時， 檔案管理制度會存在一系列的問題。檔案管理的制度比較分散，與此同時，檔案管理的標準也并不完全相同。在進行檔案管理時，不同的科室都有自己的管理想法。這將導致科室工作人員與檔案管理人員在交接資料時出現問題，十分容易在收集資料時發生重復，醫護工作者在整理材料時，對待材料并沒有很強的重視性，容易隨意的堆放材料，而這將導致重要的資料發生丟失。醫院沒有明確的檔案管理制度，醫護人員和檔案管理人員的交流不足，這種不健全的管理制度和不對等的信息容易使管理人員發生收集信息和處理信息上的錯誤，從而使醫院的信息管理和檔案管理發生脫節，這種脫節將導致醫院檔案的內容沒有十分明確的界限。

1.2 混亂的檔案室管理

醫院在建立之初，會獨立設置醫院檔案室。即使醫院領導對檔案是有一系列的認知，但實際操作時，卻沒有明確和有效的分工。甚至在一些醫院中，在配備檔案室的工作人員時十分隨意，大多是醫院退休的工作人員，這些人員沒有受到過專業的檔案管理培訓，也沒有檔案管理經驗。在進行管理時，許多管理人員對珍貴材料的認識程度不夠，所以在保護材料方面也不能完成的很好，以此使珍貴材料發生丟失。隨著科學技術的發展，醫院在進行檔案管理時，儲存醫院檔案的方法也發生了變化。醫院的人員流動很大，所以檔案信息的采集量十分大。最開始的檔案是紙質版檔案，例如文件、照片、患者的病例和醫院工作者的人事檔案等，在早期，這些都是檔案室需要管理的文件。由于社會和科技的進步，醫院檔案有關信息和檔案載體的形式也不斷地改變，比如，病理切片和計算機磁盤的檔案等等。雖然這些文件與傳統的檔案文件有所出入，但其中蘊含著值得收藏的信息。但是在檔案管理的實際工作中。檔案的管理人員會根據自己的認知去開展相應的檔案信息處理工作，導致珍貴的資料流失。

1.3 落后的管理水平

即使科技的發展使醫院醫療的水平不斷提高，但醫院檔案管理的水平仍然十分落后。大多數醫院都采用傳統的檔案管理方法來歸類和處理檔案。使用計算機網絡來管理檔案的醫院并不常見。紙質的檔案會占用很大的空間，在查詢檔案時也并不方便。而且為了確保珍貴資料的完整，需要使用巨大的資金。與此同時，檔案的管理人員大多數以整理和收集檔案為主，對檔案信息沒有進行更深一步的處理，這種十分落后的專業水平，使得醫院不能將檔案信息作為出發點來規劃醫院的醫療設備和規模，從而阻礙醫院的發展。

2 信息化和科學化的管理措施

2.1 提高對檔案管理工作的重視

首先，醫院要從自身的意識層面對檔案管理加強重視。從上到下，從醫院的管理者到醫院的基層工作人員，都能明白檔案管理工作的關鍵性和檔案管理信息化的必要性，使傳統的無用論觀點得到消除，醫院領導只有能夠真正了解到檔案管理的重要性，才能使檔案管理的策略真正改變，才能對檔案管理投入更多的資金，使檔案管理的制度和管理體系得到完善。建立一支專業化的人才隊伍進行檔案管理工作，使醫院工作能夠長久的保持發展，為醫院的技術突破以及醫療創新提供更加完整的信息數據進行參考，為了實現此目的，醫院需要將自身的核心業務與競爭力相結合，才能促進醫院工作的長期發展。

2.2 做好檔案管理人員的專業培訓

在新時代背景下，為了能夠將檔案信息化與科學化的管理工作做好。檔案管理的工作人員需具備更高的能力素質。相關業務人員對基礎的業務知識需要熟練掌握。同時也應具備相應的醫療業務能力，并具備足夠的信息素養，了解信息時代應具備的計算機運用技術以及信息處理技術，努力成為更加全面的信息人才。這些可通過業務講座和定期的業務培訓以及職業考試來實現，通過這些方式來推動管理人員的業務能力，并且將終身學習的意識建立起來。通過工作內與工作外不間斷的學習，對檔案管理工作不斷加深認識，以此加強信息化與科學化的管理水平，真正促進醫院檔案工作長久的發展。

2.3 進一步完善檔案管理工作的制度

為了使醫院檔案管理工作更加信息化與科學化，在對檔案管理工作加強重視程度的基礎上，還要將檔案管理工作的相關制度進一步的完善，使檔案管理制度化和規范化得到有效保障。醫院檔案管理工作要包括醫院數據信息的搜集、歸納、整理、貯存和利用，以及按期進行銷毀等步驟。通過規范和明確管理流程以及步驟。可以在醫院的系統內逐漸形成完整的操作管理體系和制度規范，在此背景下使檔案工作可以順利開展。在目前的時代背景下，醫院檔案管理的系統和設備都需要進行優化和更新。這對于傳統的制度體系來說，存在滯后性。所以醫院要根據目前的形式，對醫院制度不斷進行創新和完善，并將相對應的信息化體系構建出來。同時對配套軟件的系統加強建設，定期維護數據信息，以此確保信息化，使管理工作能夠順利開展。

3 結語

為了讓醫院檔案管理能夠更加信息化與科學化，需要從各個方面入手，促進檔案管理工作正常的開展。在基礎上需要將檔案管理的制度和流程進行規范和完善，并使用科學的管理方法使相關人員能積極參與到檔案數據處理中。經過不斷提升檔案管理的素質來實現人才資源保障，使患者在醫院能夠享受到更加優質的醫療服務。