智能化發展在高中檔案管理中的應用

李 琳

（淄博第十八中學，山東 淄博 255000）

信息技術的快速發展給我們的生活、學習和工作帶來巨大的影響，我們在享受便利性的同時也要對自己所在的行業思考，探索利用信息技術為行業提供便利性的方法。信息技術的發展也給我們的生活帶來了智能化，智能化相比信息化而言，工作的處理更加順暢和便捷，耗費的時間和精力也更少。檔案管理為人口流動、就業、學習奠定了基礎，但是現階段的檔案管理存在一定的漏洞和不足，無法給人們的生活帶來便利性[1]。高中檔案管理的內容既包括學生，也包括高中教師，影響了學生的升學和教師的工作。但是現階段的高中檔案管理并不符合社會的發展需要,存在較多的缺陷，使得人們對檔案使用的便利性受到影響。智能化發展的引入將給檔案管理帶來新的活力，也將帶給高中檔案管理更好的前景，更方便了學生和老師。

1 高中檔案管理存在的缺陷

1.1 檔案調取不方便

經歷過高考的學生都會發現一個問題，就是在高考之后，不管學生是升學還是工作，畢業后學校都會將檔案密封交給學生自己保管，學生要將檔案完整地交給即將就讀的高校、用人單位或者當地的人才市場，這樣才能保證學習和工作的順利。但是我們經常看到學生自己保存的檔案可能被遺失或者被損壞，導致學校、用人單位或者當地的人才市場不接收該檔案，學生要跑很多部門和單位才能將這些文件補齊，增加了學生時間的耗費。除此以外，如果學生要使用高中的部分資料，還要回學校取相應的材料，不符合檔案管理的便利性。

很多教師也不是一直在某個高中教學，可能面臨升職和調動等問題，因此該教師的檔案應當跟著教師一起到新的用人單位。但是檔案調動并不方便，無論是從原單位調出還是調入新單位，檔案的調動都是一個問題。因此現階段的檔案調動并不適應社會的發展需求，需要通過相關的技術來進行升級和轉化。

1.2 工作繁瑣，工作量大

很多時候，高中檔案管理并不是只對一個學校的師生進行管理，往往是通過縣級單位或者市級單位進行統一管理。因此從事檔案管理工作的人員經常能夠感受到巨大的工作量和繁瑣的工作內容。一方面很多地區都存在跨市教育的情況，即部分學生就讀的學校并不是在戶籍地區，需要將檔案轉交給就讀地區的檔案管理部門。有的是由學生自己攜帶轉交，有的是就讀學校發送調檔函進行調取，但是依然需要經過查找、郵寄等過程才能完成檔案的轉交，這是非常不方便的。此外，教師的檔案一般都不是由學校進行管理，而是由當地的教育部門或者人才市場進行管理，一旦涉及工作崗位的調動都要重新進行檔案的歸整。因此數量龐大的教師和學生給檔案管理帶來了挑戰，增加了檔案管理的工作量和復雜程度。

1.3 信息化程度不足

雖然現在很多檔案管理部門都配備有電腦，但是一般都是用于與外界聯系和簡單的檔案管理，并沒有形成穩定、成熟的系統，沒有完全的信息化。當需要從本單位的檔案管理庫調取檔案時，依然要靠人工經過查找、核對、郵寄等方式進行調取，程序繁瑣，不利于檔案工作的開展，同時也給需要檔案的師生帶來不便。

1.4 紙質化檔案不利于檔案的保存和環境保護

現在很多檔案依然是紙質的，因此給檔案室的檔案保存帶來困難。一方面由于紙質檔案的保存需要較適宜的環境，對溫度和濕度都有著較高的要求，如果濕度過大容易導致檔案發生霉變。另一方面隨著檔案年代的增加，檔案容易因為頻繁的調動而受損。此外，對檔案室的衛生和消防安全也是挑戰。因為紙質檔案較多，如果不注意防火安全容易引發火災，并且需要對檔案室進行消殺，防止老鼠等啃食檔案。并且紙質化的檔案需要用到數量很大紙張，不利于環境的保護。全世界每年因紙張的需要而砍伐大量的森林，造成土地荒漠化，最終導致環境的破壞。因此智能化的檔案管理可以減少紙張的使用，保護環境。

2 加強高中檔案智能化管理的措施

2.1 優化檔案管理機制

檔案管理是一件考驗耐心和細心的工作，但往往因為檔案的管理機制存在問題導致檔案管理變得繁瑣、復雜。檔案的調取需要經過檔案管理負責人的同意，并且要求嚴格的調檔和歸檔記錄，經過層層的審批。很多時候由于管理人員之間的溝通出現問題，導致檔案調取不出來。因此我們要對檔案的管理機制進行優化[2]，精簡檔案調取的步驟，同時加強檔案的保密性。對檔案的管理進行統一化和標準化，協調各部門之間的工作，確保檔案管理工作能夠有條不紊地展開。檔案在自身權限內實現共享可以減少調檔地手續，提高調檔地工作效率。

2.2 深入強化檔案管理的信息化和智能化

目前檔案管理存在的最大問題就是信息化水平不夠，很多檔案管理部門的檔案管理系統簡陋，信息化和智能化水平不高[3]。在檔案管理的信息化時代，具備一套功能完善的檔案管理系統是最基本的要求，但是很多檔案管理部門并不能做到這一點。除了要擁有完整的檔案管理系統，也要匹配相應的設備來提高檔案管理的信息化和智能化水平。功能強大的后臺服務器是方便用戶與檔案管理人員的質量保證，它能保證檔案管理系統正常地運行，同時提高檔案保存的安全性，減少數據丟失的風險。

2.3 建立安全高效的數字檔案庫

檔案庫是檔案管理機構保存檔案的地方，但紙質檔案既不利于保存，也不利于檔案高效的調取，因此開發數字檔案庫是有必要的。數字檔案庫可以使得檔案管理人員更方便歸整和調取檔案，也可以減少檔案維護的支出。但是也要加強科技人員的培訓，保證數字檔案庫可以正常運轉和安全防護。除了更高效的檔案管理工作，數字檔案庫還可以減少紙張的使用，保護我們生活的環境。

3 小結

綜上所述，高中檔案管理涉及的人數眾多，包括在校的師生和工作人員。學生的升學、教師和工作人員的工作調動都牽涉到檔案的調取，因此加強檔案管理智能化可以提高檔案調取的效率。檔案管理智能化需要高質量的數字檔案庫、便捷的檔案管理系統和安全的檔案管理、儲存技術，除此以外也需要對檔案的管理的機制進行優化。多方面、多部門的協調工作和高效溝通，可以精簡檔案調取的手續 和步驟，讓智能化檔案管理更好地服務于師生。