試析企業(yè)離退休人員人事檔案管理的優(yōu)化策略

張 瀟

（成都人才有限責(zé)任公司，四川 成都 610031）

離退休人員的管理工作，是企業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，關(guān)乎著企業(yè)的發(fā)展和穩(wěn)定。企業(yè)以往的離退休管理工作可謂是問題頻現(xiàn)，這些問題使得企業(yè)員工惶惶不安，嚴(yán)重影響企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級速度和效率，也埋下了一定的社會(huì)不安定隱患。為了更加有效地解決這一問題，本文將從離退休管理工作優(yōu)化的必要性以及存在的不足入手，最后得出新形勢下創(chuàng)新離退休管理工作的有效路徑。

1 實(shí)行企業(yè)退休人員人事檔案管理的意義

通過退休人員的人事檔案管理工作開展，能夠使退休人員在到達(dá)退休年齡之后就退出企業(yè)的勞動(dòng)領(lǐng)域，并且可以直接把人事檔案轉(zhuǎn)交到相應(yīng)的社會(huì)機(jī)構(gòu)中，從而使傳統(tǒng)的檔案管理模式得到創(chuàng)新，改變了企業(yè)內(nèi)部對于人事管理的概念，同時(shí)破除了傳統(tǒng)模式下退休人員的“一包到死”觀念。使企業(yè)退休人員能夠直接地與企業(yè)脫離關(guān)系，并且能夠有效地使企業(yè)的經(jīng)營管理成本得到降低，使企業(yè)的人力資源管理服務(wù)工作的開展更加便利，減少一些繁瑣的環(huán)節(jié)，最終能夠有效地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營，防止出現(xiàn)退休人員過多給企業(yè)帶來的巨大壓力。所以對于企業(yè)退休人員的人事檔案管理工作，既能夠?qū)τ谕诵萑藛T自身的相關(guān)權(quán)益進(jìn)行保護(hù)，也能夠使企業(yè)退休人員的管理服務(wù)水準(zhǔn)得到顯著的提升。

2 企業(yè)離退休人員人事檔案管理面臨的問題

1）離退休人員人事檔案管理理念落后單一。工作理念直接影響工作質(zhì)量與工作效率，離退休人員人事檔案管理對人才建設(shè)是否能夠發(fā)揮出長久的積極作用，與相關(guān)人員的工作理念有直接關(guān)系。絕大多數(shù)單位的人事檔案管理部門在進(jìn)行日常檔案管理工作時(shí)，經(jīng)常將管理理念與檔案工作理念視為工作核心，沒有打破檔案與管理的局限，對離退休人員人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新嘗試，只是發(fā)揮了檔案管理的作用，忽視了離退休人員人事檔案的作用與價(jià)值。不具備服務(wù)理念與人才建設(shè)理念，沒有意識到人事檔案對單位人才建設(shè)能夠起到的服務(wù)作用，及對單位發(fā)展所起到的促進(jìn)作用。正是因?yàn)殡x退休人員人事檔案對人才建設(shè)的作用與影響，需要構(gòu)建離退休人員人事檔案管理理念。

2）收集歸檔材料不規(guī)范不及時(shí)。離退休人員人事檔案管理的核心就是確保檔案材料的真實(shí)、可靠、完整。但當(dāng)前有的離退休人員人事檔案存在前后不一致的現(xiàn)象，有的材料內(nèi)容不真實(shí)，真?zhèn)坞y辨，資料歸檔不及時(shí)，如出生年月不準(zhǔn)確，有的檔案中甚至有多個(gè)年齡和陰陽歷混填的現(xiàn)象，如果把關(guān)審查不夠，就會(huì)影響檔案的真實(shí)性，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量。

3）相關(guān)人員對離退休人員人事檔案工作認(rèn)識不全面。現(xiàn)代人力資源管理制度建成之前，離退休人員人事檔案在我國組織人事工作中主要用于政治審查。功能發(fā)揮的局限造成人們普遍對離退休人員人事檔案作用認(rèn)識不全面，沒有充分認(rèn)識到其重要執(zhí)政資源的意義和在組織人事工作中的憑證作用。在實(shí)際工作中注重安全保存、忽視內(nèi)容建設(shè)和信息開發(fā)，在工作部署中不能將人事檔案與工作統(tǒng)籌規(guī)劃；專職工作人員檔案業(yè)務(wù)和組織人事工作知識不足，檔案功能發(fā)揮不充分；其他相關(guān)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督功能發(fā)揮不到位，檔案材料填寫不規(guī)范、內(nèi)容不全面的問題普遍存在。

4）缺乏對離退休管理工作的重視和經(jīng)費(fèi)的投入。隨著我國當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)所面臨的競爭是日益激烈的，一些企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)自我的良好發(fā)展，開始將發(fā)展重點(diǎn)放在對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)的制定上，并沒有加強(qiáng)對離退休管理工作的重視程度。從整體上看，離退休管理工作雖然內(nèi)容比較簡單，但是從實(shí)際工作效果來看，所面臨的難點(diǎn)問題是比較多的，再加上企業(yè)的重視程度不足，很容易導(dǎo)致一些資源在分配方面存在著不合理的問題，一些企業(yè)并沒有加強(qiáng)對離退休管理的資金投入。

3 企業(yè)離退休人員人事檔案管理優(yōu)化措施

1）進(jìn)一步完善離退休人員人事檔案管理制度建設(shè)。從當(dāng)前狀況分析看，大部分單位在離退休人員人事檔案管理方面，依舊沿用傳統(tǒng)的離退休人員人事檔案管理制度與人事代理制度，從而導(dǎo)致檔案管理有失真實(shí)性，難以有效發(fā)揮出其對人才建設(shè)的作用。為此，需要離退休人員人事檔案管理部門及時(shí)掌握社會(huì)發(fā)展變化，根據(jù)社會(huì)發(fā)展需求，進(jìn)一步完善離退休人員人事檔案管理各方面制度建設(shè)，從而建立多樣化的離退休人員人事檔案管理制度，拓展未來離退休人員人事檔案管理的發(fā)展方向。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升離退休人員人事檔案搜集、整理、檢驗(yàn)及管理等方面的相關(guān)制度，從而將離退休人員人事檔案管理對人才建設(shè)的作用發(fā)揮到極致。

2）統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，科學(xué)劃分管理責(zé)任。為了能夠避免由于部門對于自身的職責(zé)不清晰所導(dǎo)致的退休人員人事檔案管理混亂問題。當(dāng)前管理機(jī)構(gòu)需要不斷地增強(qiáng)統(tǒng)一管理建設(shè)，將人力資源以及社會(huì)保障部門作為重點(diǎn)部門和其他組織共同制定出一些切實(shí)可行的管理規(guī)章制度，對于企業(yè)退休人員的人事檔案社會(huì)化管理的職責(zé)進(jìn)行科學(xué)的劃分，使每一個(gè)部門以及崗位上的人都能夠清晰的認(rèn)知到自身的崗位職責(zé)。在工作之中能夠嚴(yán)格地按照檔案管理的實(shí)際程序以及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，開展社會(huì)化管理中的各項(xiàng)工作，以確保管理工作的效率能夠得到實(shí)際的提升，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化發(fā)展。

3）進(jìn)一步提升離退休人員人事檔案工作意識。首先，牢固樹立離退休人員人事檔案是重要執(zhí)政資源的意識。各級黨委（黨組）及其組織人事部門要高度重視實(shí)體管理、內(nèi)容建設(shè)以及信息資源的開發(fā)和利用，要清醒地認(rèn)識到離退休人員人事檔案工作沒做好就是組織人事工作不到位。其次，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的認(rèn)識，意識到檔案管理的重要性。在數(shù)據(jù)化時(shí)代中，要想保證人事檔案的便捷性，做好離退休人員人事檔案工作，相關(guān)管理人員需要充分利用網(wǎng)絡(luò)，掌握信息技術(shù)，匯總離退休人員人事檔案中包含的各種信息，建設(shè)覆蓋全面的人才資源信息庫；建立健全離退休人員人事檔案科學(xué)利用機(jī)制，及時(shí)開展信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析研究，探索離退休人員人事隊(duì)伍的總體變化情況及規(guī)律，為組織人事工作提供有力的依據(jù)。

4）加強(qiáng)離退休管理工作的資金投入。在實(shí)際工作的過程中，為了使這些經(jīng)費(fèi)落實(shí)到位，相關(guān)工作人員還要建立完善的管理制度，保證專款專用，在經(jīng)費(fèi)落實(shí)和提升離退休工作人員生活待遇的基礎(chǔ)上，提高離退休人事檔案管理工作的水平。同時(shí)在實(shí)際工作的過程中，相關(guān)工作人員需要對活動(dòng)場所進(jìn)行完善，積極組織和引導(dǎo)離退休工作人員參加體育或者娛樂活動(dòng)，豐富離退休工作人員的業(yè)余生活，還使得離退休管理工作的效果能夠提到更高的層次。另外，相關(guān)工作人員在實(shí)際工作的過程中，需要多方位了解離退休檔案管理的工作需求，結(jié)合具體情況，發(fā)揮人事檔案優(yōu)勢，提高離退休人員管理水平。

4 結(jié)語

綜上所述，優(yōu)化離退休管理工作，是一項(xiàng)經(jīng)年日久的長期任務(wù)。離退休人員群體的與日俱增為國家管理帶來了巨大的壓力，做好這方面的管理工作至關(guān)重要。在日后還需要結(jié)合離退休人員人事檔案管理實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理措施，為相關(guān)工作提供依據(jù)。