論大數據背景下建筑工程檔案信息化建設

初府建

（煙臺市住房保障和房產交易中心，山東 煙臺 264000）

隨著社會經濟的不斷發展，城市化進程加快，工程建筑項目數量與日俱增，這就增加了行業檔案管理的難度。當前信息技術發展迅猛，為工程建筑行業檔案管理提供了新思路、新路徑，信息化建設成為工程建筑行業檔案管理的必然趨勢。基于此，本文以檔案信息化建設的重要性為切入點，對當前工程建筑行業檔案信息化建設存在的問題進行分析，并結合實際提出了解決方案，以期能夠提高工程建筑行業檔案管理水平，助力行業健康、可持續發展。

1 建筑工程檔案信息化建設的主要內容

建筑工程檔案信息化建設需要進行紙質檔案、照片、錄音和影像等原始檔案資料的數字化，實現電子文件的管理歸檔，深化建筑工程檔案信息化資源，開發或完善檔案信息化管理系統。紙質檔案和照片檔案可以通過直接掃描或縮微膠片轉換等技術進行數字化轉換，錄音和影像等檔案資料可以采用模/數轉換技術進行數字化加工。建筑工程新產生的各種電子文件需要按照統一的格式規范進行收集、整理并歸檔。通過開發數字化檔案管理信息系統，可以簡化電子檔案收集過程，優化檔案歸檔方式，深度挖掘數字化檔案信息資源，實現數字化檔案信息的網絡化共享，實現建筑工程檔案管理的網絡化、系統化、規范化和標準化，科學化地全面提升建筑工程檔案的管理效率、水平和質量。

2 當前檔案管理信息化建設存在的不足

目前階段國內工程建筑檔案信息化建設中的不足主要體現在以下方面：一是建筑步伐緩慢。檔案信息化管理是一種必然趨勢，我國在檔案信息化發展方面投入大量精力，但在工程建筑行業，信息化檔案管理建設卻步伐緩慢。原因是檔案信息來源于不同部門，信息收集難度大，難以進行統一管理；另外，一些建筑單位管理觀念落后，受到原有管理模式的限制，導致檔案管理出現信息化程度不足的問題。二是缺乏動力。在檔案管理信息化建設過程中，會遇到多種問題，由于部分工程建筑企業在信息化建設方面，存在技術落后、操作性差、針對性不強的弊端，使得檔案管理部門缺乏信息化構建動力，這也是導致檔案信息化發展步伐緩慢的主要原因。

3 工程建筑檔案信息化建設的有效措施

3.1 及時更新信息化設備

對于傳統的檔案管理工作而言，經常運用紙質檔案進行管理，但是這種歸檔方式具有一定的缺點，比如：對于紙質檔案經常處于使用狀態，就會逐漸受到損壞，隨著紙質檔案的不斷增長，長時間堆積還會造成發霉、蟲蛀的現象，使檔案存放的時間受到嚴重影響。因此，企業需要將檔案管理工作中的落后的信息化設備做到及時的更新與升級，進一步將檔案管理信息的發展進行推進，使檔案管理工作的質量得到一定的提升。另外，在進行管理中，相關的管理人員要把檔案的信息與數據進行區分保管，做好相應的分類，以至于在以后進行資料查找時更加方便快捷，從而使檔案管理工作的效率得到保障。

3.2 進一步提升檔案管理人員業務能力和綜合素質

其一，聘用專業的檔案管理人才。在檔案管理工作中，管理人員發揮著關鍵性的作用。要想進一步提升檔案管理信息化建設，首先一點，就是要聘用專業的檔案管理人才，提升檔案管理人員的素質和專業技能。其二，企業要加強對檔案管理人員的業務培訓和學習。隨著社會的發展，信息技術在檔案管理中的應用也在發生著變化，因此，檔案管理人員一定要定期接受業務培訓和學習，及時更新自己的知識儲備和信息設備的操作方法，以便更好地適應建筑工程檔案管理工作的信息化建設需求。其三，要制定完善的考核制度和獎懲制度。對檔案管理人員信息化管理工作進行全面的定期考核和檢查，對于那些工作勤奮、責任心強，善于學習，能夠熟練操作信息設備，出色完成檔案管理工作的人員給予一定的獎勵；而對那些責任心不強，考核不合格的，不能勝任檔案管理工作的人員，給予調崗處罰或者是辭退，不斷優化管理人員組成，有力推動工程建筑檔案管理信息化建設的順利進行。

3.3 規范電子文件歸檔模式

建筑工程檔案包括項目前期、設計、監理、質量評估、竣工驗收、竣工圖等階段的不同類型的檔案文件，項目不同階段的電子文件通常由不同的參建單位完成，因此，建筑工程檔案信息化建設必須統籌規范各類電子文件的文件格式和歸檔模式。與勘察設計、施工、監理、設備制造商等合作單位簽訂建筑工程合同時，應對建筑工程檔案的套數、文件格式、質量等提出明確要求。工程設計單位、施工單位、監理單位、設備制造商等合作單位需要根據合同約定要求提交工程竣工文件，并應嚴格按照合同規定的電子文件格式提供電子版的工程竣工文件。檔案管理人員通過建筑工程檔案信息化歸檔管理軟件完成各類工程文件的統一歸檔，并將工程建設各階段形成的電子文件轉換成固定的通用格式。

3.4 保證原始數據的有效采集和歸檔

在建筑行業檔案管理信息化構建過程中，檔案數據采集和存檔是重要的管理環節，要加強資料收集和管理。在檔案信息收集方面，應從多渠道出發來收集資料數據，之后利用計算機掃描功能導入相應的數據，將關于建筑工程設計圖紙、進度和一些文件資料進行歸檔，將工程建筑數據儲存到計算機設備中，避免出現檔案信息損壞或丟失等現象。進行檔案資料存檔后，要進行檔案分類處理，方便之后的資料查詢。采用上述管理措施，可提高檔案管理效率，確保建筑工程施工各個階段都有對應的數據信息，幫助建筑單位順利完成施工任務。因此，在檔案信息化發展進程中，要關注原始數據的收集和儲存，切實發揮檔案數據在工程順利開展上的作用。數據挖掘技術、數據庫建設技術的運用，一定程度上提高了檔案信息化構建水平，在數據挖掘技術支持下，從海量數據中篩選出有價值的數據信息，去除冗余數據，進而提高數據分析和采集效率，突出信息化管理優勢。

4 結語

在信息化、網絡化和大數據環境下，信息資源是我國的經濟發展與建設的重要組成部分。信息技術的來臨，使人們的生活與生產得到便捷。在建筑工程建設中，要以基礎設施、信息資源、管理體系、人才培養等一系列的方式將建筑工程檔案信息化建設進行開展。加以采用先進的技術以及完善的管理進行優化檔案管理系統，促進建筑工程檔案管理工作的質量和效率得到提升，從而更好地服務經濟建設。