試析如何強化財政檔案管理工作

朱忠明

（仙游縣財政局，福建 莆田 351200）

在現代社會中，財政檔案管理作為行政部門的工作具有重要的參考意義。財政檔案管理是為了更好地分析、整合各項財政活動信息資料，最大程度上維護了財政信息的完整與安全，方便我縣財政局領導者對發生的財務活動有完整的了解，提高管理工作的效率。財政檔案管理屬于行政領域，但在工作上屬于檔案室的管理，在財政工作中表現為將各種信息資料轉換成文字、圖片、視頻、聲音等不同形式儲存于電腦中。財政檔案可以供我縣財政局領導者在工作上做出相應的決策，為決策提供堅實有力的依據。為了使我縣財政局工作的有序進行，需要對財政檔案管理進行改革創新，使財政檔案管理達到最好的程度。

1 財政檔案管理現狀

財政是國家的一項基本的活動，隸屬于行政領域。財政掌握國家經濟命脈，是各項經濟建設的基礎，關于財政的活動顯得無比重要。同時，財政部門作為國家經濟活動的直接參加者，在社會經濟活動領域和政府中具有重要地位，亦屬于經濟范疇。由于人們沒有正確認識財政檔案管理在經濟領域中的作用，導致我縣財政局財政檔案管理工作人員只是單純的將其劃分為文字檔案，使財政檔案的作用得不到充分開發利用。首先是歸檔不齊全的問題，由于財政檔案管理工作人員的觀念錯誤，導致他們只注重收錄文字成分。簡單地根據中央各級財政部門發布的一些文件進行財政信息歸檔，而忽視其他文件中不涉及的內容，如可以直接翻財政活動過程往來的文書、字據等。其次是管理不合理現象，我縣財政局將財政檔案管理分為文字檔和會計檔，人為割裂了財政檔案管理的內部聯系。不論是文字檔還是會計檔都不能完整的反映財政活動的全過程，只是片面的記錄了文字部分和經濟部分。最后是財政檔案信息資源利用不充分的現象，我縣財政局工作人員只是簡單的從行政管理角度去利用和研究財政檔案，將其在經濟領域的作用忽視不顧，一方面會導致財政檔案信息資料發揮不出其應有的作用，另一方面對財政檔案信息經濟方面研究不充分也會導致對社會經濟認識分析的不全面[1]。

2 強化財政檔案管理措施

1）出臺歸檔信息制度及規范日常財政行為。全面的歸檔信息制度可以完善財政檔案收錄的信息資料，而規范的日常財政行為可以使信息制度變得更加完善。我縣財政局要根據相關的信息制定歸檔信息制度，在其中明確需要歸檔的信息，如：資金來源及使用情況等，將財政活動的全過程都記錄在案，錄入財政檔案信息中，使財政檔案能夠充分而完整的反應我縣財政局的一切財政活動全過程，使財政活動公開透明[2]。此外，完整歸檔信息必須建立在公開透明的財政工作環境中，要規范我縣財政局工作人員的日常財務行為，將日常進行的一切財政活動都記錄在案，如：何時在某項活動中使用資金多少等等，方便我縣財政檔案管理工作人員進行信息歸檔工作，完整呈現我縣財政局的一切財政活動。在歸檔信息制度的制定及日常財政行為的規范過程中需要把行政和經濟兩方面進行全面規定，兩者必須放在同等位置上來看待。

2）加強對財政檔案管理工作人員的培訓。任何工作都需要有專業的職業素養，只有這樣才能使工作有條不紊的進行。我縣財政局要對財政檔案管理工作人員進行專業的上崗培訓。教授相關管理經驗及方式，使我縣財政局從事財政檔案管理工作的人員具有極強的專業素養、職業素養和崗位責任素養，能更好的勝任這項工作，將財政活動的各項信息都完整的錄入財政檔案中，使財政檔案管理工作做到最好的程度。

3）明確財政檔案管理標準。明確檔案管理標準可以使財政檔案管理做的更加完善、規范，提高管理效率。我縣財政局財政檔案管理沒有具體的標準可以依據，從而使檔案管理工作做的雜亂無章[3]。為此，需要財政局高層領導這針對這些問題，探究其深入原因，制定財政檔案管理標準，如：對行政領域和經濟領域的財政信息進行分析、整合處理，在檔案中明確體現財政活動的各方面信息等等，使財政檔案管理工作變得井然有序。

4）加強財政檔案管理信息化進程。財政檔案是為了我縣財政局工作而服務，而我縣財政局又是為社會服務，由于社會信息化進城加快，導致財政檔案管理也要進行信息化改革。將信息化融入傳統財政檔案管理，簡化信息歸檔過程，同時可以利用電腦軟件對財政檔案信息進行規范的分析與整合。此外，財政檔案信息化不僅可以增強檔案信息管理的科學性和全面性，使我縣財政局各項財務活動的過程得到完備的記錄、歸檔及分析整合，同時，還應加快財政檔案信息共享的步伐，建立信息共享網絡平臺，使信息資料在我縣財政局內部自由流通。

5）建立財政檔案信息共享網絡。財政檔案管理是為了提高財政局的工作效率，服務于各項決策的制定，有效提高財政檔案的利用程度。財政檔案管理工作一方面是為了明確我縣財政局的財政活動，加強我縣財政局的日常工作管理，另一方面也是為了促使我縣財政局工作人員根據財政檔案信息進行問題研究與探討。我縣財政局領導要在財政檔案信息的共享方面做出進一步的規劃，通過建立財政檔案信息網絡共享平臺進行信息共享，為決策人員的相關決策提供充分的理論依據，提高決策的科學性，確保決策的適用性[4]。網絡財政檔案信息共享平臺不僅提高了財政信息的利用程度，同時也有利于制定正確的決策和措施，提高我縣財政局的工作效率。

6）強化財政檔案管理的安全性。財政檔案中有關于財政活動的完整過程記錄，對于行政和經濟領域有重要的地位，為此要確保財政檔案信息的安全，嚴格財政檔案管理過程。在信息技術飛速發展的虛擬網絡中，黑客、病毒等威脅財政檔案管理安全性的因素層出不窮，需要我縣財政局領導建立專業電腦信息技術隊伍，等維護我縣財政局財政檔案管理網絡安全的措施，定期升級防火墻等性能；同時，在進行財政檔案信息共享過程中，要注意對重要財政信息的保護工作，如：按財政檔案信息重要程度進行查閱權限設置，對重要財政信息不作為信息共享等，嚴格保障某些重要財政信息。

3 總結

我縣財政局要做好財政檔案管理工作的安排和管理措施。領導者根據財政檔案信息指定正確的措施策略，檔案管理工作者做好本職工作，將財政檔案信息進行分析整合，完整記錄財政活動的全過程。雙方共同前進，使財政檔案管理工作做得井然有序，從而提高我縣財政局的工作效率。