關于電子檔案管理的思考

程 虹

（新疆維吾爾自治區煤田地質局，新疆 烏魯木齊 830091）

目前，我國已經正式進入了信息時代。信息網絡技術的廣泛使用給我國的很多行業帶來了很大的沖擊，資料信息的收集和整理工作變得越來越重要。在檔案管理工作中，電子檔案已經應用到現在的檔案管理中，這一應用優化了檔案管理工作的流程，在進行管理時更加便利。企事業單位采用電子檔案管理，極大節約了查找檔案的時間，更有力地推動企事業單位地發展。

1 開展電子檔案及其管理工作的必要性

1）隨著科學技術的不斷進步，網絡設備逐漸普遍應用于人們的生活工作中，傳統的各種紙質文件資料等逐步被以網絡信息數據的電子樣式取代，電子檔案應運而生。在電子檔案剛剛起步階段，我們常常還按傳統的檔案管理理念，通過打印的方式，把檔案資料保存起來。《電子簽名法》的正式實施使得電子檔案與紙質檔案同等重要，隨著慢慢地發展，電子檔案的應用以絕對優勢壓倒紙質檔案，推進檔案管理工作的變革。

2）開展電子檔案管理工作，是當前社會經濟發展的必然要求。在社會經濟背景下，開展電子檔案工作，不僅能夠提高檔案管理水平，還能滿足當前科學技術的需要，利用信息技術能夠更好地為人們服務。

3）電子檔案實際工作過程中，工作人員能夠把原有的檔案信息進行有效的整理歸類，同時把大量的數據整合起來，通過檢索就能找到相關信息，在一定程度上減少了工作人員的壓力。此外，電子檔案可以隨著資料信息的變動，隨時增加或修改信息，保持檔案的完整。電子檔案管理工作使得檔案管理更加便利，有助于檔案信息的使用，防止因頻繁的借用歸還造成檔案的損壞和丟失等。

2 電子檔案管理在實際工作中的問題

1）電子檔案管理專業化水平不夠。我國的電子檔案管理工作是一項比較復雜的工作，需要使用信息技術進行檔案管理，這就要求工作人員必須要有較高的信息技術和網絡應用技術，才能勝任這項工作。所以必須要建立一個健全的電子檔案管理體系。但是，就目前的電子檔案管理工作中，檔案管理人員對電子檔案工作和作用沒有足夠的認識，仍然沿用傳統的管理辦法，不利于提高檔案管理的效率。

2）電子檔案的真實性有待提高。檔案管理的目的是滿足管理和使用，檔案的真實性是非常重要的。如果檔案信息與現實不符，就會造成不好的影響。在實際工作過程中，如果檔案人員操作問題會引起檔案信息的錯亂，就會影響檔案信息的真實性，不能為查找人員提供完整的信息資料，影響管理工作的工作成果。

3）電子檔案信息在應用時有所制約。在進行檔案信息的查找工作時，想要獲得哪個部門的信息，就需要去到哪個部門，各部門的檔案都歸各部門內部整理。這樣造成了檔案的分散和單一，如果想要獲取全部資料，需要花費大量的時間和精力，在查找和整理資料上不利于工作的開展，從而影響了正常的工作效率。

4）電子檔案管理人員的業務技能素質偏低。在實際工作過程中，單位工作人員業務知識學習不精，素質偏低，缺乏一定的專業技能，導致電子檔案管理工作整體質量不高。

3 推行電子檔案管理的措施

當今世界已步入信息化的時代，檔案管理面臨改革，電子檔案及其管理工作是未來檔案發展的方向和趨勢。要做好檔案的管理工作，應當全面提高檔案的管理服務意識，將電子檔案及其管理工作作為一項重要任務來完成，充分認識電子檔案及其管理工作的重要性。借鑒正式文件管理的方式和方法，從根本上提高電子檔案及其管理工作的工作效率和質量，具有非常重要的現實意義。

1）建立健全的管理體系。在日常管理工作中，需要建立健全的管理體系。一是建立相關管理制度，在制度中規定出工作中的具體操作流程，要求所有工作人員嚴格按照規范流程操作，不得出現紕漏。同時明確每個崗位工作的崗位職責，在規定時間內完成本職工作，如果出現個人工作崗位調整，要嚴格做好工作交接，計算機的更迭等。二是應當關注電子檔案的管理工作，定期組織培訓，提高檔案工作人員的工作積極性，樹立正確的管理意識。三是還應當針對具體的檔案管理工作內容，設立相應的獎懲措施，使工作人員能夠自覺約束自己的行為，在工作中互相監督，及時發現檔案管理工作中的不足之處，并及時整改。

2）保證電子檔案的真實性。電子檔案的管理工作在單位的發展中發揮重要的基礎作用，必須保證電子檔案是真實有效的。一是電子檔案管理人員在進行文件維護與歸檔時，應在歸檔前認真辨別信息，在文件歸檔后不得篡改或破壞，確保文件在整理過程中不能遭到損壞。二是單位應當負責檔案文件的內容與現實情況相符合，保證檔案的真實性。檔案管理工作人員應防止歸檔后的檔案被誤用，維持檔案的原始形態，從而維護檔案信息是真實有效的。三是為了避免電子檔案的遺失風險，應當對電子文檔進行備份，加強檔案的管理，為檔案信息的真實提供原始數據保障。

3）加強管理，實現資源共享。在實際工作中，電子檔案具有特殊性。它是由一個個單位檔案組成的，每個單位檔案之間有聯系又有區別，為了使得人們查找工作過程中更加便利，可以利用互聯網技術，建立信息共享平臺。以單位為主，把檔案信息整理成查找目錄，查找內容設置權限，這樣既提高了資料信息的安全性，同時實現了檔案信息共享，提高了整體的工作效率。

4）加強對電子檔案管理人員的培訓。電子檔案的工作人員必須具備專業的理論知識和技能，才能在工作中發揮更大的作用。因此，要加強對檔案管理人員的培訓，通過持續的培訓，使得工作人員的知識內容不斷更新，適應現代檔案管理的工作需要，同時提升自身的綜合素質。

5）運用先進的信息技術。電子檔案的信息是大量而繁雜的，如果單純依靠人力，是非常不現實的，所以要將先進的信息技術與電子檔案管理工作有機結合起來。同時在保證電子檔案真實完整安全的前提下進行相應的技術創新，在檔案管理系統應用電子簽名、電子檢索、原始數據采集等技術，使用格式轉換、電子檔案通用瀏覽器等進行電子文件的管理和長期保存工作，提高電子檔案管理工作的效率。

4 結束語

綜上所述，電子檔案管理是發展的一項重要工作，是現代社會經濟發展背景下的一項重要工作。我們可以通過建立健全的管理體系、保證電子檔案的真實性、加強管理，實現資源共享，加強對電子檔案管理人員的培訓、運用先進的信息技術等措施來提高電子檔案管理工作的效率和管理水平，推動單位經濟的有序發展。