技師學院學生學籍檔案管理工作中的問題及對策分析

莫春燕

（云浮技師學院學生科，廣東 云浮 527300）

技師學院作為中等職業教育，在近幾年，隨著國家政策的大力扶持，處于一個完全高速發展的過程中。技術學院的配套設施，同樣的，也在不斷的改進和完善之中。但是，在中等職業技術教育高速發展的同時，一些問題，也同樣暴露了出來。技師學院的學生學籍檔案管理工作，存在著的問題，尤為嚴重。技師學院的學生學籍檔案，和老師的教育教學管理甚至和學生就業問題，都牽連在一起。牽一發而動全身，作為學生學籍檔案管理的工作人員，很大程度上，必須要走在前線，主動的去發掘學籍檔案的信息來源，搜集準確的材料加以整理，這樣，才能夠在學生就業的時候，對檔案信息的查詢，發揮出自己應有的作用。

1 學籍檔案管理工作的內容

學籍是什么？學籍對于一個學生來說，有多么的重要，很多人，可能都還搞不清楚。學籍，其實很簡單，就是學生從入校到離校畢業的整個過程的記錄。

學籍檔案管理是什么？學籍檔案管理，就是學校對學生建立檔案的所有工作，都包含其中。我們在這里，也可以將學籍檔案管理的工作，分為幾個板塊。首先，第一個板塊，學生入學，報道，注冊，發放學生證等初入學校的一切過程，就是建立學生檔案管理的首個任務，只有這第一個任務完成之后，第二個板塊的工作，才能夠順利的進行下去。其次，第二個工作板塊，學生在校的學習成績報告包括掛科重考，都要進行記錄在案，學生的退學，轉學，休學，復學等等這些事情的處理過程，同樣要登記在學生的學籍檔案之中。再次，第三個這個版塊的工作，是最為復雜和耗費時間去記錄的，學生在校期間的各種優異表現取得的獎勵，還有各種原因造成的處分，在記錄的時候，更是不能夠出任何的差錯。最后，第四個工作板塊的任務，則是為學生準備畢業各種證件的發放和登記，畢業證和各項技能證書，代表了學生在校期間是否正常完成學業并且成功踏入社會的敲門磚，影響著學生進入社會之后的工作前景，因此，不得有絲毫的差錯。

四個工作板塊，是學生學籍檔案管理的所有工作內容。但是，隨著如今社會的快速發展，中等職業教育技師學院，以最快的速度進入到了普遍大眾的視線之中，規模在不斷的擴大，所招收的學生，在質量上就有了很大程度的分層，這樣的情況之下，就要求中職技師學院的工作人員，在學生學籍檔案的管理工作中，就要更加認真，負責任的去處理各種各樣的問題。假證的風行，給中職技師學院的名譽和學生的就業，都帶來了極大的問題，因此，在學生學籍檔案的管理中，就必須要加強審查，以確保學生的各種證書的絕對真實性，維護學生和學院的名譽。因此，學籍檔案的管理工作，至關重要，容不得出現差錯，因為，這很可能會影響學生的一生，同時給學院帶來不要的影響，阻礙學院的發展。

2 學籍檔案管理工作中目前所出現的普遍問題

1）技師學院的學籍檔案管理制度不夠完善。技師學院的快速發展，是在近些年隨著國家的政策扶植才開始的，很大的程度上，管理這些規章制度，都不是很完善，因此，才會導致了中職技師學院的學生學籍檔案管理問題，異常突出。學生學籍檔案的管理制度，都需要完善規范起來。畢竟，學生的學籍所需要的資料，并不單一的只是一個部門的工作人員就可以完成的，而是涉及好幾個部門的工作人員共同配合，才能夠完成，這中間，每個部門所涉及的學生個人資料應該怎樣整理，歸置，又應該怎樣將這些資料全部整合起來，匯總到學校的檔案管理處，這其實都需要一個標準并且可以簡便操作的相應制度來實行，協調。在管理規章制度不完善的情況下，出現的后果，就是會使得學生的個人資料不完善，材料缺少，最后整份學籍檔案都是不完整的。

2）技師學院的學籍檔案管理方法需要改進。時代在進步，教育教學同樣在進步，所配套的校園建設同樣需要跟隨時代的潮流。如今的技師學院，已經進入了數字化的校園管理模式，但是，在學生的學籍檔案管理方面，數字信息化的改革，卻還是略徐一籌。技師學院的學生學籍檔案，還停留在從前的紙質檔案基礎上面，電子檔案不能夠和紙質檔案一致，導致學生的個人資料缺失，不完整。同時，技師學院學生的技能學習分層不同，每個部門的信息管理都不能夠同步進行更新，事實已經證明，這些管理，已經落后，無法滿足技師學院現代化發展的需求。

3）技師學院的學籍檔案管理工作人員的業務能力有待提升。學生的學籍檔案管理工作，非常繁復和瑣碎，這就需要工作人員絕對具備標準的專業性和極強的執行能力，并不是每一個人都能夠勝任這份工作。在目前整體的中等職業技術教育的大環境之下，在學籍檔案管理方面，十分欠缺專業能干的學籍檔案管理工作人員，并且，在沒有一個規范的規章管理制度的情況下，這就導致工作人員的不穩定性，這十分不利于各個部門的相互配合和協作。學籍檔案管理工作人員，常規缺少整理學籍檔案的歸檔，組卷等基本技能，這就導致檔案的不夠規范，不夠精準。因此，技師學院必須在培養管理學籍檔案的工作人員的技能上面加以注重。

3 學生學籍檔案管理工作的對策分析

1）設立完整規范的學籍檔案管理制度。如今，國家教育部門對于中等職業教育技師學院的學籍檔案管理，也已經出臺了各項政策和規定，技師學院就需要根據國家教育部門的規定，來設立制定出符合本學院的學籍管理規章制度，并且在學籍管理工作中，更要注意必須從根本上遵循標準的規章制度來進行規范學籍管理工作中出現的各項問題，嚴格把關學籍管理的能力，提升學籍管理的水準。因為每個部門都是需要相互配合協調來整理學生的個人信息等資料，因此必須要明確學籍檔案的整理，歸檔，移交制度，使得各部門能夠最大程序化的去完成各項準備工作，做好學生學籍的檔案資料的移交整合。緊跟社會的步伐，準確的了解學生在新的學年中學習能力的變化，以便更真實準確的記錄學生的各項信息資料。

2）加強電子檔案的運用。在數字信息化的普遍運用中，技師學院應該改變傳統學籍檔案的歸整模式，不再單一的使用紙質檔案，而是需要建立出完整的電子檔案信息的框架來，統一學籍檔案的錄入方式和搜索方法，使得各個部門能夠同時更新信息資料，獲得資料信息共享，提高工作效率。當然，注重電子檔案的運用，并不意味著紙質檔案會被完全取代，而是將紙質檔案和電子檔案相融合，共同存在，以確保學生學籍檔案的保存不會出現問題。

3）提升學籍檔案管理工作人員的業務能力。學籍檔案管理工作人員的業務能力是提高學院學籍管理工作最為關鍵的一環。因此，學籍管理工作人員，必須具備標準的業務知識，對學籍檔案管理工作人員，必須要進行定期的培訓和業務考核，不斷的提升工作人員的業務能力，以確保學籍檔案的真實準確性。

4 結語

學籍檔案管理工作，本身就具有繁復性，需要工作人員具有絕對的耐心，在管理學籍檔案中，工作人員則是需要不斷的學習新的技術，不斷改進工作方法，使得學籍檔案管理工作更加有效率的完成，并且同時確保檔案的真實性和準確性。