醫(yī)院干部人事檔案管理存在問題及措施

尹 蕾

（淄博市中心醫(yī)院，山東 淄博 255036）

醫(yī)院的干部人事檔案信息，記錄了各崗位員工一生中最原始的各項(xiàng)信息，是醫(yī)院有效任用人才的一個重要參考依據(jù)。這就對干部人事檔案管理提出了嚴(yán)格的要求。為了更好地促進(jìn)醫(yī)院的健康穩(wěn)定發(fā)展，我們就需要對醫(yī)院的干部人事檔案管理進(jìn)行深入的研究和分析。

1 現(xiàn)階段醫(yī)院干部人事檔案管理存在問題

首先，我國現(xiàn)階段醫(yī)院干部人事檔案的收集、整理工作存在不足。由于醫(yī)院人事檔案管理人員的專業(yè)能力較低，多數(shù)不是檔案專業(yè)院校畢業(yè)，使得他們在進(jìn)行醫(yī)院干部人事檔案的收集、整理的過程中，工作不夠?qū)I(yè)，導(dǎo)致應(yīng)該被及時存入檔案的材料沒有被有效的收集。如：職稱評定、優(yōu)秀員工獎勵、年度績效考核、職務(wù)晉升等重要事件發(fā)生的材料，必然會使干部的個人信息發(fā)生變化，這些信息都應(yīng)該被及時、完整的記錄在個人檔案中[1]。由于相關(guān)管理人員工作經(jīng)驗(yàn)不足，對其中很多信息做不到詳細(xì)記錄，從而導(dǎo)致人事檔案信息滯后，不能及時反映相關(guān)人員的情況，制約醫(yī)院對人才的有效管理。還有部分醫(yī)院人事檔案在收集和整理過程中，沒有對這些檔案信息的真實(shí)性和有效性進(jìn)行審核和辨別，也導(dǎo)致很多人事檔案不能夠真實(shí)的反映相關(guān)人員的情況，也給醫(yī)院培養(yǎng)人才帶來了一定的困難。

其次，少數(shù)醫(yī)院不重視醫(yī)院干部人事檔案的存放工作，對于檔案的歸檔沒有明確的制度，致使很多人事檔案在收集之后，存放的比較隨意，沒有進(jìn)行分類歸檔，影響了人事檔案的調(diào)取及使用的效率。醫(yī)院的檔案室還存在沒有有效的標(biāo)簽標(biāo)記，不同類型的人事檔案混合存放，在使用時查找起來非常困難，而且，這種情況也會導(dǎo)致人事檔案的丟失或者損壞等問題，一旦這些問題發(fā)生，很難被及時發(fā)現(xiàn)，造成醫(yī)院人事管理工作不必要的損失[2]。這種不科學(xué)、不合理、不規(guī)范的檔案管理情況，極大的影響了醫(yī)院對于相關(guān)人員真實(shí)情況的了解，也造成了一些不必要的工作阻礙。

第三，許多醫(yī)院對干部人事檔案的管理意識也較弱，使得很多檔案不能夠被有效保護(hù)。有的醫(yī)院雖然有專門的干部人事檔案室，但是對于存放的檔案保護(hù)卻不夠認(rèn)真。我們很多醫(yī)院的人事檔案，一旦存入檔案室，可能很久都不會再進(jìn)行重新核對，這也使得時間較長的人事檔案出現(xiàn)了不同程度的損毀或者缺失。極大影響了人事檔案內(nèi)容的完整性，也導(dǎo)致很多醫(yī)院在進(jìn)行人才評定的時候，無法提供更有力的信息及證 明[3]。另外，由于一些管理人員在工作中態(tài)度不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，不能嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在人事檔案管理中違規(guī)借閱等，致使極個別內(nèi)容被私自篡改，影響了醫(yī)院干部人事檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。

2 新形勢下醫(yī)院干部人事檔案管理的措施

1）加強(qiáng)管理人員的管理意識。由于醫(yī)院干部人事檔案的重要作用，醫(yī)院應(yīng)該高度重視人事檔案的管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行國家的《檔案法》，并根據(jù)醫(yī)院的管理特點(diǎn)，制定詳細(xì)的檔案管理制度，使醫(yī)院人事檔案管理工作能夠科學(xué)、有效、規(guī)范的進(jìn)行。為了保證檔案管理制度的有效實(shí)施，對于醫(yī)院檔案管理人員必須實(shí)現(xiàn)專職專管，專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)是不可缺少的，通過正規(guī)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)強(qiáng)化對管理者培訓(xùn)。要求管理人員要及時、認(rèn)真、細(xì)致的進(jìn)行檔案的收集和歸檔工作[4]。同時也要加強(qiáng)醫(yī)院干部人事檔案管理人員的思想教育工作，要加大對醫(yī)院人事檔案重要性的宣傳，讓每一個管理人員都能夠從思想中深刻認(rèn)識到人事檔案在醫(yī)院健康發(fā)展中的重要作用和意義，從而提高醫(yī)院檔案管理人員的工作意識，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院干部人事檔案管理工作的有效、規(guī)范進(jìn)行。

2）加強(qiáng)人事檔案的審核工作。醫(yī)院干部人事檔案的真實(shí)性，是保證人事檔案有效性的基礎(chǔ)，人事檔案所發(fā)揮的作用，首先就是建立在檔案真實(shí)性的基礎(chǔ)上的。所以，這就要求我們的檔案管理要保證醫(yī)院干部人事檔案的真實(shí)。為了避免在醫(yī)院干部人事檔案信息中出現(xiàn)虛假記載等，我們就要加強(qiáng)人事檔案的審核工作。對于檔案收集和整理過程中出現(xiàn)的虛假信息，我們要從以下幾個方面來預(yù)防。首先，就是在干部人事檔案進(jìn)入檔案室時，就要對檔案內(nèi)容進(jìn)行必要的審核，對于有疑問的信息，我們可以要求相關(guān)人員提供資料的原件以便進(jìn)行復(fù)核。其次，在醫(yī)院干部人事檔案信息整理后，要與相關(guān)人員本人進(jìn)行簽字確認(rèn)，承諾對信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)[5]。第三，完善程序。對人事檔案信息確認(rèn)無誤并簽字后，加蓋單位公章，并對檔案進(jìn)行嚴(yán)格保管，杜絕對檔案內(nèi)容進(jìn)行私下修改等。

3）加強(qiáng)人事檔案的信息化管理。為了避免醫(yī)院干部人事檔案的丟失及損毀等問題，我們也要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的保護(hù)工作。首先就要加大人事檔案管理的資金投入，紙質(zhì)檔案袋更換成符合檔案規(guī)范要求的新型檔案盒，配備移動式檔案密集架。引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理設(shè)備，完善并及時更新醫(yī)院的人事檔案管理平臺，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化和電子化。利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，將人事檔案信息錄入到信息化系統(tǒng)中，這樣，就避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的易丟失、易損毀的問 題[6]。先進(jìn)的信息化電子檔案管理平臺，還能夠使醫(yī)院人事檔案的管理工作更加的簡單易行。醫(yī)院的檔案管理人員可以通過信息化媒介，對人事檔案進(jìn)行分類匯總，對干部的信息進(jìn)行有效分析，并建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，極大的方便干部考察、考核、任免、調(diào)配、統(tǒng)計等工作。通過信息化電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理，可以使我們的檔案信息的保護(hù)工作能夠得到可靠保障。為了使信息化媒介在醫(yī)院干部人事檔案管理中得到有效應(yīng)用，我們就必須確保原始紙質(zhì)人事檔案信息在錄入電子媒介時，信息的及時性、完整性、正確性等，否則，將影響信息化媒介在醫(yī)院人事檔案管理中的作用的發(fā)揮。

4）提高檔案管理人員隊伍的綜合素質(zhì)。為了提高醫(yī)院干部人事檔案管理的效果，我們必須要建立一個高素質(zhì)的人事檔案管理人員的隊伍。高素質(zhì)的人事檔案管理人員，能夠保證醫(yī)院人事管理制度和管理流程的有效執(zhí)行，也能夠減少或者避免人事檔案管理工作中的人為錯誤。這就需要我們選用專業(yè)的檔案管理人才。在招聘檔案管理人員時，需要具備相應(yīng)的從業(yè)資格或者檔案管理資質(zhì)證書，在人事檔案管理人員入職后，還要進(jìn)行必要的入職培訓(xùn)，使其能夠深入理解并掌握醫(yī)院的干部人事檔案管理的各項(xiàng)要求[7]。還要定期組織人事檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使他們的工作能力和管理水平能夠不斷的提升。要培養(yǎng)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，鼓勵管理人員在日常工作中，對相關(guān)的其他領(lǐng)域的知識進(jìn)行主動探索和學(xué)習(xí)，例如：法律知識、計算機(jī)應(yīng)用知識等，這些都將有效的輔助檔案管理人員能夠更好地進(jìn)行人事檔案管理工作。我們還要對醫(yī)院的人事檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的工作考核，對于在工作中不能嚴(yán)格遵守國家《檔案法》和醫(yī)院的檔案管理制度的人員要進(jìn)行相應(yīng)的處罰。

醫(yī)院的干部人事檔案信息具有嚴(yán)肅性，它是醫(yī)院能夠更好的任用人才，評價人才的一個重要依據(jù)。所以，保證醫(yī)院干部人事檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，是醫(yī)院干部人事檔案管理中的重要內(nèi)容。為了更好地收集、整理、管理醫(yī)院干部人事檔案，我們就要加強(qiáng)人事檔案管理意識，加強(qiáng)人事檔案信息的審核，并運(yùn)用信息化技術(shù)等輔助手段提升醫(yī)院干部人事檔案的保護(hù)工作。我們還要不斷的增強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理人才的培養(yǎng)工作，使管理人員具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)，能夠達(dá)到醫(yī)院對干部人事檔案管理的要求，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作和諧健康發(fā)展。