中職學生學籍檔案管理的現(xiàn)狀與改進措施

鄧 洪

（惠州市廣播電視大學，廣東 惠州 516001）

學籍檔案對學生具有重大的意義。學籍檔案不僅記錄了學生在校整個過程中的日常生活、學習、培訓等各方面的表現(xiàn)，還對學生的表現(xiàn)進行詳細的評價。當前，很多中職學校在學生的學籍檔案管理存在信息化水平低、管理員素養(yǎng)不高、規(guī)范不夠等問題，嚴重影響了這些中等職業(yè)學校對學生檔案的管理。基于此，本文充分分析了我國中職學校對學生檔案管理方法上的不足，在理論知識和實踐經驗的基礎上，論述如何優(yōu)化學生的學籍檔案管理。

1 信息技術發(fā)展背景下中職學校學生檔案管理的現(xiàn)狀和前景

在互聯(lián)網、大數(shù)據(jù)、云計算及其他信息科技不斷發(fā)展的大背景下，越來越多的高校也將這些技術引入學生的學籍檔案管理中，不斷完善高校的學籍管理制度。但是，與高校相比，中職學校的學籍檔案管理制度比較滯后，起步晚、人才匱乏影響中職學校學籍檔案管理制度的完善和管理方法的落后[1]。尤其是隨著國家對職業(yè)技術重視程度越來越高，中國職業(yè)教育獲得快速發(fā)展，中等職業(yè)學校數(shù)量劇增，這也就導致中職學校的學籍檔案管理更加復雜。例如，一些中職學校的學生成績?yōu)槿斯や浫耄坏╀浫脲e誤就會影響學生錄取資格審批，給學生的學籍檔案管理造成困難。

2 中職學校學籍檔案管理中的不足

2.1 學籍檔案管理規(guī)范不夠

學生的學籍檔案信息具有全面性、完整性特征，信息搜集需要進行系統(tǒng)性規(guī)劃，即每個學生的個人文件包括哪些信息條目，哪些信息需要客觀錄入，哪些信息需要進行評估，都要提前做好規(guī)劃，避免出現(xiàn)學生學籍檔案信息不完善的情況。很多學校在學生信息搜集時，只關注學生在校期間的獎懲，忽視了學生的德育發(fā)展狀況；或者對需要進行真實性評估的內容被相關人員忽略。同時，學生學籍檔案管理制度和流程需要具有標準化和規(guī)范性。很多學校存在整理學生學籍檔案信息時，對非標準信息不能進行統(tǒng)一分類存儲，容易造成數(shù)據(jù)和文件的丟失，這些都會對學籍檔案信息管理的標準化造成嚴重的影響。

2.2 學籍檔案管理員個人素養(yǎng)不足

檔案管理人員的綜合素質和專業(yè)能力對中等職業(yè)學院的學籍檔案管理至關重要。理論知識不斷進步、技術設備不斷更新，帶動學籍檔案管理制度不斷創(chuàng)新、管理方法多樣化，這就對檔案管理人員的綜合素質和專業(yè)能力提出了更高的要求。但是，根據(jù)相關研究，大多數(shù)中職學校的檔案管理團隊中普遍缺少理論和技術兼?zhèn)涞木C合型人才，這就導致學籍檔案管理缺乏系統(tǒng)性思維，制約了管理制度的創(chuàng)新[2]。同時，大多數(shù)學籍檔案管理人員存在理論基礎薄弱且信息化技術落后的問題，如果不能對這些人員進行系統(tǒng)化的專業(yè)知識和技術培訓，將會影響工作效率和創(chuàng)新發(fā)展。

2.3 學籍檔案管理信息化程度不高

隨著我國信息化水平的不斷發(fā)展，信息技術已經滲透到各行各業(yè)中，尤其是將各類信息技術集成為相關管理系統(tǒng)已經充分應用到各行業(yè)的人財事務的管理中。但是，大多數(shù)中職學校信息化水平較為落后，影響了學生學籍檔案的全流程管理。首先，有些學校在學籍檔案管理信息化推進過程中缺乏專業(yè)能力和專業(yè)指導，導致信息技術只應用于淺層管理，缺乏整體規(guī)劃和管理體系。其次，一些學校缺少具有信息技術水平的專業(yè)檔案管理人員，他們普遍存在技術水平不高和信息化意識落后的問題，導致不能最大化發(fā)揮學籍檔案設備及相關軟件、系統(tǒng)的功能，阻礙了探索最適合本學院學生學籍檔案信息化管理的最佳方法。

3 中職院校學生學籍檔案管理策略優(yōu)化

3.1 對學籍檔案進行規(guī)范化管理

如今，中等職業(yè)學校學籍檔案管理存在方法標準水平較低的情況，所以，每所中等職業(yè)學校都需要建設學籍檔案規(guī)范化管理機制。首先，在中等職業(yè)院校中，提高檔案管理人員對學籍檔案管理的必要性的認知能力和科學研究的意識，以便于更好地進行學籍檔案管理體系化的建構。其次，中等職業(yè)院校需要明確學生學籍檔案的信息收集范圍，完善檔案資料收集和保存制度，制定學生學籍檔案的借閱規(guī)劃，保證學生的學籍檔案的管理工作的規(guī)范化運轉[3]。最后，中等職業(yè)院校需要建立和明確學生學籍檔案的追蹤機制，并建立檔案管理的責任人制度及審批規(guī)則。為了保證學生學籍檔案內容的有效性和真實性，以及檔案管理的公平性，學校需要針對問題進行積極地溝通和審查工作。

3.2 對學籍檔案管理員進行體系化培訓

現(xiàn)階段，中等職業(yè)院校普遍存在學籍檔案管理人員的專業(yè)能力不足的問題。每個中等職業(yè)學校都需要建設一支具有理論知識和技術素養(yǎng)的人才隊伍，并建立體系化培訓制度，充分發(fā)揮校內培訓和校外學習的作用，提高管理人員的綜合技術水平。一方面，中等職業(yè)院校需要緊跟學籍檔案管理方法的創(chuàng)新和發(fā)展趨勢，充分利用自身的教育資源，對學籍檔案管理人員進行專業(yè)化的培訓，為提高培訓效果需要建立系統(tǒng)化的考核和評價機制，并將培訓出的綜合型人才匹配到學籍檔案管理體系改進的最佳崗位中[4]。另一方面，除了學校內部的培訓外，中等職業(yè)學校還需要關注行業(yè)前沿信息，幫助管理人員獲得更多的指導和意識進步，還需要提供更多的技術和知識的外部培訓機會。同時，在對對學籍檔案管理員進行體系化培訓的基礎上，還需要在人才隊伍建設、培訓工作過程中充分發(fā)揮人員溝通的作用，將方法人性化這一發(fā)展趨勢準確應用于學籍檔案管理工作中去。

3.3 對學籍檔案進行平臺化管理

當前，中等職業(yè)學校的學籍檔案管理水平落后于高校，普遍存在信息化管理水平不足的問題。中等職業(yè)學校的學生學籍管理信息化需要從根本上建設，著手規(guī)劃建立信息化管理平臺，有助于改變傳統(tǒng)的管理工作落后的問題。每個中等職業(yè)學校需要根據(jù)自身的需要和學生學籍檔案的多樣性開發(fā)適合自己學校的同一的數(shù)據(jù)化管理平臺，對當前的學籍檔案進行整合和完善，并設置適用于當前階段的管理功能和權限。通過學籍檔案的信息化管理平臺提高統(tǒng)一管理能力和工作效率。同時，中等職業(yè)學校還需要做好學籍檔案管理信息化發(fā)展趨勢的學習和研究工作，確保數(shù)字化管理平臺的平穩(wěn)運行和不斷迭代升級。

4 結束語

中等職業(yè)學校在學生的學籍檔案管理上，需要在自身對學籍檔案管理需求的基礎上，不斷提升理論知識的學習和新技術的應用，不斷探索新的學籍檔案管理方法，提升學籍檔案管理水平。人才是學籍檔案管理的關鍵，數(shù)據(jù)化平臺和管理體系是學籍檔案管理不斷創(chuàng)新、升級的基本保障。中等職業(yè)學院在學籍檔案管理方式探索和學習的過程中，需要充分發(fā)揮綜合型人才的作用，才能更好地提升學籍檔案管理水平，并將新的技術和方法更好地應用在自己的學校中。