做好基層林業工作站檔案工作的幾點思考

覃常豐

（賀州市八步區林業局，廣西 賀州 542800）

基層檔案管理工作是整個檔案工作的基礎和重要，是真實記錄和再現基層工作歷史原貌的重要載體，做好基層檔案工作具有重大而深遠意義，但是在工作中發現，在基層林業檔案管理工作中還存在許多問題，比如檔案意識不夠強，檔案管理機制不夠健全，檔案管理人員素質還有待提高等很多問題，這些問題不僅嚴重影響基層林業檔案的工作質量，還關系到基層檔案事業的長遠發展。通過完善檔案管理工作的相關制度規范，提高檔案利用率，充分展示單位形象，發現單位軟實力。

1 基層林業工作站檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理工作經驗不足。在我們調查研究后發現，現在很多從事檔案管理工作的工作人員，并不是長時間的從事檔案管理工作的，而且大多數工作人員在入職前，并沒有經過專業的培訓，與檔案管理工作相關的專業知識儲備太少，從而導致工作經驗不足，管理人員專業素養不高的現象。使得檔案管理工作一直處于一個可有可無尷尬的境地。

2）檔案管理工作的工作制度規范不完整。目前我國的檔案管理工作缺少一套屬于自己的工作制度規范，包括行為制度規范。一般都是按照單位其他辦公室的管理制度規范來進項檔案管理工作，或者直接套用整個單位同一的工作制度規范，這就很容易導致檔案管理工作狀況百出。因為檔案管理工作的特殊性，要求它必須有一套自己的管理制度規范，例如檔案室的門鎖怎么設置，鑰匙由誰負責等。這樣就會在根源上減少問題的出現。

3）單位領導不重視。就目前來說，基層單位領導主要把精力放在政府或者上級安排的任務上，對于檔案管理這種后勤管理工作關心太少，導致檔案管理工作的硬件設施跟不上單位的發展，使得很多檔案管理工作只得人工去做，但是隨著時間的推移，檔案的數量越來越多，人工整理難度越來越大，在需要某些設備的時候，設備不到位，就會導致檔案管理工作進度緩慢。

4）檔案管理工作的標榜示范和監督不到位。檔案管理工作一直以來都不被大家重視，所以在單位年終評優評先的時候，幾乎沒有見到過檔案管理工作人員的身影。由于檔案工作不被單位領導重視，導致檔案管理工作者在工作中積極性不高，對彼此之間的監督也少了很多。檔案管理工作是一個需要有高度自覺思想認識的工作，更需要各方面的監督管理，多方聯動監督，才可以使得檔案管理工作少出紕漏。

5）檔案管理意識不強。基層林業站對檔案管理工作的重要性認識不夠，對檔案管理規范缺乏深入細致的分析，存有應付了事的現象，思想觀念跟不上林業發展的要求。

6）檔案保管條件較差。檔案是基層林業管理業務中最重要的原始憑證，若缺失或毀損將無法彌補，影響日后的查考和利用。目前，基層林業站缺少檔案專用庫房和專用裝具，基本由工作人員在辦公室保管留存，安全性、保密性較差。很多單位沒有自己獨立的適合保存檔案的辦公室或者檔案儲存間，檔案保存環境較差，難免出現檔案破損，毀壞的情況。

2 解決上述問題的措施

1）注重檔案管理工作人才的培養。基層林業站檔案員大多熟悉本級的林業管理業務，但檔案知識相對貧乏。因此，要做好林業業務檔案工作，就必須加強培訓和指導。 要對上崗人員進行專業培訓，讓他們對檔案管理工作這方面知識有一個清晰，專業的認識，

2）完善檔案管理工作的制度規范與相關體系。（1）完善檔案管理工作體系。無論是在什么工作單位中，一個完善管理體系都是必不可少的，更何況是極其重要的檔案管理部門。這就要求我們做到不斷加強對基層林業部門的管理工作，尤其是在檔案管理方面，要逐步建立健全符合林業檔案管理的工作機制與工作模式，不斷適應環境的改變和工作要求，建立一套適合于基層林業的監管體制。要建立健全檔案的協調機制，上級單位要不斷加強對下級各林業管理機構的監管，使之充分協調工作，不斷提高檔案的完整性。同時要做到不斷改善林業部門的工作機制，在合適的時機，制定出適合基層林業部門采用的檔案管理制度，從實際工作出發，為管理人員制定出一整套合理的監管辦法。而且要不斷征求基層管理人員的意見和建議，使制度更加人性化。（2）加強法律法規以及工作制度規范的約束。法律是各項工作順利開展的有效保證，檔案管理工作者要在法律限定的范圍內制定出管理的規章制度袁確保林業檔案管理工作，有法可依。林業站檔案管理人員必須在法律限定的范圍內進行檔案的收集和保管等。不得私自泄露林業資源信息袁一旦發現要依法嚴懲。除此之外不斷完善林業檔案管理的各項制度，就相關人員的責任進行明確的劃分。由各環節安排專人負責，做到權責分明，以規范工作人員日常工作。

3）激發檔案管理工作人員的責任心。為了激發管理人員工作的積極性和責任心，應結合實際建立獎懲機制，提高工作人員的責任心，例如將檔案工作人員納入單位年終評優評先的名單中，制定嚴格的獎懲機制，要求本單位檔案工作人員必須遵守。

4）積極采用信息化技術。隨著林業的快速發展，林業資源檔案的數量越來越多，內容也越來越豐富，傳統的管理方式已經無法適應林業檔案的保存，為適應現在的檔案數量，就需要積極采用效率高且安全性高的信息技術，加強在信息化設備及操作系統方面的建設與管理，對信息化應用所需要各種設備積極補全。

5）加強基層林業單位領導對于檔案管理工作的重視。各級領導部門要不斷加強對于基層林業部門的持續投入力度，從根本上改變過去對于基層林業部門的看法，要積極響應國家的號召，投身于環境建設和林業資源保護利用中，不能一味地追求經濟利益。

6）加強對于林業局檔案管理工作的資金投入。對于基層林業部門的檔案管理工作，要有適度的基礎性投入，比如要經常改善檔案庫房、積極購置辦公用具（如電腦、打印機等）、替換老舊的資料保存專柜，置辦新型的防火防潮鐵皮柜。不僅是對硬件設施要加強投入，而且對于基層林業管理部門的軟件設施也要進行必要的投入，比如要不斷升級檔案管理軟件，逐步實現的基層林業部門檔案管理的現代化、人性化和組織化，同時要加強相關配套設施大量的投入，這樣，才能保證各環節協同合作完成檔案管理工作，使得本單位檔案管理工作少出紕漏。

3 結語

上面就是對于基層林業局檔案管理工作的幾點思考，只有我們充分認識到檔案管理工作對于一個單位的重要性，才會讓這個單位長久的發展下去，關于本文提出的幾點問題以及相關對策，是筆者粗淺的認識，總而言之，檔案管理工作是非常重要的，通過加強檔案管理工作，可以發現單位軟實力，保存單位歷史面貌，充分展示單位形象。一定要重視并做好單位的檔案管理工作。