地質系統文書檔案規范化管理工作的相關探究

肖 敏

（廣東省核工業地質局檔案館，廣東 廣州 510000）

隨著近年來我國經濟的不斷增長以及對于能源埋藏地的勘探和對西部的開發地質檔案管理工作，成為一項十分重要的管理內容，與此同時，現代社會背景下對于大類信息的查閱需求在不斷增加，對地質檔案的管理工作，也提出了更高的要求。除此之外地質檔案在工作時作用的領域也越加廣泛，包含的不僅僅是地質工程，也包含城市化建設和水利交通等多方面的內容，工作人員需要在開展管理的過程中對這一系列的相關內容作出進一步的優化，只有這樣才能使我國的現代化地質系統管理工作的整體質量得到提升。就目前來說，我國的地質檔案在進行檢測時相關工作人員依舊需要按照相關的條例在工作中開展一系列的管理，這種現象能夠有助于提高整體的管理與質量，這樣有助于促進地質資源的勘探和開發。

1 信息化背景下地質系統文書檔案庫規范化管理存在的問題

1.1 重視程度不夠

在檔案進行管理時，涉及檔案庫的諸多部門以及檔案管理人員，但相關管理人員都并沒有重視檔案庫內部的檔案庫規范化管理工作，大多數檔案管理人員都將工作重點放在宣傳質量的提升上。除此之外，在檔案庫內部，大多數檔案都沒有進行有效的對外公開，工作人員不能隨意查閱，這就導致檔案庫內的相關管理人員忽略了檔案庫規范化管理工作的重要性。在大部分檔案庫或者單位內部工作人員，在進行檔案庫信息庫建設時，都僅僅是通過信息錄入的方式進行檔案庫規范化管理，這種管理方式的整體效率較低，并且在進行查閱時難度比較大，并且還有很多檔案庫在進行檔案庫信息化數據庫建設時，甚至沒有建立相應的檔案數據庫，導致如果檔案需要進行遠程調取，則無法進行。

1.2 標準有待完善

在傳統的文書檔案管理工作中，雖然大部分檔案庫都在逐漸開展自身的檔案庫規范化管理工作，但總的來說并沒有建立完善的管理制度以及管理體系，這就導致檔案庫的管理機制依舊較為落后，直接導致檔案庫規范化管理工作落實不到位，并且由于企業內部的獎懲制度不完善，無法進行有效的工作創新這些因素都直接導致檔案庫規范化管理工作處于不規范和不科學的狀態，最終影響了管理工作的整體機制，導致其無法在宣傳改革過程中發揮其應有的效果。

1.3 材料不夠齊全

檔案的材料缺失是導致管理工作無法順利進行的關鍵，工作人員在進行現代化的管理時，如果沒有意識到檔案的重要性，就會導致在檔案的錄入時出現一系列的缺失，工作人員在對缺乏的數據進行記錄時，甚至有可能為了省事直接謊報數據或者單位，這些因素都有可能導致檔案的管理工作無法順利進行影響，最終的管理質量。

2 信息化環境下地質系統文書檔案庫建設的主要方向以及思路

2.1 提升重視程度

在進行管理時，相關工作人員的檔案管理工作應當由管理人員自身進行，所以需要提高管理人員的工作重視度，使相關管理工作人員養成良好的職業道德，為管理人員培養高度的責任感，使其在工作時保持嚴謹的工作態度，尤其需要借鑒和吸收優秀的檔案管理研究成果，使檔案管理工作能夠成為檔案管理工作人員的使命和責任，強化其工作意識。除此之外，在企業內部還需要強化宣傳力度，使基層的一線工作人員能夠主動參與到檔案管理工作中，明確檔案管理工作并非簡單的檔案信息登記，更重要的是維護企業的正常運行。

2.2 加強人員素質

在進行檔案信息的優化時，需要不斷對人員的素質進行提升，檔案管理人員需要掌握數字化管理的重要性，并且將網絡信息建設應用于其中，通過這種方式能夠使工作人員的綜合素養得到提高，能夠了解檔案管理，數字化建設和規范化管理的重要性，這樣才能使數字檔案的管理水平提升。強化人員的素質有助于使檔案管理人員了解現代化的信息化和云存儲，這樣能夠保證文書檔案管理的、整體質量使文書檔案管理與現代化的網絡信息技術相接軌。工作人員還需要不斷學習現代化的信息化以及云計算知識使數據能夠形成有效的全方位管理，這樣能夠在一定程度上使檔案管理的整體質量得到提升，也有助于保障檔案管理的安全性。

2.3 完善管理系統

在進行體制建設時，可以從信息收集、檔案保管以及借閱等多個步驟進行流程完善，使各項管理工作都能夠參考對應的管理制度進行，避免由于員工工作疏漏出現的不規范現象。除此之外，通過合理的管理，還能夠使工作人員各司其職，嚴格按照規章制度進行各項操作，并且還需要規范認定制度以及查漏補缺措施，使信息收集具有一定的可信度和科學性。

2.4 確實把握檔案“網絡化”建設的關鍵環節

檔案庫在建設過程中要求檔案“網絡化”建設統一規劃，并且分布在我國各個地區都需要進行進一步的推進，一邊建設，一邊使用，使檔案庫的信息技術逐漸提升，而圍繞這一指導思想和目標，各個檔案庫都需要結合當地或者單位的實際狀況，尋求其中存在的問題，并制定切實可行的檔案管理建設這樣才能制定可行的實施計劃，工作人員應當盡可能把握多個方向的目標，才能有助于使檔案“網絡化”的建設質量得到提升。

檔案“網絡化”建設在發展過程中，一定要按照相應的標準進行實施，但在實際工作時也需要考慮到各個單位的實際狀況、在進行建設規模的優化時，無論是規模還是模式，都不可以將我國通用的檔案庫管理體系應用于其中，應當盡可能根據不同區域的檔案庫發展狀況以及運行模式進行調整，這樣才有助于使檔案庫的整體管理質量得到優化。

其次在進行檔案庫的管理時，工作人員需要了解檔案“網絡化”建設的主要方向以及建設規模，確定其中的關鍵點，在進行檔案庫的現代化網絡建設時，其重點應當放在網絡網站或APP的建設中，確保信息資源得到有效地開發，并且還需要做好有效的信息保密，只有這樣才能夠使檔案管理的質量得到提升，工作人員應當高度關注并且集中突破。“網絡化”建設在開展過程中，應當根據區域的信息實際需求以及檔案提供能力進行調整，切實發揮檔案庫的最大效能，并將其作為工作的出發點和落腳點，開展一系列的建設工作。

規劃建設具有極強的專業性和技術性相關的從業人員，一定要具備完整的專業知識和網絡維護技能工作人員，也需要在進行人力資源的培養時，做好現有隊伍的優化建設，也可以在社會上盡量尋找一部分具有高度專業技能的工作人員，通過這種方式使內部的人力資源管理質量得到提升，就目前來說首先就需要突出計算機以及網絡環境的使用管理，并強化安全防護和多媒體等相關知識的培訓，尤其需要提高檔案人員的綜合素質和能力，這樣才能有助于滿足檔案“網絡化”的建設需求，使檔案的整體管理質量得到優化。

2.5 根據實際需求設計檔案管理的電腦軟件，推進數字檔案的工程建設

首先要事先做好有效的規劃和管理規范建設，避免出現重復和浪費的情況，例如采用機讀目錄數據交換格式和xml技術應用標準并建立完整的計算機檢索體系，需要由相關工作人員對整個檔案庫的運行狀況做出相應的評估，保障檔案數據檢查能夠更為順利地進行使檔案信息資源能夠隨時隨地得到有效的調用。除此之外，還需要正確認識檔案的“網絡化”建設。檔案的“網絡化”建設并不是指將檔案全部錄入數據庫中即可，而是需要在能夠進行檔案調用時，快速從數據庫中進行檢索，這樣對于檔案數字信息庫的建設質量要求較高，所以工作人員需要根據檔案的特點設計相應的管理軟件，并有序推進數字檔案的工程建設。

3 總結

從信息化的視野下進行分析，能夠幫助地質系統文書檔案庫開展文化資源檔案管理，研究人員在進行研究時，也需要立足于信息化和數字檔案的有效結合，地質系統文書檔案庫的檔案管理人員需要了解在大數字環境下開展數字檔案管理的必要性，并結合實際狀況分析目前高等院校周文化資源檔案在管理中存在的問題，盡可能擴信息化的容量，并提高資源的合理管理性，只有這樣才能夠使檔案的整體管理質量得到保障。