企業檔案信息資源的整合與利用

劉 蕊

（天津市河長制事務中心，天津 300000）

1 必須充分認識企業檔案信息資源整合與利用的重要性

檔案信息化是指對社會、經濟以及政治等多個方面的信息進行融合，通過信息技術實現檔案資源的共享；而從狹義這一方面來講，檔案信息化就是對相關檔案資料進行數據化，形成電子版的檔案資料，為使用者的查閱提供便利性。對于檔案信息化建設而言，就是對傳統檔案管理方式予以改建，將以往紙質的檔案轉化為數字化形式進行保存，這樣不僅能夠實現對檔案資料的長期保存，還能夠借助相關信息化平臺，實現檔案信息資料的共享，大大提升了檔案管理工作的效率，使得整個檔案管理工作變得更加科學化，其中信息化的檔案管理模式也在較大程度上提升了檔案管理的便利性。

2 目前企業檔案信息資源整合與利用存在的問題

2.1 企業信息化基礎建設薄弱

檔案信息化管理工作比較復雜，涉及的領域知識比較多，通過應用現代化的管理理論，可以進一步推動檔案工作穩定可持續的發展。檔案信息化工作在整體開展的過程中，需要購買信息化設備、現代化自動管理系統，除此之外，還需要建立與之相匹配的檔案管理體系。檔案信息化管理工作每一個環節都需要進行精準的監管，否則將會影響到整個運行系統的檔案信息化建設。檔案信息化管理工作在開展時，需要了解管理部門的實際工作情況，以便于可以對檔案整個工序進行有效的了解。

2.2 信息化質量不高

為了進一步對檔案信息工作進行有效管理，需要應用信息化設備，除此之外，還需要注重對信息化設備進行整體優化升級。工作人員在開展相應工作時，如果只注重檔案管理的數量，就會忽略檔案管理工作中的質量問題，這對于檔案信息化建設具有一定的影響。現階段，檔案管理工作進行信息化建設的過程中，許多部門并不缺乏硬件和軟件方面的設施，但是工作人員的專業水平卻得不到有效地提升，這在一定程度上影響了檔案管理工作信息化建設的進展。

3 企業檔案信息資源整合與利用的策略

3.1 建立完善安全的檔案管理網絡

相關單位若想提高檔案信息化建設的有效性，并在檔案管理工作中發揮出實際效用，增強檔案管理工作的質量與效率，就需要加大投入力度，購進信息化建設所需的各種軟硬件，為檔案信息化建設提供充足的物質資源。基于此，相關單位需要建立安全的檔案管理網站，并將其分為面向內部與面向公眾這兩種網站平臺，借此增加檔案管理工作的服務功能，借助網站為廣大用戶提供檔案信息資源服務，借此實現檔案信息資源的共享，促使檔案資源得到充分地利用。另外，相關單位要投入充足的資金費用，購買計算機、掃描儀等各種信息化設備，同時還要保證相關信息化設備的質量，借此推進檔案信息化的建設進程。

3.2 加強對檔案信息化建設的重視

有關單位若想開展有效的檔案管理信息化建設工作，就需要轉變自身的傳統思想，并對檔案信息化建設在檔案管理工作中的重要作用予以全面地認識，使其明確信息化建設的實際效用，以此更新檔案管理者自身的傳統檔案管理思想觀念，樹立先進的檔案管理思想，促使相關單位及其內部的檔案管理者能夠提高對檔案信息化建設的重視程度。另外，相關單位還需要對傳統的檔案管理工作制度進行合理完善，針對信息化的檔案管理工作制定出更加合理的檔案管理制度，使其能夠對信息化的檔案管理工作予以科學指導，借此提高信息化檔案管理工作的規范性與有序性，同時也能夠實現對檔案信息化建設的有效推動。基于此，檔案管理部門要結合信息化建設的實際情況及信息化檔案管理的具體工作內容，制定出相應的管理制度，可以根據信息化管理環節規范其工作流程，并以此制定出合理的規范條例，要求管理人員按照相關規范條例開展信息化管理工作。還要針對檔案信息的數據化錄入，設施統一的標準要求，提高電子版檔案信息資料的規范性，這樣也更容易查詢。此外，有關單位也要制定出科學的責任管理制度、考核機制以及獎懲機制等，促使檔案管理人員能夠承擔起相應的檔案管理工作職責，促進檔案管理信息化程度的不斷提升。

3.3 借助信息技術建立數據管理系統

數據管理系統是檔案信息化建設工作中不可缺少的一部分，安全的數據管理系統能夠保障檔案信息資料的完整性，為其自身的利用奠定基礎保障。因此，相關單位要利用信息技術，進行數據管理系統的有效建設，同時還要根據檔案資料的類型，對管理系統進行模塊劃分，這樣也便于檔案查詢、錄入工作的有效開展。另外，在建立數據管理系統時，還需要注意建立高效的搜索引擎，提高檔案查詢的效率。也要針對重復的檔案資料設立專門的瀏覽模塊，促使檔案管理人員能夠對重復性檔案信息進行及時有效的處理，避免檔案信息的查詢管理受到不良影響。此外，在建立數據管理系統的過程中，相關技術人員要重視系統的安全性，可以在計算機中針對這一管理系統建立防火墻，也可以在計算機中安裝安全管理軟件、殺毒軟件等，以此實現對網絡病毒以及黑客入侵的有效抵御，進一步保障數據化檔案信息資源的安全性，防止其出現受損問題，影響到檔案信息的有效應用。

4 結束語

針對檔案管理進行有效的信息化建設，能夠提高檔案管理工作的服務水平，為使用者及管理者提供更大的便利，同時也能夠使得檔案資源得到充分地利用，促使檔案管理工作的實效性得以提升。基于此，相關單位要加強對檔案管理工作的重視，并且要明確傳統檔案管理工作中存在的不足，針對這些不足之處，制定出可行的信息化建設方案，有效彌補檔案管理中的不足，提高檔案管理工作的有效性。