大數據形勢下檔案管理工作分析

吳小平

（四川省成都市簡陽市平泉街道辦事處，四川 成都 641400）

在大數據形勢下，社會各行各業都在面臨著大數據怎樣實現有效管理的問題，檔案管理工作同樣如此。檔案管理的主要工作內容是保存檔案、提供檔案。所以，在任務方面主要是對各種原始數據的收集、整理、檢索以及保存與利用等等。在大數據時代，在我們生活的環境中，每一天都會產生大數的數據，而這些均對檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。

1 大數據形勢下檔案管理工作的變化

1）檔案的管理機制變得更為復雜。傳統上的檔案管理：主要是將檔案資料根據各種不一樣的需求開展分類，為后續的運用帶來方便。在大數據形勢下，數據信息相當的龐大，數據類型也分為了結構化數據與非結構化數據兩種類型。而非結構化的數據，將會伴著網絡的運用表現出幾何式的增長，同時不同信息間更是彼此交叉的。檔案管理工作在大數據形勢下變得更加的復雜，管理的內容更是海量的[1]。所以，傳統的檔案管理工作方式已經無法適應大數據形勢的需求。檔案管理工作人員必須要提高大數據的意識，關注數據的收集、整理、篩選等工作，實現對檔案的有效管理。

2）對檔案管理者提出了更高的要求。傳統上面的檔案管理工作只要檔案管理者可以使用關于管理的基本方法便能夠滿足要求。然而，在大數據形勢下，檔案管理工作正面臨著信息類型多樣，數量海量化的問題。信息的處理手段也是比較復雜的，在這樣的形勢下，對檔案管理人員掌握相關技術，做好檔案管理工作提出了更高的要求。另外，除了基本的一些檔案管理辦法之外，還需要掌握計算機與數據處理的有效整理、查詢等技術[2]。所以，要在信息時代做好檔案管理工作，工作人員必須不斷地學習新知識與技術，增強個人的專業水平，提高辦事能力，以適應現今形勢的需要。

3）對檔案管理的安全性提出了更高的要求。大數據形勢下，檔案管理工作的信息化，使得工作效率更高，管理工作更加的便利。然而，卻提高了檔案信息被泄露的可能性。所以，檔案管理的安全性便信息時代檔案管理工作不可缺少的重要部分。而作為檔案管理者在開展工作進程中，必須要有安全意識，保障檔案管理工作的安全性。而且，需要結合實際情況，構建安全性能高的信息系統。

2 當前檔案管理工作的問題與不足

1）檔案儲存方面的問題。一直以來，檔案管理工作均是使用輸入檔案信息并進行儲存的方式來開展操作的。然而，隨著信息數據的越來越多，甚至是海量化。檔案儲存工作便變成了大數據工作[3]。而且，檔案管理工作除了數據的儲存還有其他的工作需要開展，這便會導致信息變得越來越多，越來越難以控制。在儲存與查詢方面均十分的困難。

2）檔案資源管理中的問題。檔案管理工作，在過去都是使用人手筆錄的方式進行記錄的。但是，隨著信息時代的到來，數據化管理已經在近幾年替代的人工管理，實現了對數據進行合理的收集以及整理。然而，直到今天這個技術依然無法滿足檔案管理工作的需求，影響到檔案管理工作的效率。要希望可以提高檔案管理的效率，還需要將信息技術工作重視起來，深入挖掘大數據的價值。在大數據形勢下，檔案資源管理工作里面的數據檔案工作便是十分關鍵的問題。

3）檔案管理人員方面的問題。隨著信息時代的到來，人們越來越關注大數據技術與信息管理方面的問題。各高校也開設了相關的課程，以為社會培養時代需求的人才。然而，就目前而言，這方面的專業人才依然是十分缺乏的。精通大數據技術的檔案管理工作專業人才更是缺乏。

近年來，不管是那個方面數據信息變得越來越多，必須要借助大數據信息技術實現對信息的整理與收集。然則，怎樣利用大數據技術開展檔案工作的管理的人才卻十分短缺。人才是國家與企業發展與創新的關鍵，只有專業人才得到了保障，檔案管理工作才可以緊跟時代的發展，適應時代的需求。

3 大數據背景下企業檔案管理工作的創新策略

1）創新檔案管理的觀念。在大數據形勢下，要做好檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率，完善管理工作的關鍵便是觀念的創新與改變。不管是檔案工作的管理人員或者是基層人員，均應該要改變傳統的管理理念，緊跟時代發展現狀，及時地更新管理觀念。在大數據形勢下，依然有很多的管理者沒有意識到信息技術的重要性，甚至是一味的排擠信息技術，而在思想上無法緊跟時代。導致信息技術工作推進中，效率低下，影響到檔案管理工作的開展。目前，檔案管理的數據類型是十分多的。同時，隨著數據信息的海量化，若依然使用傳統的觀念進行管理，肯定需要花費大量的工作時間，而且讓工作無法滿足預期。因而，要做好檔案管理工作的第一步便是更新檔案管理的觀念，適應大數據的變化與要求，合理使用信息技術開展工作，將信息技術運用至檔案管理工作中，隨著時代的發展，不斷地更新信息技術手段，提高檔案管理工作的效率。

2）創新檔案管理的方法。在提高檔案管理工作效率，完善檔案管理工作的工作的儲存問題以及資源管理問題，最關鍵的地方便是優化管理方式，對傳統的管理方法進行時代的優化。以適應現今大數據形勢下的需求。改變傳統上制約著檔案管理工作發展的方式，推動信息技術與檔案管理工作更為深入的融合，讓信息技術更好地輔助檔案管理工作的開展，在不斷地實踐與嘗試中創新檔案管理方法，提高檔案管理的效率。與此同時，還應該要在檔案管理工作中設置激勵制度。針對一些效率高，表現突出的檔案管理工作者，給予及時的表揚與獎勵，以起到更好地表率作用。利用這樣的辦法，能夠有效地激勵檔案管理工作者的積極性與主動性，讓信息技術與檔案管理工作的融合更快，效率更高。

3）培養與引入檔案管理工作專才。在檔案管理工作中，有很多的工作者并非專業的科班出身的。同時，隨著信息時代的到來，在大數據形勢下，要既掌握信息技術又精通檔案管理工作的專才十分的稀缺。即使，更大高校已經開設了專業的課程以適應市場需求。但是，依然是供不應求的。要提高檔案管理工作的效率，人是關鍵的因素?；诖?，應該要從兩個方面提高大數據形勢下檔案管理工作人員的水平。一是加強培訓，對內部員工進行培訓，加強他們在信息技術方面的運用能力。由于內部員工，對于檔案管理工作都已經很熟悉，他們缺乏的更多是信息技術方面的能力，可以通過聘請專家開展講座，或者是安排優秀員工進修等方式培養專業人才。二是從外部引入。具體可以從學校中進行招聘，或者是在互聯網中發布招聘信息。從外部引入更多的具備信息技術與檔案管理工作能力的專才。在大數據形勢下，專業的檔案管理團隊，對于提高檔案管理工作的質量與效率，起到關鍵性的作用。

4 結語

在大數據形勢下，隨著信息數量的越來越多，對檔案管理工作帶來了時代的挑戰與壓力。面對著海量的信息數量，傳統的人手處理方式已經沒有辦法滿足時代需求。而信息技術與檔案管理工作的融合過程中，因為多種原因而導致效率不佳，制約了檔案管理工作的開展。本文分析了大數據形勢下檔案管理工作的變化與要求，指出了檔案管理的問題與不足，并有針對性地提出了建議，以提前檔案管理工作的效率。