事業單位文書檔案信息化建設探究

王向農

（武漢市江夏區疾病預防控制中心，湖北 武漢 430200）

對文書檔案開展信息化建設的過程中，指的是借助檔案管理網絡化和檔案信息數字化，通過系統網絡對文書檔案予以加工、傳輸，進而實現對信息資源的科學配置與運用。在信息化時代背景下，檔案信息化建設屬于主要發展方向，作為利用價值巨大的資源，文化檔案需要做到與時俱進，加強信息化建，才可以將其應用的價值最大化發揮出來，與科研、基建等相關檔案相比之下，文書檔案從技術上更容易做到數字化查詢與傳輸，同時此類檔案也是公眾最常查詢的，所以事業單位文書檔案的信息化建設具有極其重大的意義。

1 事業單位文書檔案信息化建設的意義

在事業單位中，文書檔案占據著極為重要的位置，以往，通常運用人工管理各類文書檔案，在此過程中需要投入諸多人力，同時工作效率差強人意，出錯率較高。現階段，我們已步入信息化時代，在各行各業中均能看到信息技術的影子，將信息技術運用到文書檔案管理中，可加強信息化建設效果和質量的提高，可以更好地開發利用文書檔案。同時開展信息化建設能夠讓檔案信息順利實現數字化，對開發利用檔案也十分有利，可以共享文書檔案信息。借助信息化建設，對檔案予以查找時，可以運用分類查詢、組合查詢、模糊查詢等方法，將自己所需信息快速、便利地找到[1]。與此同時，檔案管理工作人員還可以根據權限，對檔案信息予以全面的查詢，如此便能使文書檔案信息的安全性得到保證。

2 事業單位文書檔案信息化建設策略

2.1 建立健全文書檔案管理制度

現階段，事業單位針對文書檔案進行信息化建設時，應將自身基本狀況作為基礎，對相應制度進行健全，進而確保文書檔案管理工作的順利落實。在實際工作中，立足于當前實施的文書檔案管理制度，同時以現代化管理需求為基礎，對管理制度進行完善和優化。同時，事業單位需參考先進文書檔案管理經驗，增強管理制度的實用性、合理性，做到切實可行。同時，事業單位要想提高文書檔案管理效果，還需要對考核、獎懲機制予以制定，對工作表現優異的人員進行適當的獎勵，同時拓寬其晉升渠道。在固定的時間對其展開考核，以此促進工作能力的加強，使文書檔案更加完整、真實，確保文書檔案能夠發揮出相應的作用。

2.2 加強文書檔案信息化基礎工作

軟硬件屬于對文書檔案開展信息化建設不可少的一部分[2]。首先，事業單位領導層應更加關注信息化建設工作，在人、財、物方面加大對信息化建設的投入力度。購置信息化建設不可缺少的光盤刻錄機、數碼掃描儀、計算機等硬件。其次，要對信息化管理需要的軟件加大購買力度，積極建立事業單位文書檔案信息化需要的數據庫，同時加大互聯網和檔案局域網的建設力度。除此之外，還要在信息化管理的安全設施上加大投入力度，對正版的密鑰和殺毒軟件等進行購買，并立足于文書檔案信息化管理的實際需要，借助遴選、招聘等方式，將檔案信息化管理專業人才引入，確保基礎設施的充足性，以便于順利、高效地開展文書檔案信息化管理。

2.3 加大安全管理力度

現階段，隨著科學技術的不斷發展，各類病毒、黑客攻擊的隱蔽性越來越強，作為事業單位的主要信息資源，保護好文書檔案安全意義重大。第一，事業單位中的全體人員需提高安全意識，注重文書檔案的儲存、歸檔、運用安全，設置訪問權限，禁止外部網絡訪問；第二，不斷升級和優化管理系統，借助網絡加密技術，安全化管理文化檔案；第三，工作人員應不斷加強安全意識，定期更新殺毒軟件，并查殺木馬，第一時間清除計算機中的病毒，確保檔案安全性。

2.4 構建檔案信息共享機制

事業單位在發展的過程中，文書檔案數量會越來越多，但卻并未增加相應的檔案人員，這種矛盾對文書檔案管理工作的開展極為不利。為了使此矛盾得到緩解，需要深入探究文書檔案共享服務，充分利用文書檔案，確保其價值的全面發揮，為有序推進文書檔案管理信息化提供保障。首先，檔案工作人員應在文書檔案管理中運用云存儲技術，將在云存儲終端中對可以共享的相關文書檔案予以存儲，以便于各部門、各單位以事先設置好的訪問權限為基礎，對文書檔案進行借閱。應注意，文書檔案資源共享，并不是說把單位全部的文書檔案資源上傳到共享終端，而只是上傳那些不涉密、具有業務協同性的檔案資源[3]。這里的業務協同性，即各部門、各單位在業務和職能領域有聯系，要一同開展某項業務或落實某項職能，可以借助文書檔案資源的共享，將諸多有用信息獲得，實現工作效率最佳化。其次，事業單位的所有人應對文書檔案信息資源共享建設引起重視，為各類文件和政策的傳遞提供方便，確保切實落實政策，將不必要的工作環節精簡，有效開展事業單位文書檔案信息化管理。

2.5 儲備事業單位文書檔案信息化建設技術人才

開展信息化建設的過程中，技術人員屬于確保實施文書檔案信息化建設的主要力量[4]。

全部流程的信息化建設，均需要得到技術人員的支持，其業務能力和綜合素質與信息化建設的質量與進程息息相關，因此，就文書檔案整體發展而言，培養技術人才十分關鍵。所以，單位領導首先應加強對信息技術進行運用的意識，并在各個部門中進行滲透，尤其是文書檔案管理部門，首先應使之對文書檔案信息化建設所具備的重要意義進行了解，以此加強工作人員的責任心。同時，單位還應借助諸多有效手段，對工作人員加大培訓力度，使其充分了解新技術，熟悉操作流程，促進其職業素養、信息素養和操作能力有效提高。就新招聘的信息化建設技術人員，我們要積極培養其創造力思維，聘用能力強的人，同時為其創設新技術環境，讓其不斷升級內部文書檔案，確保此系統能夠使人們的需求得到滿足。

3 結語

總之，新形勢下，各行各業中均能看到大數據技術的身影，作為事業單位發展中不可或缺的一部分，文書檔案具有不可替代的指導價值。所以，事業單位要和時代發展保持同步，立足于大數據對文書檔案實施信息化建設，借助信息技術開發、收集、歸檔、利用、查詢、傳輸、檢索文書檔案，對數字化、安全性、網絡化的管理體系進行建立，確保檔案資源服務的優質性，促進單位持續、穩定發展。