探討提高文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的意義及對策

姚麗瓊

（武漢市氣象局，湖北 武漢 430040）

新時(shí)代，文書檔案年度整理歸檔作為事業(yè)單位內(nèi)部最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)工作，此項(xiàng)工作有著非常重要的地位。文書檔案年度整理歸檔工作是展現(xiàn)一個(gè)事業(yè)單位檔案管理工作是否成功的具體表現(xiàn)形式，它對檔案能否在工作中被充分利用起著巨大的影響意義。最近幾年，我國各項(xiàng)政策體制都在不斷改革發(fā)展，這些政策的發(fā)展也促使文書檔案立卷的改革，從而在提升了文書檔案年度整理歸檔工作的整體效率上面，取得了很好的成果，再加之“8號令”的實(shí)施出臺(tái)，讓各個(gè)事業(yè)單位都更加重視年度檔案整理歸檔工作。可是，即便如此從目前我國事業(yè)單位內(nèi)部的文書檔案年度整理歸檔工作細(xì)節(jié)來看，依然還有許多問題有待優(yōu)化改革。

1 文書檔案年度整理歸檔的概述

文書檔案整理歸檔工作包括：文書整理、檔案管理等方面的工作，事業(yè)單位的文書管理部門必須要將處理完畢且有重要價(jià)值的檔案依照它形成進(jìn)程中出現(xiàn)的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律開展分類整理工作，然后再將文書檔案裝盒、歸檔。在開展文書檔案年度整理歸檔工作的時(shí)候，相關(guān)工作人員要對文書檔案開展集中處理，把一些臨時(shí)性、重要性差的文書檔案摘除，對有重要價(jià)值意義的文書檔案開展整理工作。在這個(gè)工作流程中，文書檔案年度整理歸檔工作如果出現(xiàn)了嚴(yán)重紕漏，就會(huì)致使文書檔案狀態(tài)零散，進(jìn)而發(fā)生文書檔案損毀、丟失的情況發(fā)生，嚴(yán)重影響文書檔案的保存和后續(xù)查閱，這對有關(guān)工作的開展過程起到了極大的阻礙和影響。

2 文書檔案年度整理歸檔工作的現(xiàn)存問題

1）認(rèn)知度不夠。在開展相關(guān)工作的時(shí)候，文書檔案年度整理歸檔現(xiàn)存的首要問題就是事業(yè)單位及其內(nèi)部相關(guān)工作人員對此項(xiàng)工作的重視程度和認(rèn)知程度不夠。很多事業(yè)單位與相關(guān)管理人員在開展文書檔案年度整理歸檔工作的時(shí)候依然沒有明確認(rèn)識到它的必要性，也沒有做到針對此項(xiàng)工作給予其充分的發(fā)展空間和支持，許多管理人員都不能完全做到對文書檔案年度整理歸檔工作實(shí)際影響意義的全面認(rèn)知，也不能把握此項(xiàng)工作對于事業(yè)單位整體經(jīng)營的重要影響。因此，文書檔案年度整理歸檔工作沒法從中得到應(yīng)有的重視和支持，進(jìn)而導(dǎo)致了后續(xù)工作不能順利展開。另外，此項(xiàng)工作如果不能得到高效的重視，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)管理層就不會(huì)給其投入運(yùn)作資金等相關(guān)資源，此項(xiàng)工作的工作辦法就會(huì)固步自封，人員構(gòu)架上也會(huì)一直得不到更新，進(jìn)一步讓此項(xiàng)工作的效率和質(zhì)量無法達(dá)到理想目標(biāo)。

2）收集難度大。在事業(yè)單位文書檔案年度整理歸檔工作上，許多職能部門和工作人員因?yàn)闆]有對文書檔案收集及整理起到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部一直存在“輕檔案，中經(jīng)營”的錯(cuò)誤理念。這就致使文書檔案管理相關(guān)工作人員的主動(dòng)性和對工作的積極性比較差，在文書檔案的收集整理上工作不夠仔細(xì)認(rèn)真，造成了文書檔案收集工作的完整度上受到了惡劣的影響，從而不能保障后續(xù)年度整理歸檔與收集工作間的有機(jī)連接。

3）相關(guān)工作人員專業(yè)素養(yǎng)太低。文書檔案年度整理歸檔工作在進(jìn)行中，相關(guān)工作人員在其中作為關(guān)鍵影響因素，只有確保相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)得到提升，才能夠真正保障文書檔案年度整理歸檔工作的整理效率與質(zhì)量能夠達(dá)到既定目標(biāo)。但是因?yàn)樵S多事業(yè)單位在日常工作中并沒有對文書檔案管理工作重視起來，就構(gòu)成了對檔案管理的相關(guān)工作人員并沒有開展培訓(xùn)、教育工作等，這就導(dǎo)致相關(guān)工作人員的實(shí)踐能力，因?yàn)殚L期缺少專業(yè)技能和理論知識而一直停滯不前甚至有退化趨勢，從而讓相關(guān)工作人員不能與不停進(jìn)步發(fā)展的信息化時(shí)代相接軌，也沒有辦法將新時(shí)代下的新技術(shù)運(yùn)用到檔案整理歸檔工作中，不能滿足新時(shí)期文書檔案年度整理歸檔工作的各類 需求。

4）信息化和現(xiàn)代化程度不高。當(dāng)下，我國已經(jīng)全面步入了信息化技術(shù)社會(huì)發(fā)展時(shí)期，所以，文書檔案年度整理歸檔工作也必須要緊跟現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展趨勢。可是，現(xiàn)在許多事業(yè)單位因?yàn)橘Y金投入等原因，構(gòu)成事業(yè)單位內(nèi)部庫存設(shè)施不能滿足文書檔案整理歸檔工作的最低標(biāo)準(zhǔn)需求，檔案在保管整理上面的安全化、信息化程度也比較落后，進(jìn)而引發(fā)管理質(zhì)量和工作效率低下的問題。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展普及，檔案管理工作的現(xiàn)代化程度已經(jīng)逐步成為能夠影響提升檔案管理工作效率的重要因素，如果事業(yè)單位內(nèi)部依舊不能運(yùn)用實(shí)現(xiàn)在此項(xiàng)工作中加入信息化、現(xiàn)代化技術(shù)，就會(huì)讓文書檔案年度整理歸檔工作一直處在一種落后停滯的狀態(tài)，嚴(yán)重影響事業(yè)單位自身和文書檔案年度整理歸檔工作的正常發(fā)展。

3 提升文書檔案年度整理歸檔工作的對策

1）提高人員重視度。在開展文書檔案年度整理歸檔工作的時(shí)候，最重要的一點(diǎn)就是應(yīng)用相應(yīng)的理念開展指導(dǎo)工作。事業(yè)單位中的管理人員必須做到能夠全面認(rèn)識到文書檔案年度整理歸檔工作的關(guān)鍵意義，并從中加入現(xiàn)代化的管理理念，以此來指導(dǎo)開展各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)步驟，確保各級員工從思想認(rèn)識到對理解文書檔案年度整理歸檔工作的根本意義上都能得到提升，只有這樣才能構(gòu)成上行下效的發(fā)展局面，進(jìn)一步保障有關(guān)認(rèn)知能夠得到全面貫徹落實(shí)。

2）運(yùn)用信息化的管理模式。目前，我國已經(jīng)全面步入信息化時(shí)代，關(guān)于文書檔案年度整理歸檔工作，相關(guān)工作人員也要盡可能多選擇信息化操作辦法來開展處理。不但能夠快速高效的查到想要的信息，消除人工查閱的各種不方便因素，還能夠高效提升文書檔案年度整理歸檔工作本身的質(zhì)量與效率，讓文書檔案年度整理歸檔工作朝著信息化、現(xiàn)代化發(fā)展方向不斷進(jìn)發(fā)。

4 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位內(nèi)部在進(jìn)行日常工作時(shí)，文書檔案年度整理歸檔工作在其中是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展壯大，已經(jīng)全面步入了新的時(shí)期，信息化技術(shù)的運(yùn)用也已經(jīng)被全面普及應(yīng)用，這讓文書檔案年度整理歸檔工作面臨許多改革機(jī)遇和挑戰(zhàn)。事業(yè)單位相關(guān)工作人員必須要正確認(rèn)識到此項(xiàng)工作開展的重要意義，大力開展支持此項(xiàng)工作，并運(yùn)用科學(xué)、合理、高效的辦法去處理相關(guān)工作內(nèi)容，進(jìn)而全面實(shí)現(xiàn)文書檔案年度整理歸檔工作的改革 創(chuàng)新。