基于新時期檔案數據管理的發展對策研究

苑靜娜

（河北省水利水電勘測設計研究院，天津 300250）

1 概述數據管理對新時期檔案管理工作推進的影響

1）對檔案管理認知理念的影響。數據管理給檔案管理人員對檔案管理模式的認知帶來了較大的變化，在實際檔案管理工作中，數據價值越來越被認可，檔案數據管理成為檔案管理范式。

2）對檔案管理知識體系的影響。在檔案管理知識體系中引入數據管理，這必然會對檔案形態、價值及實現途徑帶來較大的沖擊，從而需要重塑檔案知識體系。

3）對檔案管理應用場景的影響。由于傳統檔案應用場景多為組織內部，但數據管理則對檔案管理應用場景帶來了較大的改變。檔案數據應用群體開始向社會大眾轉變；檔案數據應用方式從傳統的收集保管開始向價值挖掘轉變；檔案數據應用范圍從文獻資源開始向數據資源方向轉變。

2 新時期檔案數據管理的發展對策

1）構建信息化資源體系。在新時期我國的檔案管理模式也在進行不斷的創新與改革，在此期間我們應當認識到網絡技術和數字技術的重要性，可以充分結合新式技術的發展，進行信息化資源體系的構建，以滿足檔案數據信息存儲與利用的需求。一方面檔案數據管理部門應當加大信息技術的應用力度，從源頭上進行檔案資源體系構建支持工作的開展。另一方面檔案數據管理人員應當豐富檔案儲存的手段，在原有紙質檔案存儲的基礎上，增加信息化的存儲方式，保證檔案數據信息存儲的安全性。

2）構建信息化管理系統。網絡技術和數字技術是檔案數據管理模式創新的重要依據，新時期的檔案數據管理人員應當結合網絡技術和數字技術，進行檔案信息化管理系統的構建，從而不斷提高檔案管理的工作效率。一方面檔案數據管理人員可以借助計算機，進行檔案信息錄入、整理、儲存工作的開展。另一方面檔案數據管理人員可以借助網絡技術和數字技術，進行檔案信息管理平臺的搭建，借助平臺進行檔案數據信息管理工作的開展，不僅可以提高檔案數據信息錄入、分析、存儲的效率，還為檔案數據信息的利用提供了便捷途徑，有助于我國城市化建設工作的不斷完善。

3）樹立大檔案思維，實現檔案的綜合管理。基于大數據環境下，在檔案管理工作中需要積極轉變傳統的檔案管理理念，通過積極樹立大檔案思維，加快推進檔案信息的綜合管理。在實際工作中，需要通過應用“云計算”來提高檔案信息搜集和管理，加快推進檔案信息的共享，為檔案使用者查閱提供更多的便利。同時還要建立數據信息管理系統，在檔案利用過程中只需要輸入關鍵詞即能夠搜索到自己所需要的檔案信息，同時檔案管理工人員還需要針對檔案利用需求進行分析，總結出相應的規律和特征，從而為檔案信息的分析和查找提供更多的便利。

4）完善檔案數據管理機制。在實際檔案數據管理工作中，由于檔案內容來源更具多樣性，而且各種檔案資源都具有自身的價值，在具體利用和管理檔案過程中，需要構建檔案數據管理機制，以此來為檔案數據管理工人提供重要的保障。在具體檔案數據管理機制建立過程中，需要考慮到當前社會發展的大環境，并與黨對檔案建設和信息共享的要求相結合，做好電子檔案發展機制的制定和規范，并重視檔案數據管理機制的長效性，加快推進檔案數據信息資源的共享，積極改進檔案資源獲取與傳播模式，并形成各種專項機制，加快對檔案數據管理機制進行優化和創新，從而為檔案數據管理工作的有序開展打下堅實的基礎。

5）創建與推進檔案數據信息資源的共享新模式。通過構建云服務平臺，加快推進數字檔案資源的整合和共享，重視完善檔案數據資源的訪問服務，并加強請求認證服務功能，優化安全數據傳輸服務層級，積極完善資源搜索和資源發現服務。同時還要重視檔案信息資源共享平臺的搭建，在具體創建檔案數據信息資源服務平臺過程中，從創設初期即要加強管理。目前檔案數據信息平臺用戶不僅包括內部用戶，還包括外部用戶，用戶量也呈現出不斷增長的態勢，在這種情況下，需要提升檔案信息服務平臺的服務速度，進一步豐富信息資源，加快推進數字檔案資源應用軟件的開發。

6）建立智慧檔案數據庫。由于當前檔案數據信息呈現出海量化發展的趨勢，檔案管理人員需要借助于大數據技術的優勢，積極構建智慧檔案數據庫，廣泛收集檔案數據信息，進一步核實收集到的檔案數據信息，以此來保證檔案數據信息的真實性和完整性。同時檔案管理人員還需要針對檔案材料實施分類和編號，并對每一份電子文件做好檢索標識，保證一碼一件，有效地提高檢索的精準率。作為檔案管理人員，還需要做好檔案歷史數據的數字化轉移工作，并將其在檔案數據系統中進行保存。還要對資源中心的封閉性給予關注，強化數據資源安全管理。對于電子文件資源，宜從格式、元數據內容及數據提取方式等方面進行有效統一，進一步提升檔案數據庫之間的互聯互通性。另外，智慧檔案數據庫還要與檔案數據信息檢索和服務中心實現有效對接，深入挖掘檔案數據價值，全面促進檔案服務水平的提升。

7）推行云存儲和云服務。在當前檔案數據化管理工作中，依托于大數據技術和云計算技術，需要積極推進檔案的云存儲和云服務，并在實際工作中積極改進檔案管理工作中存在的弊端，加快推進檔案管理工作的轉型升級發展。在具體執行過程中，需要通過設置云存儲服務器，進一步提升檔案數據處理能力。另外，基于云服務的交互性特點，檔案管理人員還需要加快推進檔案數據資源的共享，從而為檔案用戶提供更具多樣化的檔案數據服務模式，更好地發揮出檔案的實際效能。

8）構建檔案數據管理的安全體系。檔案在進行信息化數字化管理模式轉變的過程中，應當基于檔案安全管理需求，構建檔案安全管理體系，為檔案數據管理工作創新，提供安全的環境。一方面檔案管理部門應當加大對相關人員的安全意識培養工作，不斷結合檔案安全管理的需求，對檔案管理人員進行安全意識教育工作，提高檔案管理人員的責任意識，規范檔案管理人員的操作行為，從而保證檔案管理工作的安全性。另一方面檔案管理部門可以結合網絡技術和數字技術的應用，搭建檔案網絡安全體系，聘請專業人員進行檔案安全管理體系的搭建與維護工作，及時發現檔案信息化系統中存在的問題，進行相應整改措施，以提升檔案數據信息系統的安全性。同時，也應當根據檔案安全管理的需求，進行相應監控設施的完善，提升檔案安全管理系數，有助于檔案管理工作的順利開展。

3 結語

在當前大數據時代背景下，檔案管理快速向數據管理轉變，使檔案管理工作與新時代的發展要求相符，同時有利于提高檔案管理工作的效率。在新時期檔案數據管理工作還存在一些亟需解決的問題，因此需要立足實際，積極采取有效的措施對檔案數據管理工作進行優化，加快推進檔案管理工作的轉型發展。