我國不動產登記檔案管理存在的問題及對策

肖松樂

（天津市市區不動產登記事務中心，天津 300202）

我國不動產登記工作起步較晚，但發展迅速，經歷了不動產登記改革之后，我國不動產登記工作朝著更為規范方向發展，并成為社會公眾十分關注的政府事務之一。在此工作中形成的不動產登記檔案在改革過程中面臨著很多問題，這些問題如不及時解決，對我國不動產登記檔案工作將帶來極大的困擾。

1 我國不動產登記檔案管理存在的問題

1）管理機構合并難。不動產登記起初采用的是分散登記制，每個部門都有自己的信息管理程序、信息管理系統，以及背后隱藏的既得利益。分散登記轉變成統一登記制，必然會牽涉到各個部門背后的利益重新分配問題，這是阻礙不動產登記檔案統一管理的最實際的一個問題。統一登記職責，國家相關部門對于除此以外的管理職能并沒有做硬性的規定，只是要求各地從實際出發，這也就導致各部門都希望保留自己的既得利益，阻礙不動產管理機構的合并。

2）檔案信息整合難。不動產登記檔案涉及的內容非常廣泛，形式多樣，數量巨大，標準不一。統一登記制度實施后，將以往所有的檔案資料進行統一匯總、整理，難度系數極大。同時各個部門不動產登記檔案的格式、保存的標準、數據采集標準等都各不一樣，彼此銜接性不強，這也就意味著之前的檔案保存都需要重新進行，這樣也就導致不動產登記檔案的信息整合起來工作量非常大。

3）相關業務統一難。不動產登記業務大致上可以分為8種：首次登記、變更登記、更正登記、轉移登記、預告登記、注銷登記、異議登記、查封登記。8種登記類型下又細分62種申請類型，從分類角度來看，種類復雜，形式多樣。這62種申請類型針對不同的不動產類型，有不同的不動產登記檔案管理要求，彼此之間互不銜接，不動產檔案登記想要準確的銜接在這樣的情況下變得異常困難。

2 不動產登記檔案問題產生的原因

1）資金投入不足。按照我國行政體制的劃分，不動產登記檔案管理工作屬于政府的日常工作安排。檔案信息管理平臺本身又不能開展有償服務，無法與市場經濟相掛鉤，不能創造經濟效益，資金來源主要是由政府的撥款。檔案管理工作一直默默無聞，不受上級領導的重視，資金投入比較少。不動產登記檔案網絡信息平臺的建設需要相關部門搭建網絡平臺，購置設備，鋪設網絡以及后期網絡與設備的維護與運營均需要資金的投入。除了政府撥款外，不動產登記中心幾乎沒有額外的經費，這勢必會影響不動產登記檔案工作的有效開展。

2）沒有統一的標準。在過去，不動產登記資料分散在國土、林木、海域等多個部門中，登記機關比較分散，沒有采用統一的管理標準、數據采集標準以及信息化標準，各單位各自為政，查閱利用是非常不方便?，F實生活中如果一個單位或個人想要查詢不動產登記資料，可能需要登錄多個信息系統，甚至需要到保管場所實地進行查詢，這給交易安全帶來了不小的隱患。

3）專業人員的流失。不動產登記檔案是經濟建設和社會發展必不可少的信息資源，具有相當重要的地位，但是現實生活中很多領導達不到這樣的認識，認為檔案可有可無，對檔案工作重視不夠，支持也不夠，檔案工作一直處于默默無聞的尷尬境地。工作量大，又缺少相應的激勵、鼓勵制度，挫傷檔案管理人員的工作熱情和職業認同感，致使流失了許多專業的檔案管理人員，崗位變化頻繁。

4）管理機制不完善。各部、各級檔案管理機構人員編制不同，有的是公務員管理，有的是事業編制管理，甚至有的地方還是合同制管理，標準不一，沒有形成統一的管理，影響工作的落實。同時，各個機構檔案管理模式不一樣，土地檔案管理采取的是垂直管理，單一領導，而房屋、林業、海域等檔案則采取分散管理，市級負責監督、指導，區縣級負責實際檔案管理。這也就是導致各個部門檔案管理發展不均衡，有的部門由于撥款多、上級重視等原因發展比較快，而有的部門發展比較慢，影響工作效率。

3 我國不動產登記檔案管理的保障措施

1）建立不動產登記基礎信息平臺。建立統一的不動產登記信息管理平臺是《不動產登記暫行條例》的明確要求，是完善不動產登記檔案管理體系的必然要求，也是落實不動產登記制度的技術支撐。這對保障交易安全、提升管理能力、整合行政資源、便民福利都具有重要的意義。以不動產登記信息平臺為基礎，建設不動產檔案管理系統，實現歸檔、查詢、服務、監督等多個功能。我們應該將宗地統一代碼與電子文件管理有機結合在一起，將電子文件歸檔與管理的統一結合在一起，開發國家級別不動產登記檔案管理信息系統，搭建電子文件數據交換體系，為不動產統一登記信息化奠定基礎。

2）理順機制，落實職責。檔案資料是登記業務的附隨物，登記職責統一，如果檔案資料還繼續分散管理，將不利于建立統一的不動產登記制度。國土資源部門相對于林業、農業等其他部門而言，信息化程度比較高，也初步建立了業務管理平臺，由它負責不動產登記檔案的管理是最合適不過的。相對而言，房管部門的房產登記雖然也比較規范，但是上下級系統不一，整合起來也比較困難。第三，不動產登記以土地登記為主，國土部門統一登記有利于將多個部門無法解決的難題集中到一個部門整合，比較方便。因此，國土資源部門具有統一規范整理不動產檔案的先天優勢與條件。

3）建立風險防范機制，維護信息安全。建立統一社會信用代碼制度以及不動產信息公開查詢制度都是解決信息安全問題的關鍵。公開查詢制度必須分布進行，不能一賦而就：首先優化窗口查詢服務，各個登記機關以及職能部門建立內部網絡，實現內部信息資源的共享；再對窗口和網絡平臺實行并舉，實行公開查詢，實現不動產登記信息的共享。在做這些的同時，必須做好風險防控工作，采取風險保密措施，保證信息的安全。

4）優化人才結構，加強人才隊伍建設。檔案人才的培養和任用是推動不動產登記檔案事業的根本與前提。挑選優秀的檔案管理人才是人才培養的基礎。積極向社會公開選拔優秀專業人才，充實人才隊伍。不動產登記檔案管理工作要求檔案工作人員有統籌規劃、業務創新的能力。從文件的收集、管理到形成；從檔案的保存、開放到規范制定，都需要工作人員有清晰的規劃和良好的目標。不動產登記檔案管理需要明確檔案部門各個崗位的職能和定位，決策層是檔案信息管理的組織者和領導者，必須有一定戰略格局，長遠眼光，全局意識和現代科技意識；技術人才解決現代檔案管理中的技術問題。

4 結論

現今我國的不動產登記檔案主要分為兩類：電子檔案和紙質檔案，它們對應著各自的管理模式，電子檔案是按照虛擬模式進行管理，紙質檔案則是物理管理模式，根據集中程度不同，將物理管理形式分成高度集中式、分散集中式以及集約管理式三種形式，分析各個模式的優缺點，以尋找到最適合中國當前階段的檔案管理模式。保存檔案是為了利用，沒有利用價值的檔案不是檔案。