試析如何強(qiáng)化財(cái)政檔案管理工作

朱忠明

（仙游縣財(cái)政局，福建 莆田 351200）

在現(xiàn)代社會(huì)中，財(cái)政檔案管理作為行政部門的工作具有重要的參考意義。財(cái)政檔案管理是為了更好地分析、整合各項(xiàng)財(cái)政活動(dòng)信息資料，最大程度上維護(hù)了財(cái)政信息的完整與安全，方便我縣財(cái)政局領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)發(fā)生的財(cái)務(wù)活動(dòng)有完整的了解，提高管理工作的效率。財(cái)政檔案管理屬于行政領(lǐng)域，但在工作上屬于檔案室的管理，在財(cái)政工作中表現(xiàn)為將各種信息資料轉(zhuǎn)換成文字、圖片、視頻、聲音等不同形式儲(chǔ)存于電腦中。財(cái)政檔案可以供我縣財(cái)政局領(lǐng)導(dǎo)者在工作上做出相應(yīng)的決策，為決策提供堅(jiān)實(shí)有力的依據(jù)。為了使我縣財(cái)政局工作的有序進(jìn)行，需要對(duì)財(cái)政檔案管理進(jìn)行改革創(chuàng)新，使財(cái)政檔案管理達(dá)到最好的程度。

1 財(cái)政檔案管理現(xiàn)狀

財(cái)政是國(guó)家的一項(xiàng)基本的活動(dòng)，隸屬于行政領(lǐng)域。財(cái)政掌握國(guó)家經(jīng)濟(jì)命脈，是各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)，關(guān)于財(cái)政的活動(dòng)顯得無(wú)比重要。同時(shí)，財(cái)政部門作為國(guó)家經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的直接參加者，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)領(lǐng)域和政府中具有重要地位，亦屬于經(jīng)濟(jì)范疇。由于人們沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)財(cái)政檔案管理在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中的作用，導(dǎo)致我縣財(cái)政局財(cái)政檔案管理工作人員只是單純的將其劃分為文字檔案，使財(cái)政檔案的作用得不到充分開(kāi)發(fā)利用。首先是歸檔不齊全的問(wèn)題，由于財(cái)政檔案管理工作人員的觀念錯(cuò)誤，導(dǎo)致他們只注重收錄文字成分。簡(jiǎn)單地根據(jù)中央各級(jí)財(cái)政部門發(fā)布的一些文件進(jìn)行財(cái)政信息歸檔，而忽視其他文件中不涉及的內(nèi)容，如可以直接翻財(cái)政活動(dòng)過(guò)程往來(lái)的文書、字據(jù)等。其次是管理不合理現(xiàn)象，我縣財(cái)政局將財(cái)政檔案管理分為文字檔和會(huì)計(jì)檔，人為割裂了財(cái)政檔案管理的內(nèi)部聯(lián)系。不論是文字檔還是會(huì)計(jì)檔都不能完整的反映財(cái)政活動(dòng)的全過(guò)程，只是片面的記錄了文字部分和經(jīng)濟(jì)部分。最后是財(cái)政檔案信息資源利用不充分的現(xiàn)象，我縣財(cái)政局工作人員只是簡(jiǎn)單的從行政管理角度去利用和研究財(cái)政檔案，將其在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的作用忽視不顧，一方面會(huì)導(dǎo)致財(cái)政檔案信息資料發(fā)揮不出其應(yīng)有的作用，另一方面對(duì)財(cái)政檔案信息經(jīng)濟(jì)方面研究不充分也會(huì)導(dǎo)致對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)認(rèn)識(shí)分析的不全面[1]。

2 強(qiáng)化財(cái)政檔案管理措施

1）出臺(tái)歸檔信息制度及規(guī)范日常財(cái)政行為。全面的歸檔信息制度可以完善財(cái)政檔案收錄的信息資料，而規(guī)范的日常財(cái)政行為可以使信息制度變得更加完善。我縣財(cái)政局要根據(jù)相關(guān)的信息制定歸檔信息制度，在其中明確需要?dú)w檔的信息，如：資金來(lái)源及使用情況等，將財(cái)政活動(dòng)的全過(guò)程都記錄在案，錄入財(cái)政檔案信息中，使財(cái)政檔案能夠充分而完整的反應(yīng)我縣財(cái)政局的一切財(cái)政活動(dòng)全過(guò)程，使財(cái)政活動(dòng)公開(kāi)透明[2]。此外，完整歸檔信息必須建立在公開(kāi)透明的財(cái)政工作環(huán)境中，要規(guī)范我縣財(cái)政局工作人員的日常財(cái)務(wù)行為，將日常進(jìn)行的一切財(cái)政活動(dòng)都記錄在案，如：何時(shí)在某項(xiàng)活動(dòng)中使用資金多少等等，方便我縣財(cái)政檔案管理工作人員進(jìn)行信息歸檔工作，完整呈現(xiàn)我縣財(cái)政局的一切財(cái)政活動(dòng)。在歸檔信息制度的制定及日常財(cái)政行為的規(guī)范過(guò)程中需要把行政和經(jīng)濟(jì)兩方面進(jìn)行全面規(guī)定，兩者必須放在同等位置上來(lái)看待。

2）加強(qiáng)對(duì)財(cái)政檔案管理工作人員的培訓(xùn)。任何工作都需要有專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，只有這樣才能使工作有條不紊的進(jìn)行。我縣財(cái)政局要對(duì)財(cái)政檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的上崗培訓(xùn)。教授相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)及方式，使我縣財(cái)政局從事財(cái)政檔案管理工作的人員具有極強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)和崗位責(zé)任素養(yǎng)，能更好的勝任這項(xiàng)工作，將財(cái)政活動(dòng)的各項(xiàng)信息都完整的錄入財(cái)政檔案中，使財(cái)政檔案管理工作做到最好的程度。

3）明確財(cái)政檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)可以使財(cái)政檔案管理做的更加完善、規(guī)范，提高管理效率。我縣財(cái)政局財(cái)政檔案管理沒(méi)有具體的標(biāo)準(zhǔn)可以依據(jù)，從而使檔案管理工作做的雜亂無(wú)章[3]。為此，需要財(cái)政局高層領(lǐng)導(dǎo)這針對(duì)這些問(wèn)題，探究其深入原因，制定財(cái)政檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，如：對(duì)行政領(lǐng)域和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的財(cái)政信息進(jìn)行分析、整合處理，在檔案中明確體現(xiàn)財(cái)政活動(dòng)的各方面信息等等，使財(cái)政檔案管理工作變得井然有序。

4）加強(qiáng)財(cái)政檔案管理信息化進(jìn)程。財(cái)政檔案是為了我縣財(cái)政局工作而服務(wù)，而我縣財(cái)政局又是為社會(huì)服務(wù)，由于社會(huì)信息化進(jìn)城加快，導(dǎo)致財(cái)政檔案管理也要進(jìn)行信息化改革。將信息化融入傳統(tǒng)財(cái)政檔案管理，簡(jiǎn)化信息歸檔過(guò)程，同時(shí)可以利用電腦軟件對(duì)財(cái)政檔案信息進(jìn)行規(guī)范的分析與整合。此外，財(cái)政檔案信息化不僅可以增強(qiáng)檔案信息管理的科學(xué)性和全面性，使我縣財(cái)政局各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)的過(guò)程得到完備的記錄、歸檔及分析整合，同時(shí)，還應(yīng)加快財(cái)政檔案信息共享的步伐，建立信息共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使信息資料在我縣財(cái)政局內(nèi)部自由流通。

5）建立財(cái)政檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)。財(cái)政檔案管理是為了提高財(cái)政局的工作效率，服務(wù)于各項(xiàng)決策的制定，有效提高財(cái)政檔案的利用程度。財(cái)政檔案管理工作一方面是為了明確我縣財(cái)政局的財(cái)政活動(dòng)，加強(qiáng)我縣財(cái)政局的日常工作管理，另一方面也是為了促使我縣財(cái)政局工作人員根據(jù)財(cái)政檔案信息進(jìn)行問(wèn)題研究與探討。我縣財(cái)政局領(lǐng)導(dǎo)要在財(cái)政檔案信息的共享方面做出進(jìn)一步的規(guī)劃，通過(guò)建立財(cái)政檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)進(jìn)行信息共享，為決策人員的相關(guān)決策提供充分的理論依據(jù)，提高決策的科學(xué)性，確保決策的適用性[4]。網(wǎng)絡(luò)財(cái)政檔案信息共享平臺(tái)不僅提高了財(cái)政信息的利用程度，同時(shí)也有利于制定正確的決策和措施，提高我縣財(cái)政局的工作效率。

6）強(qiáng)化財(cái)政檔案管理的安全性。財(cái)政檔案中有關(guān)于財(cái)政活動(dòng)的完整過(guò)程記錄，對(duì)于行政和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域有重要的地位，為此要確保財(cái)政檔案信息的安全，嚴(yán)格財(cái)政檔案管理過(guò)程。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的虛擬網(wǎng)絡(luò)中，黑客、病毒等威脅財(cái)政檔案管理安全性的因素層出不窮，需要我縣財(cái)政局領(lǐng)導(dǎo)建立專業(yè)電腦信息技術(shù)隊(duì)伍，等維護(hù)我縣財(cái)政局財(cái)政檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全的措施，定期升級(jí)防火墻等性能；同時(shí)，在進(jìn)行財(cái)政檔案信息共享過(guò)程中，要注意對(duì)重要財(cái)政信息的保護(hù)工作，如：按財(cái)政檔案信息重要程度進(jìn)行查閱權(quán)限設(shè)置，對(duì)重要財(cái)政信息不作為信息共享等，嚴(yán)格保障某些重要財(cái)政信息。

3 總結(jié)

我縣財(cái)政局要做好財(cái)政檔案管理工作的安排和管理措施。領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)財(cái)政檔案信息指定正確的措施策略，檔案管理工作者做好本職工作，將財(cái)政檔案信息進(jìn)行分析整合，完整記錄財(cái)政活動(dòng)的全過(guò)程。雙方共同前進(jìn)，使財(cái)政檔案管理工作做得井然有序，從而提高我縣財(cái)政局的工作效率。