基層政府公務用車檔案數字化管理策略淺析

何麗平

（福建省邵武市公務用車服務中心，福建 南平 354000）

公車改革制度實施以來，各單位調撥至服務中心的車輛檔案參差不齊，單位用車不適應導致、車輛運行經費不降反升，嚴重偏離了公務用車的使用初衷。因此，強化對基層政府公務用車的檔案管理勢在必行。信息時代，網絡信息技術迅速發展，對各行各業產生了重要的影響。依托于現代化的信息技術，構建完善奠定公務用車檔案信息化管理平臺，促進公務用車檔案管理的數字化和信息化，對于提升公務用車管理效率，強化調度質量、控制運行成本具有重要的實際意義。

1 公務用車數字化檔案管理重要性

基層政府公務用車檔案管理主要是對公務用車的審批、購買、價格、使用情況、維修、報廢等基本情況信息進行綜合性管理[1]。強化對公務用車檔案數字化管理，能進一步提升檔案管理的有效性。構建完善的電子數據庫，可以安排專業的檔案管理人員對不同單位公務用車的變動信息進行及時全面的收集，如公務用車審批、購置流程、車輛變動信息、日常使用管理、維修、報廢等信息進行有效的錄入和更新管理。強化對基層政府公務用車數量的有效控制，防止用車管理混亂等違規行為的出現，減少公務用車運行成本，降低基層政府的財政壓力，杜絕公務用車的浪費問題。此外，通過構建完善的公務用車信息管理平臺，可以實現對公務用車生命周期的全過程檔案管理，強化對公務用車使用情況的全面監督。

2 公務用車檔案數字化建設現狀

隨著政府業務量的增加，基層政府公務用車使用頻率逐漸增加，在使用過程中逐漸暴露出了很多的管理問題。其一，公務用車使用混亂，有的單位出現應急事務，出車任務急，出現先出車后報備，北斗定位系統電子檔案與車輛運行軌跡不匹配，檔案信息更新不及時，致使公務用車管理缺乏真實的數據依據；其二，公務車輛管理混亂，用車管理制度混亂，標準不一，管理條例存在很多漏洞，嚴重影響公務用車有效性；其三，公務用車費用混亂，在公務用車使用過程中，不能對車輛維修、油耗等數據信息進行真實全面的記錄。由此可見，積極引進現代化的網絡信息技術，實現公務用車檔案數字化管理，促進公務用車信息的全面錄入，構建完善的信息管理系統勢在必行[2]。

3 公務用車數字化檔案管理策略研究

3.1 完善公務用車電子檔案數據庫

信息時代，實現檔案信息化和數字化管理成為未來重要的發展趨勢。要結合實際情況，對基層政府公務用車檔案資料進行優化整合，積極引進現代化的信息技術，構建公務用車數據庫，完善檔案信息管理平臺，并利用現代化的儀器設備，把紙質檔案進行復制、微縮、掃描，使其轉化為影像資料，形成電子檔案，并歸入電子檔案數據庫，從而進一步提升檔案數字化管理的深度和廣度，不僅有效降低了公務用車檔案管理的成本，減少工作人員工作量，而且還可以實現對公務用車的自主申報和統一化監督管理，強化對公務用車的管理效率，提升公務用車檔案管理的綜合效益[3]。

3.2 了解公務用車檔案數字化管理功能

公務用車檔案數字化管理功能主要包含駕駛員信息檔案和車輛信息檔案以及車輛費用信息檔案三個方面，其主要體現為信息錄入、信息查詢、信息刪除以及信息統計等作用，實現平臺的數字化管理，可以為公務用車的合理調度提供詳實的依據，提升整體工作效率[4]。

3.3 確保檔案管理系統信息的實時更新

實現公務用車檔案數字化管理，主要目的是要提供更加精準的車輛信息，并要進行實時更新，確保其能夠在車輛管理中發揮其最大的作用。要結合實際情況，構建完善的檔案數據庫，并對不同類型的車輛檔案、駕駛員檔案等信息資料進行分類管理，從而能夠更加方便快捷的查詢相關信息，提升檔案管理效率。要安排專業的管理人員對電子檔案信息庫進行管理，全面收集不同單位公務用車信息的變動情況，并進行整理優化，錄入到電子檔案數據庫中，尤其是對車輛采購、信息變更、車輛維修、報廢等信息進行及時有效的更新，確保對公務車輛全生命周期的檔案信息管理。

3.4 加大數字化檔案監管力度

進一步完善電子檔案監督檢查系統，強化公務車輛檢查力度，拓展公務車輛信息變更上報途徑，確保各個單位的公務車輛變更信息能及時有效的上報，并錄入到數字化檔案管理平臺上來，確保車輛信息的實時更新。同時,要完善公務車輛監督平臺，強化社會監督的力量和作用，從而全面提升公務車輛檔案管理的真實性和全面性，強化數字化管理效率和質量[5]。

3.5 完善數字化檔案管理系統設計

網絡信息技術背景下，要全面融合現代化的計算機技術和信息化技術，構建全方位、全角度的公務車輛檔案數據庫，并積極推進技術研發力度，設計出功能更全面、應用更加便捷的系統軟件，為提升公務用車數字化檔案管理水平提供基礎；其二，要綜合利用計算機信息技術，對公務用車檔案開展全面的統計分析，深度挖掘車輛檔案的潛在應用價值，進一步提升公務用車檔案管理功能作用，使其全面、多層次的推動公務用車管理水平的提升；其三，強化對檔案管理人員的專業培訓，提升其綜合素養水平，并要樹立正確的信息素養，能夠對現代化的計算機設備、系統軟件等進行熟練應用，掌握基本的應用理論知識等，從而全面促進基層政府公務用車檔案管理的數字化轉型[6]。

3.6 加大管理人員培訓力度

要提升檔案人員政治素養，強化檔案人員責任意識。同時，要通過定期開展檔案常態化培訓、檔案管理研討會、安排人員外出學習等多種形式，讓他們能掌握最新的檔案管理經驗和知識，拓展知識視野，切實提升檔案人員專業水平，并強化公務用車檔案管理隊伍的團結協作、提升其綜合創造力，為提升公務用車數字化檔案管理效率培養更多復合型人才。

4 結語

綜上所述，公務車輛檔案管理是公務車輛管理的重要組成部分，對于提升其綜合管理效率極有幫助。要結合現代化的計算機網絡信息技術，逐漸實現公務車輛檔案數字化管理，確保各個單位公務用車變動信息的及時有效的錄入，強化監督管理力度，促進公務用車信息的真實性和全面性，從而進一步強化公務用車管理的透明化和高效性，協助政府建立公正廉潔的健康形象。