外事檔案收集工作高質(zhì)量開展思考

徐 濤

（綏濱縣人民政府外事辦公室，黑龍江 鶴崗 156200）

1 外事檔案

外事檔案是在外事活動中所形成的歷史資料，是外事活動的歷史憑證和現(xiàn)實(shí)憑證。隨著一帶一路建設(shè)及全球一體化的新發(fā)展態(tài)勢，國家之間的合作日益增多，區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作日益加強(qiáng)，在這個(gè)過程中形成了越來越多的外事檔案。充分發(fā)揮外事檔案的歷史憑證與現(xiàn)實(shí)憑證屬性，更好地記錄歷史和為當(dāng)前外事工作提供有益的決策參考。外事檔案涉及內(nèi)容眾多，包括經(jīng)濟(jì)、科研、人才等經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域中的各類資料與憑證，通過對外事檔案中的影音資料、圖片資料、文字資料的有效管理，不單能夠體現(xiàn)外事工作的成效，保存好歷史憑證，同時(shí)也能夠?yàn)楹罄m(xù)開展外事工作提供相應(yīng)的決策參考文獻(xiàn)和參考數(shù)據(jù)。在外事檔案管理工作中，應(yīng)明確以下幾個(gè)方面的內(nèi)容。一是外事檔案的管理崗位與職責(zé)設(shè)定應(yīng)當(dāng)明確。隨著外事活動的增多，外事檔案作為檔案管理工作中的分支，已經(jīng)獨(dú)立成為一項(xiàng)重要的檔案管理內(nèi)容，這就要求在外事檔案管理工作中設(shè)立相應(yīng)崗位和明確崗位職責(zé)，使外事檔案管理工作能夠合法合規(guī)的開展。二是外事檔案管理信息化程度應(yīng)不斷提升，隨著外事活動的增多，相應(yīng)的檔案資料不斷增加，應(yīng)依托于現(xiàn)代化的信息技術(shù)不斷提升檔案管理的水平，使外事檔案能夠合規(guī)、有效、安全的保存和開發(fā)利用，更好的服務(wù)外事工作。三是外事檔案管理的紀(jì)律要求應(yīng)嚴(yán)格。外事檔案與其他普通檔案有著安全性要求更高的特點(diǎn)。因此，外事檔案管理工作中除按照檔案管理法律法規(guī)的要求，還應(yīng)按照外事工作相關(guān)規(guī)定，設(shè)定外事檔案管理制度，使外事檔案管理工作符合外事管理工作規(guī)范。

2 外事檔案收集工作高質(zhì)量開展路徑

新時(shí)代外事檔案在區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中發(fā)揮著越來越突出的作用，尤其是對于邊境區(qū)域，通過外事檔案的收集、整理、鑒定、保管、開發(fā)利用能夠更好地服務(wù)相關(guān)領(lǐng)域工作。從當(dāng)前外事檔案收集工作的實(shí)際看，努力實(shí)現(xiàn)外事檔案收集高質(zhì)量開展應(yīng)從收集的范圍、收集的原則、收集的程序、崗位職責(zé)的明確等方面進(jìn)行探索與嘗試。具體言之，一是新時(shí)代外事檔案收集的范圍確定。外事檔案是在外事活動中所形成的檔案內(nèi)容，在外事檔案收集工作中，明確外事檔案的收集范圍是外事檔案收集工作的基礎(chǔ)和前提，在具體工作開展中，應(yīng)從區(qū)域、部門工作的實(shí)際出發(fā)，制定和明確外事檔案的收集范圍，即不擴(kuò)大收集范圍，也不能縮小收集的范圍，應(yīng)按照國家法律法規(guī)，結(jié)合工作實(shí)際盡可能得清晰、精準(zhǔn)明確外事檔案的收集范圍。二是新時(shí)代外事檔案收集的原則。對于新時(shí)代外事檔案收集的原則，各個(gè)區(qū)域、各個(gè)部門應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際進(jìn)行確定，一般而言，應(yīng)包括價(jià)值原則、規(guī)范準(zhǔn)確原則、信息安全等方面的原則，也就是說外事檔案收集應(yīng)保證外事檔案具有歷史價(jià)值與現(xiàn)實(shí)價(jià)值，并保證檔案收集的規(guī)范化、準(zhǔn)確化原則，最為重要的是從外事檔案的實(shí)際出發(fā)，保證外事檔案在收集、保管等全過程的信息安全原則。三是新時(shí)代外事檔案收集的程序。外事檔案收集工作是外事檔案管理工作的一項(xiàng)起步工作，也是外事檔案管理的基礎(chǔ)性工作，在具體工作中應(yīng)從工作實(shí)際出發(fā)制定檔案收集的程序，以程序的嚴(yán)謹(jǐn)保證檔案收集的規(guī)范性，通過程序的設(shè)定，明確檔案收集的發(fā)起、檔案收集的責(zé)任人，以及相關(guān)的步驟，使外事檔案收集工作能夠符合國家法律法規(guī)規(guī)范，也能夠符合外事工作的規(guī)范，進(jìn)而保證外事檔案收集工作的合法合規(guī)性。四是新時(shí)代外事檔案的崗位職責(zé)。外事檔案管理工作涉及內(nèi)容眾多，對于外事檔案管理工作中的每一項(xiàng)工作內(nèi)容應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況在具備條件下應(yīng)設(shè)立專門崗位，對尚不具備條件的部門也應(yīng)明確崗位職責(zé)，通過崗位設(shè)置和崗位職責(zé)的明確確保檔案收集工作不越位、不缺位，真正履行和發(fā)揮好外事檔案收集工作的職責(zé)，為后續(xù)外事檔案編研工作、信息資源開發(fā)利用工作等提供有力支持，更好地發(fā)揮外事檔案的歷史憑證作用和決策參考作用。

3 外事檔案收集工作建議

外事檔案是新時(shí)代外事檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，在外事檔案收集工作中，應(yīng)從區(qū)域、部門外事工作的實(shí)際出發(fā)，充分學(xué)習(xí)和掌握新時(shí)代檔案管理工作的理論，加強(qiáng)外事檔案收集的業(yè)務(wù)總結(jié)，更好的運(yùn)用信息技術(shù)提升外事檔案收集的效率和實(shí)效，使外事檔案管理工作從收集工作做起，起好步、開好頭。對于外事檔案收集工作高質(zhì)量開展而言，結(jié)合工作實(shí)踐，本文提出以下三個(gè)方面的工作建議。一是新時(shí)代外事檔案收集工作應(yīng)加強(qiáng)新時(shí)代檔案管理創(chuàng)新理論的學(xué)習(xí)。外事檔案是檔案管理工作中的具體工作，在外事檔案管理工作中應(yīng)加強(qiáng)對于新時(shí)代檔案管理創(chuàng)新理論的學(xué)習(xí)，以理論指導(dǎo)實(shí)踐工作，通過創(chuàng)新理論與實(shí)踐工作的深度融合，提升外事檔案管理工作的水平和質(zhì)量，尤其是在外事檔案收集工作中的收集范圍、收集原則等方面的創(chuàng)新理解，對于實(shí)踐工作具有更強(qiáng)的指導(dǎo)意義。二是新時(shí)代外事檔案收集工作應(yīng)加強(qiáng)工作總結(jié)和業(yè)務(wù)交流。隨著國內(nèi)、國外雙循環(huán)的新格局構(gòu)建，外事檔案收集工作與以往相比較具有了新內(nèi)容、新特點(diǎn)，這就需要外事檔案管理工作人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)總結(jié)、業(yè)務(wù)交流，動態(tài)修正、完善外事檔案收集工作的內(nèi)容、程序、規(guī)范，使外事檔案收集工作能夠符合外事管理工作的需求，更好地發(fā)揮外事檔案的憑證價(jià)值和參考價(jià)值，為外事工作提供更加有力的文獻(xiàn)支持。三是新時(shí)代外事檔案收集工作應(yīng)更好的運(yùn)用信息技術(shù)提升外事檔案收集以及管理的全過程。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持，在外事檔案管理工作中應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)所帶來的新科技、新成果，將信息技術(shù)的最新應(yīng)用與外事檔案收集及相關(guān)工作進(jìn)行深度的融合，形成外事檔案收集信息技術(shù)支撐體系，特別是從外事檔案信息安全的角度出發(fā)，更好的保證外事檔案收集及管理全過程的信息安全。