河南省濮陽縣聲像檔案管理的調查與思考

信 麗

（河南省濮陽市中原油田分公司檔案管理中心，河南 濮陽 457001）

1 調查

1）聲像檔案的形成和收集情況。（1）聲像檔案的形成情況。主要包括兩個方面：一是形成時間情況。從聲像檔案形成的時間來看，最早的可推至80年代初，2010年以前有斷年度的，近幾年每年都有；盡管大都沒有整理，但保管基本完好。二是形成數量情況。從聲像檔案形成的數量上看，年代越往前數量相對越少，尤其是2010年以前的聲像檔案資料有斷年度現象，有重大活動的年度聲像檔案資料偏多。（2）聲像檔案的收集情況。主要包括三個方面：一是年代越靠前檔案材料越少。二是使用膠片相機拍攝的照片檔案材料中缺少底片和使用數碼相機拍攝的照片檔案材料缺少電子版問題普遍存在。三是錄音、錄像檔案資料由于保管的原因大都不能提供利用。

2）聲像檔案的整理與保管期限判定情況。調查結果顯示，濮陽縣被調查的40個單位聲像檔案的整理情況如下：（1）20個鄉（鎮）檔案整理情況。沒有一個鄉（鎮）是按照規范整理的。（2）20個縣直單位聲像檔案整理情況。20個縣直單位有18個單位有照片檔案資料，這18個單位中有15個單位用相冊保管，但這15個單位用的都是普通家用相冊，只有照片，沒有文字說明。（3）聲像檔案的保管期限情況。在聲像檔案的整理中都沒有界定保管期限。

3）聲像檔案的保管、利用與接收進館情況。（1）保管情況。主要包括三個方面：一是少部分單位由檔案室集中統一保管。二是多數單位綜合檔案室、辦公室、職能股室多頭保管聲像檔案。說明產生聲像檔案資料的辦公室和職能股室人員，將辦理完畢的檔案材料及時整理、移交的意識不強，或者是基于自己使用方便不愿意移交；二則也說明，單位檔案人員宣傳和指導、監督的力度不夠。三是錄音、錄像檔案的保管條件偏差。（2）利用情況。從聲像檔案查閱利用情況來看，存放在單位檔案室的聲像檔案，有登記不全的查閱利用記錄。（3）聲像檔案的進館情況。從聲像檔案的進館情況來看，不論是在單位檔案室保存的，還是在各單位辦公室（或職能股室）保存的，一部分超過了向國家綜合檔案館移交的時限，但都沒有移交進館[1]。

2 思考

1）聲像檔案形成和收集中普遍存在“檔案意識不高”、“檔案材料偏少”等問題，檔案行政管理部門應在提高聲像檔案意識，明確聲像檔案收集范圍上下功夫，確保聲像檔案材料齊全完整，逐步實現聲像檔案形成和收集規范化。其一，從“聲像檔案的形成情況”的調查分析結果不難看出：各單位檔案員和單位產生與保存聲像檔案資料的人員，雖然基本上都能夠認識到聲像檔案的重要性，但檔案意識普遍不高。這就要求各單位檔案員、辦公室人員進一步提高聲像檔案意識，從聲像檔案形成之源頭抓起，嚴格把好“聲像檔案形成關”，確保聲像檔案材料齊全、完整、規范。這也是做好聲像檔案管理工作的首要前提。其二，從“聲像檔案的收集情況”的調查分析結果不難看出：聲像檔案材料偏少和缺少底片和電子版的問題比較普遍。這就要求檔案行政管理部門出臺相應辦法，規定出聲像檔案的收集范圍，標明聲像檔案的具體收集材料，各單位也要建立健全聲像檔案材料收集制度，及時向檔案室移交辦理完畢的聲像檔案資料。各單位檔案員和單位產生與臨時保管聲像檔案資料的人員，尤其是檔案員，要想搞好聲像檔案材料收集工作，實現聲像檔案形成和收集規范化，筆者認為，至少應做到以下幾個方面：一要按照聲像檔案材料的收集范圍收集聲像檔案材料，做到主動及時、全面準確、保質保量、安全保密；二要了解和掌握形成聲像檔案材料的信息及規律，不失時機地向材料形成部門收集應歸檔材料，并與其建立聯系制度和收集網絡；三要確保歸檔的聲像檔案材料真實規范、完善齊全、手續完備，做到照片與底片相符、與電子版相符，聲像檔案材料有形成時間、人物、地點、事由等。四是對符合歸檔要求的聲像檔案材料，要按收進材料的時間順序，登記在聲像檔案材料收集目錄上，并在當月內歸入檔案冊；五是對不符合歸檔要求的聲像檔案材料，要及時通知形成材料的部門更正或補送、補辦手續，限期報送；六要統一布置填寫的應當歸檔的聲像檔案材料，要限定時間、及時收集，逾期不報的要予以催收；七是要定期核查所管理的聲像檔案，發現所缺聲像檔案材料，及時登記在《索取所缺聲像檔案材料登記簿》上，主動向有關部門和個人查詢 索取[2]。

2）聲像檔案整理中普遍存在“整理不規范”、“方法不科學”、“沒有劃定保管期限”等問題，檔案行政管理部門應在科學制定聲像檔案整理方法，合理確定聲像檔案保管期限上下功夫，確保整理規范、方法科學、保管期限準確，逐步實現聲像檔案整理規范化。，其一，濮陽縣的聲像檔案整理工作應該引起高度重視并提迅速到議事日程上來，檔案行政管理部門應該結合本地區實際，制定出比較科學的適合本地區聲像檔案實際的具體整理方法，加大指導和監督的力度，逐步實現聲像檔案整理的規范化、科學化。其二，聲像檔案作為四大門類之一種的檔案來管理，應該視聲像檔案資料產生的具體有用價值定為永久。長期、短期三種保管期限來保存。

3）聲像檔案保管、利用和移交進館中普遍存在“保管分散不集中”、“保管條件偏差”、“利用隨意不規范”、“移交進館不及時”等問題，檔案行政管理部門應在科學確定聲像檔案保管模式，改善保管條件，嚴格確定聲像檔案查閱利用程序，規范聲像檔案移交進館方面下功夫，確保保管集中、保管條件適宜、利用規范、進館有序，逐步實現聲像檔案保管、利用和移交進館規范化。其一，各單位檔案員和產生并臨時保管聲像檔案資料的人員，充分認識聲像檔案集中保管的重要性和分散保管的局限性，科學確定聲像檔案保管方式，確保聲像檔案相對保管集中，從而逐步實現聲像檔案保管規范化。其二，各單位檔案保管部門，建立健全聲像檔案查閱利用制度，嚴格確定聲像檔案查閱利用程序，確保聲像檔案查閱利用規范，從而逐步實現聲像檔案查閱利用規范化。各單位聲像檔案保管部門，要想做好聲像檔案查閱利用工作，實現聲像檔案查閱利用規范化，筆者認為，至少應做到以下幾個方面：一是查閱利用聲像檔案必須填寫“查閱利用聲像檔案申請”，經單位分管領導或者辦公室主任簽字蓋章后方可登記查閱利用；紀檢、監察、檢法部門因工作需要，了解聲像檔案情況時，可提供有關部分內容。二是查閱利用聲像檔案前，必須弄清查閱利用檔案的用途或理由；對符合查閱聲像檔案條件要求的，方才給予接待，并對其查閱利用的有關用途予以保密，不隨意泄露；三是查閱利用聲像檔案人員應按要求認真填寫《查閱利用聲像檔案情況登記表》，閱檔時不得隨意圈劃、拆散、抽換、污損檔案。四是聲像檔案一般不得外借，確因特殊情況必須借用的，應在“借閱利用聲像檔案申請”中填明借閱理由，報經單位分管領導同意后，方可借出；借出檔案一般不超過15天，若不能按期歸還，應辦理續借手續，續借不得超過一周。其三，縣級檔案管理部門按照《檔案法》、《河南省檔案管理條例》及其他有關檔案移交進館的規定，制定并迅速啟動聲像檔案進館程序，以制度或者辦法的形式加以規范，同時建立健全聲像檔案進館的長效機制并長期堅持、持之以恒，從而連綿不斷地將已到進館期限的基層檔案室保管的聲像檔案陸續接收進館，逐步實現聲像檔案移交進館規范化、制度化。