探析提高辦公室檔案管理工作的優化

王 超

（內蒙古赤峰市紅山區政府辦公室，內蒙古 赤峰 024000）

辦公室檔案管理工作與整個企業的工作效率以及工作質量都有著緊密的聯系，因此，企業想要更好的在市場當中占據一席之地，就應該對檔案管理工作的效率進行優化，也就是明確辦公室檔案管理工作的管理體系，對現代化的管理理念以及管理方式進行應用，以此來打造高效率的檔案管理模式，提高企業工作質量。從目前我國辦公室檔案管理工作實際情況來看，辦公室檔案管理工作仍然存在著一系列的問題，這些問題導致了辦公室檔案管理工作質量難以得到提高。因此，我們應該加強對于的辦公室檔案管理工作的重視程度，并且根據存在的問題對辦公室檔案管理工作進行優化，提高企業競爭力。

1 辦公室檔案管理工作的現狀

1）檔案管理人員素質較低。就現階段辦公室檔案管理工作實際情況來看，相關的檔案管理工作人員對于檔案工作的認知并不是十分明確，也沒有正確認識到辦公室檔案管理對于整個企業所產生的影響。因此，在這種情況下， 相關的企業檔案管理人員自身的管理意識相對來說比較薄弱，專業技能水平也難以滿足檔案管理所提出的實際需求，很大一部分的檔案都沒有正確的進行保存以及處理，導致在實際想要使用資料以及數據的時候很難對資料進行查閱。很多情況下，辦公室在進行檔案管理的時候都是將檔案放在一個角落里，而沒有將檔案進行分類整理，這也就導致了檔案資料實際的作用難以充分地被發揮出來。除此之外，因為檔案資料自身存在著一定的復雜性，資料的內容以及信息也比較豐富，所以如果相關的檔案管理人員沒有過硬的專業知識作為支持，那么就難以科學合理的對檔案資料進行分類整理。

2）管理制度落后。出現管理人員難以將檔案管理工作落實到位最為主要的一個原因就是檔案管理工作沒有專業的管理制度作為支持，這也就導致了辦公室檔案管理工作難以順利的開展下去。如果沒有指定科學合理的管理制度來對檔案管理工作進行管理，那么如果工作人員在實際進行檔案管理的過程當中出現問題就難以及時的找出問題并且進行糾正，對于提高檔案管理質量來說是十分不利的。同時，許多的單位的管理人員對于檔案管理的認知不夠正確，認為這一工作沒有對企業帶來相應的經濟效益，也就忽視了這項工作，導致工作人員也沒有加強對這一工作的重視程度，難以將這一工作真正的落實到位。所以，在實際進行檔案管理工作的過程當中，經常存在著管理人員操作不規范的問題，這些問題導致了資料檔案難以完善的繼續寧歸檔以及封存，也無法確保檔案資料的完整性以及安全性，檔案泄露情況發生頻繁，對企業的整體發展十分不利。

3）檔案管理工作硬件投入低。想要提高檔案管理工作質量，我們首先應該確保具有過硬的基礎設施。現階段，計算機網絡已經越來越深入到人們的生活當中，并且占據了十分重要的地位，檔案管理工作也不例外。在實際進行檔案管理工作的過程當中，也開始應用到更多的科技設備。但是由于長時間使用傳統的檔案管理方式來進行檔案管理，導致了許多的工作人員難以接受新事物，無法更好地將現代化科學設備應用到整個檔案管理工作當中，充分地發揮檔案管理工作的質量。在信息化時代的今天，如果仍然使用傳統的紙質檔案管理方式來進行檔案管理，那么就難以滿足企業對于檔案管理所提出的更高要求，檔案管理工作也難以跟隨時代發展的腳步共同進行發展。

2 辦公室檔案管理工作優化策略

1）轉變辦公室檔案管理理念。首先，想要提高檔案管理工作質量，應該確保單位領導能夠轉變自身的思想觀念，認識到辦公室檔案管理工作對整個單位發展的重要性，并且將這一工作納入日常工作當中，選擇專業的人員來進行這一工作。其次，還應該加強相應的宣傳教育，開展一些知識競賽的活動，以此來提高每一個工作人員的專業素質，為提高檔案管理人員專業性起到一定的保障作用。再次，還應該針對一些專業性比較高的人群開展一些專業的學術研討會以及學術交流會，對現階段工作當中存在的問題進行分析，并且根據存在的問題找出相應的解決措施，為提高工作質量起到一定的作用。最后，還應該對管理理念進行創新，以此來打破傳統檔案管理理念對檔案管理工作所產生的束縛，從經濟角度對檔案管理工作能夠為單位帶來的效益進行分析，以此來提高工作人員的服務意識，提高檔案的利用率。

2）提高管理人員素質。首先，應該引進一些專業型的人才，讓更多專業的檔案管理人員參與到之一工作過程當中，以此來提高辦公室檔案管理工作質量以及工作效率。因此，我們應該從相關工作人員的招聘方面入手，根據崗位的實際需求引進一些專業型的人才，保證檔案工作能夠順利進行。其次，針對現有的檔案管理工作人員來說，應該認識到，檔案管理工作是一項枯燥程度比較高的工作，所以想要做好這一工作，相關的工作人員就應該具有默默奉獻的精神，并且提高自身的法律意識，做好檔案方面的保密工作，防止工作過程當中出現問題。最后，還應該提高相關工作人員的專業技術水平，保證每一位檔案管理人員都能夠熟練的對計算機技術進行使用，并且培養出一支專業技術較高的隊伍來提高檔案管理工作質量。

3）建立辦公室檔案管理服務反饋機制。建立辦公室服務反饋機制能夠更加有效地對各方面所需要用到的信息進行掌握，以此來對檔案管理工作進行完善，提高檔案的利用率以及檔案管理工作的質量。我們所提到的反饋信息簡單來說包含了信息系統的檢索工具是否實用，檔案價值的高低以及的檔案以什么樣的方式進行傳播等方面的內容，更好地對檔案管理服務反饋機制進行完善能夠更好地將辦公室每一份檔案的重要性以及意義都發揮出來，以此來提高辦公室檔案的利用率，為整個單位更好發展提供保障。

4）完善檔案管理制度。辦公室檔案與辦公室文件是一種密切相關的關系，不能將兩者分離開來，應該對兩者進行統一管理。想要更好地提高辦公室檔案管理的工作效率以及工作質量，就應該首先明確檔案管理工作的實際情況，以此來對檔案管理制度進行完善。只有建立完善的檔案管理工作制度，才能夠確保相關的工作人員在實際進行檔案管理的過程當中將檔案管理工作的作用更加充分地發揮出來。除此之外，制定完善的檔案管理制度還要求每一位檔案管理工作人員都按照相關的流程來進行工作，以此來推動檔案管理制度體制建設。

3 結語

綜上所述，我們可以看出，在實際進行檔案管理工作的過程當中，我們應該不斷地根據實際情況對檔案管理工作進行革新，完善管理制度，以此來為提高檔案管理工作質量提供良好的基礎。同時，還應該加強對于檔案管理工作的重視程度，保證檔案管理工作人員具有較強的專業素質，以此來更加有效的對檔案管理工作進行優化。