探究人事檔案管理信息化策略

王 靜

（云南省地方病防治所，云南 大理 671000）

人事檔案工作是在選拔任用管理監(jiān)督以及評(píng)鑒人才過程的重要依據(jù)，是合法維護(hù)人才權(quán)益的基礎(chǔ)，同時(shí)也是我國(guó)社會(huì)發(fā)展過程中重要的資料。早在2018年11月《干部人事檔案工作條例》的頒布中便明確增加了關(guān)于信息化建設(shè)內(nèi)容：需要進(jìn)一步對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理和開發(fā)，提升檔案管理的質(zhì)量與效率，建立更加安全高效的信息化管理體系。

1 人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

1）有效保護(hù)原檔案。人事檔案管理信息化建設(shè)，可以充分的保護(hù)原檔案。紙質(zhì)檔案在保存過程中會(huì)由于出現(xiàn)意外等而損毀或者缺失。信息化的檔案可以通過特殊介質(zhì)對(duì)其進(jìn)行保存，確保相關(guān)檔案免受破壞，同時(shí)數(shù)字版的人事檔案資源可以對(duì)其進(jìn)行加密，使得其安全性更高，有效的避免由于長(zhǎng)期處理過程而產(chǎn)生的紙張損壞、字跡模糊等現(xiàn)象，并且也可以節(jié)省人力和物力，在資源共享檔案查閱過程中更為高效。

2）統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)可以進(jìn)一步規(guī)范相關(guān)工作的標(biāo)準(zhǔn)，尤其是可以借助信息化的模式構(gòu)建多維立體的管理模式。上下級(jí)之間以及各個(gè)部門之間的人事檔案在交接過程可以更為高效，實(shí)現(xiàn)了信息資源的無縫使用。對(duì)于檔案的查閱轉(zhuǎn)遞以及檢查等都可以更為高效，使得人事檔案管理工作更具規(guī)范性和高效性。

3）提高管理效率。借助信息系統(tǒng)可以構(gòu)建方便快捷的使用界面，檔案管理過程也可以更加便捷。比如可以解決傳統(tǒng)檔案管理中碎片化所碎化的管理方式，同時(shí)也可以做到檔案及時(shí)歸檔、及時(shí)使用、及時(shí)共享、及時(shí)對(duì)其進(jìn)行更新，確保人事檔案的實(shí)時(shí)性，進(jìn)一步提升檔案的規(guī)范化管理水平。

2 人事檔案信息化建設(shè)策略

當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)過程中仍然存在一定的問題，首先由于人事檔案具備一定的特殊性，因此在對(duì)其實(shí)現(xiàn)信息化的過程中需要更高的標(biāo)準(zhǔn)，要確保電子文件安全性。一些單位在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化時(shí)，往往都采取外包的形式，這也就無法從根本上確保相關(guān)信息的安全。其次，人事檔案在管理過程中需要按照涉密檔案來進(jìn)行管理，信息化的人事檔案仍然需要在存儲(chǔ)以及共享等過程中都做好安全管理工作，有效的防止信息資源的外泄，需要引入信息安全系統(tǒng)、物理安全系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)來作為保障，這也會(huì)投入更多的人力和財(cái)力。第三，檔案信息化在構(gòu)建過程中需要更為嚴(yán)格的方法，無論是在數(shù)據(jù)的采集上還是應(yīng)用上，各個(gè)環(huán)節(jié)都具有一定的復(fù)雜性，因此需要通過有效的手段提升人事檔案管理的有效性。

1）健全管理機(jī)制。人事檔案信息化建設(shè)仍然存在一些問題，會(huì)由于檔案的特殊性以及檔案管理系統(tǒng)的特殊需求，使得檔案信息化體系構(gòu)建具備一定的復(fù)雜性。因此人事檔案信息化建設(shè)需要進(jìn)一步健全管理機(jī)制，要嚴(yán)格約束有關(guān)文件資源的使用。可以根據(jù)人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來制定相關(guān)細(xì)則，如《人事檔案信息化管理崗位職責(zé)》，《人事檔案信息化場(chǎng)地管理辦法》，《人事檔案信息化保密協(xié)議》，《外包人員保密承諾書》等，需要通過管理機(jī)制作為保障來確保人事檔案在信息化構(gòu)建以及后續(xù)應(yīng)用過程中都有相應(yīng)的保障程序，并且在落實(shí)過程中需要做到嚴(yán)格的監(jiān)督，讓檔案管理工作更為高效、有序，同時(shí)也可以真正發(fā)揮人事檔案的信息化價(jià)值，使得資源共享更為高效。

2）完善管理流程。人事檔案信息化建設(shè)要完善的管理流程，需要按照國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范操作。信息化的建設(shè)需要借助硬件以及軟件支持，因此在操作過程中需要按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來進(jìn)行細(xì)化各個(gè)細(xì)節(jié)。如掃描紙質(zhì)文檔時(shí)，需要做好保密工作，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖像和文本時(shí)，需要嚴(yán)格按照規(guī)范來構(gòu)建目錄，在掃描過程中需要做好細(xì)化、安全管理等步驟，確保檔案在信息化的過程中既具備安全性，也保持完整性和準(zhǔn)確性，使得電子檔案與紙質(zhì)檔案完全一致、高效可用。借助新的技術(shù)手段可以更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，這樣除了檔案管理人員以外，其他需要對(duì)檔案資源進(jìn)行查閱的人如果具備權(quán)限，就可以登錄網(wǎng)站對(duì)信息進(jìn)行調(diào)取，這樣既給用戶帶來了方便快捷的體驗(yàn)，同時(shí)也減少了工作人員瑣碎的工作步驟，不需要通過傳統(tǒng)的方式來對(duì)信息進(jìn)行檢查、收集，可以提升檔案資源的服務(wù)質(zhì)量和效率。在進(jìn)行資源共享時(shí)，應(yīng)當(dāng)重視其信息的安全性和保密性，只可以在具有權(quán)限的平臺(tái)上打開使用。

3）提高管理意識(shí)。人事檔案管理信息化建設(shè)需要進(jìn)一步提升管理人員的核心素養(yǎng)。信息技術(shù)的快速發(fā)展使得其已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，信息技術(shù)應(yīng)用的過程中需要相關(guān)人員具備信息化的操作意識(shí)。如果一些管理人員以老舊的工作方法開展管理，對(duì)信息技術(shù)持有排斥的態(tài)度，那么相關(guān)工作在落實(shí)過程中將會(huì)面對(duì)很多阻力。需要檔案管理人員熟悉電子文檔的構(gòu)建和使用方法，同時(shí)在管理過程中也需要結(jié)合電子檔案狀態(tài)特征來對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。管理人員需要掌握安全防護(hù)手段和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知識(shí)，要構(gòu)建一批專業(yè)能力強(qiáng)、政治素養(yǎng)高、作風(fēng)正派的檔案管理人員。需要加強(qiáng)其專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，這不僅包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全等方面的培訓(xùn)，也需要其具備安全意識(shí)以及職業(yè)道德觀念，更好的利用現(xiàn)代化手段來開展管理工作，同時(shí)也可以遵守職業(yè)道德，在開展工作時(shí)具有更強(qiáng)的原則性，使得相關(guān)工作的開展更為高效。

4）引入資源支持。人事檔案管理工作在信息化落實(shí)過程中，需要引入大量的資源作為支持。首先需要硬件方面的支持，信息化建設(shè)需要終端設(shè)備作為保障，如計(jì)算機(jī)掃描儀等錄入設(shè)備，以及安全防護(hù)設(shè)備，相關(guān)數(shù)據(jù)在錄入的過程中需要遵守規(guī)范，同時(shí)在對(duì)電子檔案進(jìn)行建檔、保存時(shí)也需要安全管理設(shè)備作為保障。因此需要提供優(yōu)質(zhì)的軟件資源來對(duì)電子信息檔案進(jìn)行管理，使得相關(guān)檔案在使用共享等過程中可以嚴(yán)格按照規(guī)范。通過統(tǒng)一化的電子檔案標(biāo)準(zhǔn)，可以使得不同部門之間的檔案資源實(shí)現(xiàn)無縫共享，這樣既提高了人事檔案的交換效率，同時(shí)也有助于對(duì)人才的選拔和任用。

3 結(jié)束語(yǔ)

總的來說，當(dāng)下人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的工作，需要系統(tǒng)的對(duì)其進(jìn)行分析，并且結(jié)合信息化發(fā)展的大趨勢(shì)，針對(duì)當(dāng)前信息化建設(shè)過程中存在的諸多問題予以重視，在面對(duì)各種問題時(shí)應(yīng)當(dāng)積極采取應(yīng)對(duì)策略，而不是回避。人事檔案管理信息化建設(shè)不僅有助于單位人力資源的有效調(diào)配，也可以更好地利用檔案信息與其他資源進(jìn)行整合實(shí)現(xiàn)資源的實(shí)施聯(lián)動(dòng)，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，為人才的有效利用提供平臺(tái)。