事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)探究

王向農(nóng)

（武漢市江夏區(qū)疾病預(yù)防控制中心，湖北 武漢 430200）

對(duì)文書檔案開展信息化建設(shè)的過程中，指的是借助檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息數(shù)字化，通過系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)對(duì)文書檔案予以加工、傳輸，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的科學(xué)配置與運(yùn)用。在信息化時(shí)代背景下，檔案信息化建設(shè)屬于主要發(fā)展方向，作為利用價(jià)值巨大的資源，文化檔案需要做到與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)信息化建，才可以將其應(yīng)用的價(jià)值最大化發(fā)揮出來，與科研、基建等相關(guān)檔案相比之下，文書檔案從技術(shù)上更容易做到數(shù)字化查詢與傳輸，同時(shí)此類檔案也是公眾最常查詢的，所以事業(yè)單位文書檔案的信息化建設(shè)具有極其重大的意義。

1 事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)的意義

在事業(yè)單位中，文書檔案占據(jù)著極為重要的位置，以往，通常運(yùn)用人工管理各類文書檔案，在此過程中需要投入諸多人力，同時(shí)工作效率差強(qiáng)人意，出錯(cuò)率較高?，F(xiàn)階段，我們已步入信息化時(shí)代，在各行各業(yè)中均能看到信息技術(shù)的影子，將信息技術(shù)運(yùn)用到文書檔案管理中，可加強(qiáng)信息化建設(shè)效果和質(zhì)量的提高，可以更好地開發(fā)利用文書檔案。同時(shí)開展信息化建設(shè)能夠讓檔案信息順利實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，對(duì)開發(fā)利用檔案也十分有利，可以共享文書檔案信息。借助信息化建設(shè)，對(duì)檔案予以查找時(shí)，可以運(yùn)用分類查詢、組合查詢、模糊查詢等方法，將自己所需信息快速、便利地找到[1]。與此同時(shí)，檔案管理工作人員還可以根據(jù)權(quán)限，對(duì)檔案信息予以全面的查詢，如此便能使文書檔案信息的安全性得到保證。

2 事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)策略

2.1 建立健全文書檔案管理制度

現(xiàn)階段，事業(yè)單位針對(duì)文書檔案進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)將自身基本狀況作為基礎(chǔ)，對(duì)相應(yīng)制度進(jìn)行健全，進(jìn)而確保文書檔案管理工作的順利落實(shí)。在實(shí)際工作中，立足于當(dāng)前實(shí)施的文書檔案管理制度，同時(shí)以現(xiàn)代化管理需求為基礎(chǔ)，對(duì)管理制度進(jìn)行完善和優(yōu)化。同時(shí)，事業(yè)單位需參考先進(jìn)文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)管理制度的實(shí)用性、合理性，做到切實(shí)可行。同時(shí)，事業(yè)單位要想提高文書檔案管理效果，還需要對(duì)考核、獎(jiǎng)懲機(jī)制予以制定，對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)異的人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，同時(shí)拓寬其晉升渠道。在固定的時(shí)間對(duì)其展開考核，以此促進(jìn)工作能力的加強(qiáng)，使文書檔案更加完整、真實(shí)，確保文書檔案能夠發(fā)揮出相應(yīng)的作用。

2.2 加強(qiáng)文書檔案信息化基礎(chǔ)工作

軟硬件屬于對(duì)文書檔案開展信息化建設(shè)不可少的一部分[2]。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)更加關(guān)注信息化建設(shè)工作，在人、財(cái)、物方面加大對(duì)信息化建設(shè)的投入力度。購置信息化建設(shè)不可缺少的光盤刻錄機(jī)、數(shù)碼掃描儀、計(jì)算機(jī)等硬件。其次，要對(duì)信息化管理需要的軟件加大購買力度，積極建立事業(yè)單位文書檔案信息化需要的數(shù)據(jù)庫，同時(shí)加大互聯(lián)網(wǎng)和檔案局域網(wǎng)的建設(shè)力度。除此之外，還要在信息化管理的安全設(shè)施上加大投入力度，對(duì)正版的密鑰和殺毒軟件等進(jìn)行購買，并立足于文書檔案信息化管理的實(shí)際需要，借助遴選、招聘等方式，將檔案信息化管理專業(yè)人才引入，確?；A(chǔ)設(shè)施的充足性，以便于順利、高效地開展文書檔案信息化管理。

2.3 加大安全管理力度

現(xiàn)階段，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各類病毒、黑客攻擊的隱蔽性越來越強(qiáng)，作為事業(yè)單位的主要信息資源，保護(hù)好文書檔案安全意義重大。第一，事業(yè)單位中的全體人員需提高安全意識(shí)，注重文書檔案的儲(chǔ)存、歸檔、運(yùn)用安全，設(shè)置訪問權(quán)限，禁止外部網(wǎng)絡(luò)訪問；第二，不斷升級(jí)和優(yōu)化管理系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)，安全化管理文化檔案；第三，工作人員應(yīng)不斷加強(qiáng)安全意識(shí)，定期更新殺毒軟件，并查殺木馬，第一時(shí)間清除計(jì)算機(jī)中的病毒，確保檔案安全性。

2.4 構(gòu)建檔案信息共享機(jī)制

事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，文書檔案數(shù)量會(huì)越來越多，但卻并未增加相應(yīng)的檔案人員，這種矛盾對(duì)文書檔案管理工作的開展極為不利。為了使此矛盾得到緩解，需要深入探究文書檔案共享服務(wù)，充分利用文書檔案，確保其價(jià)值的全面發(fā)揮，為有序推進(jìn)文書檔案管理信息化提供保障。首先，檔案工作人員應(yīng)在文書檔案管理中運(yùn)用云存儲(chǔ)技術(shù)，將在云存儲(chǔ)終端中對(duì)可以共享的相關(guān)文書檔案予以存儲(chǔ)，以便于各部門、各單位以事先設(shè)置好的訪問權(quán)限為基礎(chǔ)，對(duì)文書檔案進(jìn)行借閱。應(yīng)注意，文書檔案資源共享，并不是說把單位全部的文書檔案資源上傳到共享終端，而只是上傳那些不涉密、具有業(yè)務(wù)協(xié)同性的檔案資源[3]。這里的業(yè)務(wù)協(xié)同性，即各部門、各單位在業(yè)務(wù)和職能領(lǐng)域有聯(lián)系，要一同開展某項(xiàng)業(yè)務(wù)或落實(shí)某項(xiàng)職能，可以借助文書檔案資源的共享，將諸多有用信息獲得，實(shí)現(xiàn)工作效率最佳化。其次，事業(yè)單位的所有人應(yīng)對(duì)文書檔案信息資源共享建設(shè)引起重視，為各類文件和政策的傳遞提供方便，確保切實(shí)落實(shí)政策，將不必要的工作環(huán)節(jié)精簡(jiǎn)，有效開展事業(yè)單位文書檔案信息化管理。

2.5 儲(chǔ)備事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)技術(shù)人才

開展信息化建設(shè)的過程中，技術(shù)人員屬于確保實(shí)施文書檔案信息化建設(shè)的主要力量[4]。

全部流程的信息化建設(shè)，均需要得到技術(shù)人員的支持，其業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)與信息化建設(shè)的質(zhì)量與進(jìn)程息息相關(guān)，因此，就文書檔案整體發(fā)展而言，培養(yǎng)技術(shù)人才十分關(guān)鍵。所以，單位領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用的意識(shí)，并在各個(gè)部門中進(jìn)行滲透，尤其是文書檔案管理部門，首先應(yīng)使之對(duì)文書檔案信息化建設(shè)所具備的重要意義進(jìn)行了解，以此加強(qiáng)工作人員的責(zé)任心。同時(shí)，單位還應(yīng)借助諸多有效手段，對(duì)工作人員加大培訓(xùn)力度，使其充分了解新技術(shù)，熟悉操作流程，促進(jìn)其職業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)和操作能力有效提高。就新招聘的信息化建設(shè)技術(shù)人員，我們要積極培養(yǎng)其創(chuàng)造力思維，聘用能力強(qiáng)的人，同時(shí)為其創(chuàng)設(shè)新技術(shù)環(huán)境，讓其不斷升級(jí)內(nèi)部文書檔案，確保此系統(tǒng)能夠使人們的需求得到滿足。

3 結(jié)語

總之，新形勢(shì)下，各行各業(yè)中均能看到大數(shù)據(jù)技術(shù)的身影，作為事業(yè)單位發(fā)展中不可或缺的一部分，文書檔案具有不可替代的指導(dǎo)價(jià)值。所以，事業(yè)單位要和時(shí)代發(fā)展保持同步，立足于大數(shù)據(jù)對(duì)文書檔案實(shí)施信息化建設(shè)，借助信息技術(shù)開發(fā)、收集、歸檔、利用、查詢、傳輸、檢索文書檔案，對(duì)數(shù)字化、安全性、網(wǎng)絡(luò)化的管理體系進(jìn)行建立，確保檔案資源服務(wù)的優(yōu)質(zhì)性，促進(jìn)單位持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。