檔案館檔案管理現代化的創新研究

趙春捷

（加格達奇區檔案館，黑龍江 大興安嶺 165000）

在全球經濟發展逐步一體化的新經濟時代，信息化、服務化以及知識化是顯著的時代特征。基于信息技術的發展以及現代化的要求，檔案管理也要逐步實現現代化。由于受到多重因素的影響，檔案管理工作的現代化進展緩慢，為改變這一現狀，加快現代化發展進程，了解檔案管理現狀及問題，有針對性地進行現代化創新思路的探尋具有其必要性與重要性。

1 當前檔案館檔案管理工作的開展狀況分析

1）缺乏專業性檔案管理人員。檔案管理工作屬于專業性較強的工作，且存在機密性信息內容，這就需要專業檔案管理人員負責檔案資料的收集、整理與存儲，然而目前部分檔案館存在人員編制較少、檔案管理工作繁重、檔案管理人員專業性不強等問題。

2）檔案管理現代化設備不完善。目前，部分檔案館并未配備完備的計算機或檔案管理軟件，仍利用手工方式進行檔案資料的編制與檢索，因此檔案資料的歸檔與整理未能及時完成，且收集與存儲的檔案資料存在完整性不高的問題。

3）檔案管理現代化意識不足。在檔案認識方面，部分檔案管理人員不了解檔案管理現代化實現的重要價值，不具備現代化專業知識；一些領導缺乏現代管理觀念，未能在現代化團隊建設、現代化設備完善、現代化管理技術優化方面予以檔案工作充足的政策與資金支持，而檔案管理現代化的實現卻不能缺少這幾方面的要素，否則必將會影響檔案管理現代化的實現。

4）檔案管理操作不夠規范。現階段，部分檔案館或企事業單位的檔案室管理工作處于檔案資料收發與檢查的基礎層次上，保存的檔案案卷質量較低，并且不具備相對科學與高效的信息檔案工具。部分檔案管理部門未能以國家檔案局所制定的操作標準進行檔案資料的立卷、編目以及檢索，導致檔案管理的混亂甚至丟失。

2 檔案管理現代化創新的方向

1）實現檔案工作技術及管理的現代化。檔案管理現代化的實現，需要依托于現代化技術手段，實現檔案資料登記、收集、整理、歸檔、檢索、傳輸、利用等各個環節的現代化，因此，檔案管理便成為檔案工作能否高效開展的重點。在檔案管理現代化理論當中，檔案管理方式的現代化是其實現的基礎。因此，可通過檔案管理中所應用的管理方式、管理理論以及管理技術是否先進與科學而對檔案管理現代化的能力進行綜合評定。一方面，應以現代管理理論為基礎，結合先進的管理方式而建立具有可行性的檔案科學管理理論，并基于檔案館的工作實際，對檔案管理實踐予以針對性指導，并對實踐應用情況進行分析與總結，從而推進檔案管理現代化的應用進程。另一方面，應引入現代化技術方式，采購先進的檔案管理設備，在現代化科學理論的基礎之上，融合科學的管理理念，以檔案工作的基礎規律為依據，實現檔案管理的高效開展，構建完善性更高的檔案管理現代化 模式。

2）實現檔案資源的現代化。檔案管理現代化的實現需要以信息化為基礎，而在檔案管理領域當中，檔案資料的信息化屬于一項創新性實踐舉措，需要在信息、檔案管理系統、互聯網以及計算機的基礎上實現信息資源的科學配置與規范化利用，從而達到檔案信息資源有效共享的目標。社會發展的新時期背景下，信息化成為檔案管理現代化的重點工作，其可為檔案工作開展提供管理平臺與管理技術。檔案管理信息化的實現需從以下幾方面入手：一要搭建檔案基礎平臺，在檔案網絡構建完成的基礎上開發與利用檔案管理系統，搭建利于檔案信息資源共享的平臺。二要加強檔案信息資源建設，利用數字化與網絡化方式建立目標數據庫與內容數據庫，實現數據的規范化、標準化與共享化存儲，通過信息化的實現為檔案管理的現代化發展產生有益推動。

3）實現檔案保護的現代化。在現代信息處理技術應用普及與不斷優化過程中，多種新型存儲介質不斷涌現，檔案載體得以豐富，推進了檔案載體保管保護能力現代化的實現。相較于傳統檔案而言，新型檔案載體的介質不同，存儲方式也存在差異，因此，檔案館應以新型檔案載體為目標，探索新型檔案載體保管與保護方法，從而加大檔案信息內容安全性與完整性提高的研究力度。

3 基于檔案館發展實際實現檔案管理現代化創新的具體路徑

1）培育與強化檔案管理現代化的意識理念。檔案管理現代化意識的培養是檔案管理現代化實現的基礎，需要針對檔案管理人員開展現代化建設目標的重構、了解現代化建設的規模和方法，在科技背景下，建立起科學的檔案管理理念，提升自身檔案管理意識與時代發展的契合度，對以往重視檔案存儲管理、忽視檔案開發利用的思想進行扭轉，實現檔案管理服務主動性與開放性的提升，順應知識經濟時代的檔案工作要求，實現對社會發展中檔案信息需求的有效滿足。

2）加強檔案管理人員的素質建設。檔案管理人員的素質是推動檔案管理現代化深化開展的基礎，為此，需要針對檔案管理人員的思想意識、知識體系以及業務技能水平而展開全面化的培訓，使之掌握充足的檔案管理專業知識，具備現代化信息技術手段科學應用的能力，擁有較高的綜合工作水平，可實現檔案管理工作的創新性與深入性的管理，從而滿足知識經濟背景下對檔案管理工作的新要求。

3）完善軟硬件設施并引進現代化技術手段。由于檔案管理中現代化技術手段的應用存在一定不足，因而應基于檔案資料共享而盡快完善現代化裝備與技術，引進計算機、掃描儀等檔案管理現代化所需的設備及設施，加強微縮技術以及光盤技術的引入與應用，開發與研究實用性更強、通用性更高的檔案管理軟件，從而對檔案信息數字化處理進程產生有益促進。

4）提高檔案管理的標準化。檔案工作的標準化是檔案管理現代化實現的前提條件，若是達不到標準化，會使檔案管理工作無序化、重復性開展，且缺乏規范制度約束而難以實現現代化發展。檔案工作標準的實現是要構建一個最優化的檔案工作秩序，實現經濟與社會效益的最大化，同時也可為檔案理論研究的深入與發展的加速提供支持。應于專業基礎上達成思想共識而實現檔案標準的科學制定，并為檔案標準的發展與優化提供保障。

5）協調好手工管理與現代化管理間的關系。檔案管理現代化的實現是一項漫長且復雜的過程，且現代化管理融入的同時還需同步保留手工管理模式。仍需要利用手工方式進行檔案資料或文件的收集、鑒定與驗收，并人工進行案卷整理，因而，需要對人工管理與現代化管理之間的關系進行有效協調，在現代化技術引入的同時加強人工管理方式的創新與優化。

4 結語

檔案管理工作現代化的實現，需要以專業化檔案管理團隊的建設為基礎，需要培育與強化檔案管理現代化的意識理念、加強檔案管理人員的素質建設、完善軟硬件設施并引進現代化技術手段、提高檔案管理的標準化、協調好手工管理與現代化管理間的關系。同時，應將檔案資源信息建設作為檔案管理現代化實現的重心所在，通過這一目標的實現為檔案管理現代化發展產生促進。因此，要想實現檔案管理的現代化，相關人員需進一步加大分析與研究力度，基于實踐進行工作經驗的總結，從而加快檔案管理現代化的發展步伐。