事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)研究

鄧西軍

（沂水縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 臨沂 276400）

目前我國(guó)基本上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化的全覆蓋，大到國(guó)家，小到個(gè)人的生活都在被信息化和大數(shù)據(jù)所包圍。很多事業(yè)單位在人事檔案管理建設(shè)的過程中也引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理的信息化。但在信息化建設(shè)的過程中，也面臨著各種困難，如基礎(chǔ)設(shè)施、信息錄入和安全系統(tǒng)建設(shè)等。任何新的事物嘗試都是要靠個(gè)人從失敗中提取，一次性成功的少見，因此人事檔案管理更是需要全方位的考慮，把所有可能遇到的困難都進(jìn)行一一地解決，不能操之過急。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)在很多事業(yè)單位沒有意識(shí)到檔案管理的重要性。由于事業(yè)單位場(chǎng)地的限制，部分事業(yè)單位的檔案管理人員沒有專門的辦公場(chǎng)所，使人事檔案管理沒有形成基本的管理場(chǎng)所和管理制度，導(dǎo)致人事檔案出現(xiàn)了很多意外性的缺失，尤其是對(duì)于那些保留較長(zhǎng)時(shí)間的人事檔案，遺留下了很多歷史性問題。有的人事檔案沒有具體存放的位置和固定的場(chǎng)所，導(dǎo)致人事檔案在保存管理的過程中出現(xiàn)各種各樣的問題，如檔案資料損毀、潮濕、各種意外等。以前傳統(tǒng)的人事檔案都是紙質(zhì)資料，在管理的過程中需要注意各種各樣的問題，增加了檔案管理人員的工作難度，如防濕、防高溫、防蟲等要各種自然災(zāi)害，也要防止各種人為因素對(duì)資料造成損害，所以人事檔案管理難度也在不斷增加。

現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位仍然在采取傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法，管理人員工作效率比較低下。因?yàn)樵诂F(xiàn)實(shí)生活中，事業(yè)單位的人員是動(dòng)態(tài)的，隨時(shí)都在增加或減少，尤其是人數(shù)比較多的事業(yè)單位，人員流動(dòng)非常頻繁，這就導(dǎo)致人事檔案管理的工作是變化的、持續(xù)的，每年都會(huì)增加很多人事檔案。而傳統(tǒng)的人事檔案管理是用人力進(jìn)行工作，受人力不足的限制，檔案整理工作需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，無(wú)法做到數(shù)據(jù)的及時(shí)更新。紙質(zhì)化的人事檔案因?yàn)椴牧系脑颍焕陂L(zhǎng)時(shí)間的保存，事業(yè)單位在調(diào)用人事檔案時(shí)，也會(huì)因?yàn)椴粔蛐⌒闹?jǐn)慎，從而導(dǎo)致人事檔案的破壞，加速縮減人事檔案的生命周期。因此，人事檔案管理工作人員需要有極高的職業(yè)素質(zhì)。但目前絕大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒有對(duì)這項(xiàng)工作形成高度重視，隨意任用素質(zhì)和管理水平低下的檔案管理人員，就會(huì)很容易導(dǎo)致人事檔案的缺失和錯(cuò)誤，影響檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)方法

2.1 完善基礎(chǔ)工作的建設(shè)

人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建立是人事檔案管理信息化建設(shè)基本要求。人事檔案室是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中必不可少的，在人事檔案室建設(shè)的過程中必須達(dá)到國(guó)家的基本標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也要注重“九防”的建設(shè)，還可以在人事檔案室中引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和各種計(jì)算機(jī)設(shè)備，做到對(duì)人事檔案的科學(xué)和技術(shù)化。在檔案管理的過程中，需要引進(jìn)各種現(xiàn)代化技術(shù)，提高管理工作的智能化，最重要的是注重對(duì)各種自然因素和人為因素的預(yù)防，減少人事檔案管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程中，要加強(qiáng)各方面的監(jiān)控，對(duì)人事檔案室的內(nèi)部、外部做到三百六十度無(wú)死角地監(jiān)控，避免各種人為因素對(duì)人事檔案的破壞。

2.2 信息電子化

在以前技術(shù)落后的年代，人事檔案都是采用紙質(zhì)記錄，這類檔案的保管難度大，因此事業(yè)單位對(duì)這類年份比較早的人事檔案，需要對(duì)信息進(jìn)行電腦錄入形成電子化的人事檔案。紙質(zhì)化的人事檔案保管時(shí)間短，容易造成各種破壞，電子化的人事檔案保管時(shí)間長(zhǎng)，能夠及時(shí)更新且方便查詢，很大程度上提高了人事檔案管理的工作效率，所以事業(yè)單位有必要建立電子化的檔案管理系統(tǒng)。電子檔案應(yīng)用是現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在方便保存、錄入和調(diào)取的同時(shí)，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)，降低了對(duì)人員的依賴程度，很大程度上提高了人員信息調(diào)取的速度。電子檔案也有利于保存，進(jìn)行信息錄入好以后，可以對(duì)這些保存的電子檔案進(jìn)行一個(gè)備份，避免丟失的同時(shí)也避免了人為破壞的可能性，并且節(jié)省了大量的紙張。

2.3 建設(shè)新的人事檔案管理制度

傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，事業(yè)單位需要根據(jù)我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的水平制定出新的人事檔案管理制度。首先需要做得是改變傳統(tǒng)觀念上對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，要認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部人員的重要性，同時(shí)要意識(shí)到這些人事檔案資料見證了事業(yè)單位的發(fā)展歷程和員工的成長(zhǎng)，是一個(gè)事業(yè)單位繁榮發(fā)展的見證史。對(duì)于人事檔案的管理人員，事業(yè)單位必須嚴(yán)格篩選，有較強(qiáng)綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，還要有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和現(xiàn)代化的管理能力，能夠進(jìn)行不斷學(xué)習(xí)并將其應(yīng)用到人事檔案管理工作中。在人事檔案管理新的制度建設(shè)的過程中，事業(yè)單位需要對(duì)人事檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行不定期的、全方位的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容可以是一些現(xiàn)代化的信息技術(shù)，和如何進(jìn)行管理，最重要的是要培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心，提高管理對(duì)自身職位的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真履行自己的本職工作。事業(yè)單位可以針對(duì)人事檔案管理建立相應(yīng)的權(quán)責(zé)制，把工作的問題落實(shí)到個(gè)人身上，對(duì)個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)的處罰，這樣既能加強(qiáng)管理人員對(duì)工作的認(rèn)真，也能防止個(gè)別人員出現(xiàn)偷奸耍滑的心理。

2.4 加強(qiáng)信息安全化

人事檔案管理的信息化既有利又有弊，在當(dāng)今技術(shù)發(fā)展先進(jìn)化的水平下，事業(yè)單位需要格外重視信息安全化的重要性，尤其是對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，人事檔案具有很強(qiáng)的機(jī)密性，甚至部分人事檔案關(guān)系到國(guó)家的安全，有的還會(huì)威脅到國(guó)家安全，所以在人事檔案管理信息化的過程中，必須加強(qiáng)信息安全化。事業(yè)單位可以聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員對(duì)單位內(nèi)部加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，還可以對(duì)那些精密性很強(qiáng)的檔案進(jìn)行加密處理，甚至是設(shè)置一系列相應(yīng)的防火墻，避免黑客的襲擊，還可以專門組建一個(gè)小組進(jìn)行檔案的信息化安全管理，專門負(fù)責(zé)這些檔案的網(wǎng)絡(luò)安全，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)人事檔案管理的機(jī)密性。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，很多傳統(tǒng)的技術(shù)已經(jīng)被淘汰，人們出門已經(jīng)不用依賴現(xiàn)金，事業(yè)單位的檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)該逐漸向信息化的方向發(fā)展，減少傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案信息。在信息化管理的過程中，事業(yè)單位需要對(duì)人事檔案進(jìn)行一個(gè)重新定位，認(rèn)識(shí)到檔案資料和檔案管理人員的重要性，確保檔案的真實(shí)性、及時(shí)性和安全性。事業(yè)單位在管理的過程中，要加強(qiáng)對(duì)信息安全的建設(shè)，防止各種信息可能泄露的情況出現(xiàn)，才能夠更好地保證信息化的建設(shè)。