淺談資料整理在檔案管理中的意義

張雪麗

（青島農(nóng)業(yè)大學(xué)，山東 青島 266109）

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，資料整理和保管工作逐漸發(fā)生了變化，數(shù)據(jù)化的資料整理以及保存管理模式讓檔案管理工作發(fā)生了新的變化。這也從側(cè)面證明資料整理在檔案管理中具有重要意義，要想提高檔案管理的有效性，檔案管理工作者就必須有效進(jìn)行資料管理。

1 資料整理在檔案管理中的意義

1）資料整理理念及檔案管理發(fā)展分析。資料二字它包括許多內(nèi)容，如市場前景、氣候環(huán)境、投資總額等。過去資料大部分是以紙質(zhì)版存在于檔案管理中，但在數(shù)字信息發(fā)展的今天，資料逐漸發(fā)生變化，由過去的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)向了數(shù)據(jù)化、表格化，以電子文檔的方式存在于檔案管理中。在理解資料二字的基礎(chǔ)上可將其理解為根據(jù)檔案管理需要對各種資料，包括文字資料、數(shù)據(jù)資料、圖像資料等進(jìn)行有效的整理。要求在整理過程中利用科學(xué)的方法，對已存在的、所獲得的資料進(jìn)行系統(tǒng)的分析、檢驗、分類、匯總等，使資料能夠系統(tǒng)、條理的存在于檔案管理中。檔案管理從字義上分析可將其理解為對檔案的管理工作，是指檔案管理部門通過對檔案實體、信息進(jìn)行有效的管理從而儲存檔案，將檔案應(yīng)用于各種業(yè)務(wù)要求工作的工作。在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展下，由于資料整理發(fā)生了新的變化，檔案管理也預(yù)知變化，檔案管理不再是簡單的保存過程而逐漸形成檔案信息開發(fā)過程。它具有法律效益、正式性。

2）資料整理在檔案管理中的獨特作用。首先資料整理是檔案管理的前提，它是檔案管理的重要組成部分。要相對檔案信息進(jìn)行有效的管理，工作者就必須先匯集、總結(jié)、篩選、整理現(xiàn)有的資料，只有讓資料歸位，檔案管理工作才能夠開啟下一行為。其次資料整理能夠為檔案管理指明方向，資料整理的分類與對照，能夠讓檔案管理工作有跡可，在開展檔案管理工作時也會變得異常順利。其三檔案管理能夠有效推進(jìn)完整的資料整理，也就是說檔案管理能夠反作用于資料整理。為追求檔案管理的完整性、完備性，提高檔案管理的有效性，檔案管理工作人員就必須反復(fù)檢驗資料整理工作，在反作用下資料整理工作的開展會越來越豐富，而檔案管理工作的有效性也會大大提升。

2 資料整理在檔案管理工作中存在的問題

基于上述所說，資料整理與檔案管理工作密不可分。資料整理是檔案管理的前提，而檔案管理也是資料整理的保障。但在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天檔案管理中的資料整理工作仍然存在一些問題，阻礙資料整理發(fā)揮自身積極性作用于檔案管理工作。

1）資料整理工作水平較低下。目前我國大部分地區(qū)的資料整理工作水平都處于初級層次，在開展檔案管理工作時并沒有建立真實且完整的檔案資料，導(dǎo)致檔案管理工作在開展時舉步維艱。首先許多檔案管理工作者不能夠有效的對檔案資料進(jìn)行分類、匯總，無法篩選出合適的值得保存的資料，經(jīng)常采用全不行儲存的方式，導(dǎo)致資料管理工作繁多，難以順利進(jìn)行。其次大部分檔案管理工作人員在進(jìn)行資料整理工作時無法有效順應(yīng)信息化發(fā)展贊，無論在制度建設(shè)上還是在資料整理上、資料篩選或資料保存上都缺少科學(xué)的規(guī)劃，沒有充分利用信息技術(shù)做微輔助資料整理的工具，導(dǎo)致資料整理工作水平在一定程度上影響檔案管理工作的開展。

2）資料整理重視度認(rèn)識不夠。很多檔案管理工作者在開展檔案管理工作時對資料整理的認(rèn)識度不夠深入，仍然基于傳統(tǒng)檔案管理工作的原有思路進(jìn)行檔案管理活動，從而導(dǎo)致資料整理與檔案管理工作相脫節(jié)。同時在錄入和選擇大部分資料時沒有建立相關(guān)數(shù)據(jù)資料，導(dǎo)致資料整理在被忽略下逐漸處于邊緣化狀態(tài)。

3）資料整理、檔案管理專業(yè)性差。目前一些項目的檔案管理工作人員一人多職，既要進(jìn)行資料整理工作，又要進(jìn)行檔案管理工作，且甚至一些檔案管理工作人員只是“兼職”人員，他們?nèi)狈σ欢ǖ膶I(yè)能力，無法有效開展資料整理和檔案管理工作，從而導(dǎo)致資料整理水平較差、檔案管理工作無法滿足實際需求。

3 淺談如何開展有效的資料管理工作更好推進(jìn)檔案管理

為有效解決上述問題，在正確的資料管理工作推進(jìn)中開展有效的檔案管理工作，提出幾點建議：

1）提升認(rèn)識，做好資料整理規(guī)劃。資料管理工作的重要性不言而喻。在開展檔案管理工作中的資料整理時必須提高對應(yīng)人員的認(rèn)識，既要認(rèn)識到資料整理的重要性，又要做好資料整理規(guī)劃工作。這就要去各項目地區(qū)要對區(qū)域內(nèi)的檔案管理工作人員進(jìn)行及時的培訓(xùn)和檢驗，確保檔案管理人員素質(zhì)能夠滿足資料整理需求，及時更新資料整理內(nèi)容，這樣才能夠從認(rèn)識層次為檔案管理做好保障。

2）收集、篩選、整理各種資料。為確保資料的原始性和完整性，在進(jìn)行資料篩選和記錄時工作人員必須秉持一定的標(biāo)準(zhǔn)和態(tài)度。且在進(jìn)行收集、篩選、整理各種資料時檔案管理人員必須進(jìn)行每一步工作都開展“署名”，當(dāng)出現(xiàn)問題時也要及時“責(zé)任到人”。

3）推動檔案專業(yè)隊伍建設(shè)，提升專業(yè)性。專業(yè)隊伍建設(shè)包括兩個方面，一是資料整理、檔案管理人員的專職性，二是資料整理、檔案管理人員的能力專業(yè)性。尤其是面對信息技術(shù)發(fā)展的新時期，資料整理工作對人員的要求日益提升。首先在開展資料整理時，必須推行檔案管理扁平化，要確保檔案管理工作人員以及項目管理工作人員能夠“雙結(jié)合”，確保二者對資料的整理與把握及時到位。其次地區(qū)項目必須嚴(yán)格按照《檔案法》開展工作，要確保工作能夠符合法律法規(guī)規(guī)定，且工作流程具有規(guī)范化。

4）各司其職，統(tǒng)籌分工，整改問題。資料整理、組卷工作并非想象中的簡單，實際非常復(fù)雜。要想進(jìn)一步確保組卷資料完備，各地區(qū)項目在進(jìn)行資料編制時就必須合理統(tǒng)籌分工內(nèi)容，要確保整理人員、篩選人員工作對接恰當(dāng)，同時必須專人負(fù)責(zé)工作，不能隨意將資料整理工作派給其他工作人員，這樣才能夠從根本上確保資料者能力、檔案管理工作人員各司其職。

5）利用信息技術(shù)進(jìn)行資料數(shù)據(jù)匯總。大數(shù)據(jù)時代的到來要求檔案管理人員在進(jìn)行資料整理工作時建立現(xiàn)代數(shù)據(jù)信息檔案，因此咋進(jìn)行資料整理工作時檔案管理人員必須充分利用信息技術(shù)開展相應(yīng)工作。既要利用信息技術(shù)將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為電子資料，進(jìn)行紙質(zhì)資料、電子資料雙重記錄。又要利用計算機技術(shù)提高資料數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計的準(zhǔn)確性，建立具有保護措施、層次化、系統(tǒng)化的資料管理系統(tǒng)平臺，將有關(guān)的資料錄入系統(tǒng)，通過系統(tǒng)平臺進(jìn)行高效運轉(zhuǎn)和存檔，以便查閱使用。

4 結(jié)束語

總而言之，在信息化的今天，我們必須充分認(rèn)識資料整理的新發(fā)展方向。更要深入了解資料整理在檔案管理中的獨特意義，只有這樣才能夠在檔案管理的實踐活動中更好地利用資料整理提高檔案管理的有效性，讓資料整理與檔案管理相輔相成，在進(jìn)一步提高資料整理工作水平中提高檔案管理水平。