闡述事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題

秦依婷

（南寧市城市照明管理處，廣西 南寧 530023）

近些年隨著科學技術的發(fā)展，對于社會各行各業(yè)來說，都是機遇和挑戰(zhàn)。各企業(yè)需要對原有的生產(chǎn)和作業(yè)模式，進行改革和創(chuàng)新。事業(yè)單位的檔案管理工作，同樣也面臨著這樣的問題，檔案管理應該由以人工管理為主，向著信息化建設發(fā)展。檔案管理信息化可以提升事業(yè)單位檔案管理的效率，使檔案管理工作更加便捷化、簡單化、高效化，有利于促進事業(yè)單位的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設的重要性

科學技術日益發(fā)展的現(xiàn)在，信息化已經(jīng)是大趨勢[1]，事業(yè)單位檔案管理也應該順應社會發(fā)展潮流，緊跟時代發(fā)展步伐，進行信息化建設。傳統(tǒng)的檔案管理方式，主要以人工為主，通過人工進行儲存、記錄、查閱等，然后保存主要以紙質(zhì)版為主，需要專門開辟檔案室進行儲存，需要花費大量的人力、物力。計算機網(wǎng)絡技術的到來和應用發(fā)展，對于原有的檔案管理方式帶來了沖擊，勢必將被新的管理方式所取代。所以，事業(yè)單位應該進行檔案管理信息化建設。

檔案管理實現(xiàn)信息化，有利于實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化[2]，工作人員在辦公時可以通過使用檔案信息化系統(tǒng)查詢和保存檔案信息，并且可以每位員工匹配相應的賬戶，實現(xiàn)多人同時辦公，而且工作效率更高效；有利于對于檔案的存儲和分類，傳統(tǒng)的通過檔案室儲存，分的類目比較粗略，而信息化之后可以對檔案進行更科學、更細致的分類，使得查詢和調(diào)用更高效；有利于提升存儲的安全性。傳統(tǒng)的檔案保存主要是紙質(zhì)版檔案，容易由于搬家遺失或者受到外部環(huán)境的影響出現(xiàn)損壞的情況，導致檔案出現(xiàn)缺損，無法正常使用影響正常工作的開展，檔案信息化實現(xiàn)信息化后，檔案信息可以保存到電子硬盤或者云服務器中，可以提升檔案保存的安全度和時效性。除此之外，檔案管理信息化，員工可以通過系統(tǒng)后臺儲存和查閱調(diào)用，使得工作流程更加簡單化，有利于推進我國檔案管理工作的科學、穩(wěn)定發(fā)展。所以，事業(yè)單位檔案信息化建設十分重要，是提高事業(yè)單位綜合實力的重要基礎和保障[2]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

1）對信息化建設不夠重視。檔案管理對于事業(yè)單位的發(fā)展非常重要，但是很多企業(yè)還沒有意識到[3]，所以沒有把檔案管理信息化建設放到重要代辦事項當中，而是沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，有的即使提出了檔案管理信息化建設的要求，但是卻沒有做出明確的規(guī)劃，既沒有確定明確的目標，也沒有完善的制度，導致檔案室管理信息化建設項目難以推進。如果管理者對于檔案管理信息化建設不夠重視，那么也不會安排專門的人進行對接，以及給予資金支持，不利于事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

2）檔案信息資源的開發(fā)程度不夠。檔案信息資源的開發(fā)程度，對于好奇檔案資料的質(zhì)量有著重要的影響很多事業(yè)單位對于檔案管理缺乏科學合理的信息化設計規(guī)劃，使信息資源開發(fā)工作存在嚴重問題[4]。第一，表現(xiàn)為收集到的信息不全面、真實性有待考證，工作人員在將檔案信息錄入到檔案系統(tǒng)時，通常只是把紙質(zhì)版的內(nèi)容進行復刻，對于內(nèi)容的真實性以及內(nèi)容的正確性與否，都沒有進行嚴格的審查；第二，當紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞時，內(nèi)容容易出現(xiàn)缺失或者模糊不清的情況，此時若工作人員仍未進行完善和核對，將信息缺失的資料錄入系統(tǒng)，那么當后期調(diào)用時就會出現(xiàn)問題；第三，由于有些資料是重復的，如果進行重復的復制也會造成檔案資料較多重復的問題，不利于后期的使用與管理。

3）檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要以人工為主，而且不需要使用信息系統(tǒng)操作，沒有什么技術含量。但是當檔案管理信息化之后，則需要檔案管理人員能夠熟練地使用計算機以及檔案系統(tǒng)等軟件。老員工由于受到傳統(tǒng)管理模式的影響較大，而且對于新事物的接受能力較弱，新系統(tǒng)學習的速度也會非常慢，不利于檔案管理信息化的推進。有的事業(yè)單位為了加快推進檔案管理信息化的進程，會招聘一些年輕的檔案管理人員就職，但是如果沒有經(jīng)過嚴格的培訓就進行上崗的話，那么也將無法幫助快速地推進檔案管理信息化建設。

4）檔案數(shù)據(jù)庫檢索功能落后。有的事業(yè)單位由于對檔案管理信息化建設不夠重視，或者是由于資金緊張等問題，檔案管理信息化系統(tǒng)較為落后，存在著軟件和硬件功能不匹配，或者設備較為老舊運行緩慢的情況，導致檔案檢索效率低下。這就失去了檔案管理信息化建設的意義，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

3 加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的途徑

1）提高事業(yè)單位對信息化檔案管理的重視程度。事業(yè)單位管理者，要加強對檔案管理信息化建設的重視程度，要認識到檔案管理信息化對于事業(yè)單位活動開展的重要作用，因為檔案信息是事業(yè)單位項目開展的重要依據(jù)[6]，是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略制定的重要參考資料，而且大環(huán)境下，各事業(yè)單位都已經(jīng)開始發(fā)展檔案管理信息化建設，為了不落后于其他事業(yè)單位，也應該將檔案管理信息化提上日程。

2）完善檔案管理制度，提升管理人員素質(zhì)。進行檔案管理信息化建設，要制定相關的制度，只有在具體化、規(guī)范化的制度的指導和制約下，才可以保證檔案管理信息化建設能夠順利進行。加強單位員工的培訓工作，使得能夠快速的掌握專業(yè)技能，全面提升管理人員的素質(zhì)。

3）有選擇的轉換歷史檔案。檔案管理信息化建設中，一項比較耗時、耗力的項目就是將歷史的檔案資料復制到電子系統(tǒng)當中，所以工作人員在進行復刻的過程中，應該有計劃的進行，將檔案資料的重要性按照級別進行劃分，優(yōu)先將比較重要的機密的文件，作為首要轉為數(shù)字化的內(nèi)容，并且在設備的選擇上，可以購買最先進的系統(tǒng)，運用掃描功能將更多的紙質(zhì)資料能夠快速地保存到信息系統(tǒng)當中。

4）優(yōu)化檔案資源結構。為了使檔案資源更加充足和完整，需要優(yōu)化檔案資源結構，首先可以擴大檔案信息的收集范圍，將之前不在收集范圍內(nèi)的諸如項目經(jīng)驗、組織生產(chǎn)經(jīng)營等納入檔案管理范圍 內(nèi)[5]；其次，還可以設立檔案征集制度，鼓勵個人將手中的檔案交到檔案管理部門，從而豐富檔案管理資源；最后，事業(yè)單位還可以和各大高校進行合作，在征得學生的同意之后，將檔案資料放到事業(yè)單位當中，為事業(yè)單位提供更多的有用信息。

5）大力發(fā)展相關技術，優(yōu)化使用設備。管理者應該引進國內(nèi)外先進技術應用到檔案管理信息化建設當中，并且要給予一定的資金支持當設備老舊，跟不上技術發(fā)展時，要及時進行更換，使其能夠符合社會發(fā)展的需要。

4 總結

綜上所述，進行檔案管理信息化對于事業(yè)單位的長期發(fā)展非常重要，應該結合自身情況推進檔案管理信息化建設進程。