數字化檔案管理的安全風險與對策探討

薩楚拉

（內蒙古自然博物館，內蒙古 呼和浩特 010020）

企事業單位以往的檔案管理主要是依據書紙的形式進行閱讀和保存，現如今隨著逐步推動數字化檔案管理系統的完善，亦是現階段企事業單位謀求自身發展的必經之路。數字化的檔案管理系統有著十分重要的現實作用，企事業單位應該摸清自身的現實情況，切實認清檔案數字化發展過程中出現的問題，利用科學有效的處理措施，更為合理地進行檔案數字化模式建設，充分發揮檔案資料在企事業單位穩定發展中的作用。

1 檔案管理的安全風險

1.1 重視檔案管理的意識不足

在一個單位以往的管理工作中，檔案管理存在感不足，多數人對檔案管理工作缺乏明確的認識，經常是在需要使用的時候才能意識到對檔案工作知識的缺乏，特別是在當前信息化發展的大背景下，檔案管理工作頻繁出現滯后混亂的問題。究其原因，這與單位對檔案管理工作的整體重視程度不足有密切的關系[1]。

1.2 對相關工作缺乏重視，材料不具備足夠的完整性

當下，一些單位領導以及檔案管理部門對檔案工作缺乏足夠的重視，一些較為基層的單位缺乏檔案工作專員。這樣一來，在進行常規性材料收集的過程當中很容易浪費大量的時間，而關鍵性的材料也容易出現長期的缺失，從而影響檔案管理工作的效率以及后續的利用效果。

1.3 缺乏深度管理且信息的管理十分混亂

有一部分檔案管理機構秉承的思想仍然是重收集、輕整理。也就是對于相關的材料進行簡單的接收之后，沒有及時、深入整理立卷歸檔備查。在進行材料接收的過程當中，材料的審核沒有嚴格根據規定進行。導致有些材料不夠完整或者是并沒有通過審批就歸檔，這也直接導致出現了信息混亂的情況[2]。

2 數字化檔案管理中安全風險的防范對策

2.1 高度重視積極推進檔案信息化管理工作

在單位工作中，檔案信息化建設，點多面廣，內容繁多，對信息化技術的應用要求也較高。一是要加強對檔案信息化管理工作的宣傳力度，提高單位內部所有人員對該項工作的認識與重視程度，使各部門全體成員都能對此重視，在工作中積極配合。二是要設立專職的工作小組，明確工作職能，從組織機構上確保該項工作的穩定推進，促進實際工作中的相互協調、共同完成工作任務。三是要不斷完善檔案信息化管理工作的保障機制，在利用信息化技術的同時，要切實保障所需要資金及時到位，配備必要的硬件設施確保檔案信息化管理工作能夠全面開展。

2.2 強化數字化檔案的互聯網權限管理

隨著網絡技術的發展，網絡正改變著我們工作和生活的方方面面。我們的工作和生活都越來越離不開網絡，但是互聯網是一把“雙刃劍”，缺乏管理的互聯網會帶來諸多問題，數字化檔案管理的互聯網安全既需要有內網的保護，也需要對外網的行為進行管控。內網安全需要加強企事業單位員工的信息安全保密技術學習，外網安全需要及時地更新防火墻和殺毒軟件的版本等。通過強化數字化檔案的互聯網權限管理，不但可以在一定程度上預防木馬病毒、間諜軟件、僵尸網絡等惡意網絡攻擊行為，而且可以實行惡意網站過濾、防火墻加固等措施。

2.3 對檔案管理的服務功能進行豐富

在新時期的背景之下，檔案的管理應當進行全新渠道的探索，傳統的檔案服務方式較為單一，這也導致其作用不能得到充分且全面地發揮。對此筆者認為檔案管理部門應當對檔案收集工作進行強化，健全檔案信息的構建，只有這樣，才能夠將更為優質便捷的服務提供給檔案的利用人員。

2.4 構建檔案智慧化管理平臺，維護數據信息安全

應運用大數據技術建立檔案智能感知網絡，建立具有存儲數據集基于數據的云計算存儲平臺，構建以檔案互聯網以及私有云存儲平臺為主要組成部分的檔案智慧化管理平臺，對檔案數據信息進行全過程運行管理與維護，以達到實時提供檔案數據信息的目的。與大數據技術的結合，檔案數據信息安全需要得到保障，目前我國尚未有專門針對檔案信息安全制定的法律法規，只是在其他安全法律法規中對檔案信息安全有所涉及，法律保障力度不足。因此，國家層面應加快推進檔案信息安全法律法規的制定，各檔案信息管理機構則應參照已有的法律法規要求，完善各自的檔案信息安全制度，以規范檔案信息管理服務活動。

2.5 實現檔案數據信息的共享，提高檔案利用服務效率

大數據背景下，檔案信息化管理中的信息共享實現問題即主要是需解決數據信息共享的范圍和權限問題。首先，確保檔案管理部門與業務部門之間的數據信息共享，提升企業行政效率，解決長期以來困擾檔案信息資源開發利用的難題。其次，檔案管理部門之間的數據共享要根據干部管理權限確定，充分利用大數據技術的數據挖掘與數據分析的交互性特點，注重用戶數據分析研究。

2.6 提高檔案管理人員的綜合素質水平

檔案信息化管理，需要實現對重視計算機技術、網絡通信技術、傳輸技術等的有效利用，對相關信息進行更好的組織、收集和加工處理，從而實現對相關信息的查詢以及分析利用目標，這要求檔案管理工作人員能夠在其具體工作中更好地適應現代電子信息技術的應用方式，適應社會的變革以及發展，更好進行計算機背景下的檔案電子管理工作。對此，檔案管理工作人員可以通過自主學習以及技能培訓等方式來提升其專業素質能力，豐富自身的管理知識結構體系，掌握更加先進的一些網絡信息技術以及計算機應用技術，從而實現對檔案信息的快速加工以及處理。

3 結束語

隨著信息技術的迅速發展，國內大部分行業逐漸開始引入數字化的信息管理技術。在檔案管理方面加入數字化元素，能夠在一定程度上消除傳統檔案管理過程中存在的弊端，可以更為便捷地調動、查詢和整理檔案信息，改善企事業單位檔案的管理條件，除此之外，管理層領導還能夠通過數字化平臺進行更為清晰簡潔的單位的檔案情況調動查詢。