高校辦公室檔案管理的不足及應對策略

夏 菁

（石河子大學，新疆 石河子 832003）

伴隨著持續的擴招，高校規模不斷擴大，各大學院和學科也在逐漸完備和細化，高校辦公檔案的數量開始大幅增加。高校辦公室檔案具體囊括了學生檔案、教學檔案、科研檔案、辦公檔案等，是高校檔案管理中的關鍵的組成部分。高校檔案管理的職能在于高校辦公室檔案的有效、有序及數字化，不過，高校檔案整理過程往往極為復雜，伴隨著大量時間精力的消耗，因此，怎樣和數字化相結合，并探索出一套高效率的科學管理辦法，是新時代背景下，高校辦公室檔案管理最為迫切的、待解決的問題。

1 高校辦公室檔案管理之現狀、不足

1）標準不一致，檔案整理秩序混亂。自國家《高等學校檔案實體分類法》正式頒布及實施以來，各高等院校均對此表示歡迎，越來越多的高等院校也將該文件中的規定實際地應用到了校內的辦公室檔案管理之中，此后實行的《歸檔文件整理規則》，則對檔案管理方法作出了必要的改進，采取了“按件整理方法”來完成歸檔整理。盡管上述兩種方法取得了較廣范圍的應用，但在具體的應用過程中，難免會有不足，各自的利弊也很凸顯。高校辦公室檔案管理工作的手續當前仍不太健全，在整理過程中常發生過分隨意的問題，在人員出現變動時，無任何可靠的、規范化的工作交接程序，較易引發文件遺失的問題，造成歸檔文件材料不齊全、不完整，削弱了檔案的利用價值。當前，仍然沒有一個完善的、高效的高校辦公室檔案管理辦法，這也是高校的辦公室檔案管理工作中，迫切需要解決的一個問題。

2）沒有完備的保障，電子檔案尚未大幅普及。在新時代的背景下，數字化電子檔案早已成為辦公室檔案管理中的一種新的手段，重要性不言而喻，在《電子文件歸檔與管理規范》的介紹中，電子文件是指在數字設備以及環境中形成的、以數碼形式被保存在磁帶和光盤、硬盤等載體中，需要依靠計算機等多種數字設備實現閱讀和處理，同時可在網絡通信中上傳和發送的文件。電子檔案應用時必須有可靠的存儲設備，然而，當前許多高校在辦公室中只是配備了電腦和掃描儀、打印機等最基礎的設備，硬件設施還未有可靠和完備的保障。再者，沒有很強的網絡保護措施 ，極易發生網絡漏洞問題，嚴重地威脅到了系統文件的安全。此外，在分類形式上，數字化電子檔案也有別于傳統的紙質檔案。從數字化電子檔案的發展角度而言，電子檔案中還未具備較優的系統管理模式，應用方面也沒有得到較好的普及，這也是阻礙數字化電子檔案發展的一個實際問題。

3）專業性比較薄弱，工作人員的技能較差。在高校的辦公室中，多數工作人員身兼數職，精力分散使得投入檔案工作的時間精力較少，對于檔案管理的專業知識未能夠嚴格掌握，缺乏檔案管理方面的經驗。檔案管理專業人員也并未構建起較強的檔案管理意識，學習主動性比較欠缺。在工作的過程中，多會混淆新、舊文件等，檔案的歸檔更新未能做到及時處理，數據的采集使用的重復問題多發等，都是實際工作中常有的不足。

2 高校辦公室檔案管理合理解決的對策

在新時代背景下，高校的辦公室檔案管理已迎來了全新的機遇和挑戰，這也促使各大高校開始注重辦公室檔案管理工作的基礎性以及重要性，對此，應當在多方的努力與合作下，提出可靠的應對措施，持續地完善高校辦公室檔案管理工作。

1）制定相應的標準，構建檔案管理的新秩序。在高校辦公室檔案管理中，按“卷”整理和按“件”整理雖然不同，但是伴隨著時代的變遷與發展，二者的優勢以及弊端都已經很突出，因此，筆者建議結合相關專業指導規則和實際，按高校辦公室的實際情況，來作出具體的處理，將兩種方法的優勢發揮出來，構建規范性的、高度實用的、高度系統化的、可行的整理模式。

將“按卷整理”和“按件整理”應用于不同類的檔案管理中。比如說，按卷整理比較適于針對科研領域檔案整理工作，而按件整理則比較適于在高校內部黨群和行政文案整理工作中。而在結合兩者的同時，要綜合考慮學校和該院、該專業的實際情況，基于此來編制出新標準，如此一來，將使得高校檔案管理工作走向新的秩序化管理，其科學性及系統性都將得以全面提升。

2）增強保障，推行全面的檔案數字化。檔案數據通過著錄、掃描等形式，將檔案信息由各種物理載體形式體現出來的信息，全部以數字記錄方式存儲到光盤、磁盤陣列等存儲器中，同時上傳至檔案管理系統通過網絡實現遠程查閱利用，實現高校檔案館的館藏檔案信息向數字化轉化的過程。檔案數字化，能夠使查檔用戶檢索信息更加快捷方便；使檔案管理者更容易實時同步備份；大大縮減檔案的存儲空間；使檔案信息更加安全地保存；對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護。高校要同本校自身的具體情況結合，構建自己的辦公室數字化電子檔案完備的管理規范，明確檔案分類目錄，并規范其操作流程及格式。此外，應當增強對于硬件設施的保障，爭取學校部分資金投入，同學校的信息化中心等相關部門做好積極的配合協作，建立真正的信息化平臺。數字化是新時代、新形勢下，高校辦公室檔案管理需切合的新的要求，為了能夠真正地切合時代發展需求，各高校需在其校內的各個部門及各個科室內部，積極地普及數字化電子檔案的整理手段，構建高校自己的大數據庫，強化各個部門間的良性、高效溝通，促使信息利用率切實提升。

3）注重培訓工作，提高辦公室檔案管理人員的專業性。高校辦公室檔案管理工作需涉及機密安全內容，從事檔案的整理時需要一定的專業性，因此，應對工作人員展開專業性的系統化培訓，以使其在實際工作中發揮出較為出色的工作狀態。為此，高校應在工作崗位需求的基礎上，讓工作人員能夠多學習一些有關檔案管理的專業知識，并定期地組織人員展開檔案管理培訓，將最為準確和新近的檔案管理信息科學地在各部門中傳遞，并組織一些小競賽問答活動等，以鞏固工作人員的學習內容，讓其能夠在意識以及行動上，均有所提升。另外，高校應考慮建立一個可互動的問答平臺，建好網絡聊天群來解答工作人員在實際的工作中所碰到的困難，又或是組織大家分享各自在工作中的實踐經驗和竅門等。針對操作違規的人員，則要給予嚴厲的處罰，對于在工作中有突出表現的人員，則給予比較有激勵性的獎勵，要在工作人員和工作人員之間，形成互幫互助的、良好的學習氛圍。

3 結語

高等院校是持續向社會輸出人才的地方，重在教育培養專業水平過硬的人才，高校辦公室檔案管理的水平也需與此相適應。伴隨著時代的發展與變化，高校辦公室的檔案管理還有許多問題和不足，高校辦公室需對此給出應對措施，要能夠積極地配合學校檔案管理部門在持續的求變中尋找規律，創新方式方法，有效地用于檔案管理的實際中，投入更大的人力與物力，強化人員的專業性培訓，強化他們檔案管理責任意識，讓高校辦公室的檔案管理高度契合于新時代高校發展的要求。