論新形勢(shì)下的檔案管理與創(chuàng)新

閔軍玲

（山東省諸城市婦幼保健院，山東 諸城 262200）

檔案是信息資源的載體，是歷史與現(xiàn)實(shí)的客觀記錄，記載延續(xù)著社會(huì)發(fā)展的過(guò)程和命脈，是人類社會(huì)發(fā)展變化的忠實(shí)見(jiàn)證者。在社會(huì)的延續(xù)發(fā)展過(guò)程中，因發(fā)展階段的不同，檔案的管理與內(nèi)容也差別較大，分別體現(xiàn)了不同時(shí)期的社會(huì)發(fā)展特征，具有明顯的時(shí)代烙印。透過(guò)檔案，我們可以穿越歷史的空間，尋找先人的足跡，可以了解一項(xiàng)工作，一件事情的來(lái)龍去脈；借助檔案可以幫助我們總結(jié)工作，借鑒經(jīng)驗(yàn)，解決工作問(wèn)題。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)管理，以適應(yīng)時(shí)代和形式的發(fā)展需要。

1 新形勢(shì)下檔案管理存在突出問(wèn)題

1.1 檔案資料收集保存不齊全

很多單位沒(méi)有建立有效的檔案收集歸檔制度，沒(méi)有制定符合單位實(shí)際的檔案收集范圍，檔案收集工作針對(duì)性不強(qiáng)，應(yīng)該移交保存的材料收集不全，漏收少收現(xiàn)象突出，加之缺少必要的檢查催交措施，使得大量的應(yīng)該歸檔的文件材料無(wú)形流失，給單位造成不可估量的損失，甚至?xí)绊懙絾挝坏拈L(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1.2 檔案管理利用開(kāi)放度不夠

如今，檔案信息已經(jīng)成為與工作和人們平時(shí)生活緊密相關(guān)的資源。但是，受多種主觀客觀條件和人為因素的影響，檔案的開(kāi)發(fā)利用明顯不夠，比如有的單位和部門以檔案未實(shí)施鑒定，沒(méi)法開(kāi)放為借口，實(shí)施封閉管理，其實(shí)這或許已經(jīng)嚴(yán)重違反的檔案管理的規(guī)定，新修訂的檔案法明確規(guī)定，檔案保存25年就可以對(duì)外開(kāi)放利用，當(dāng)然這也要實(shí)際情況實(shí)際對(duì)待，但這至少在一定程度上已經(jīng)將檔案開(kāi)放上升到了法律層面。

1.3 對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)不夠

檔案是靜止的重要信息，其蘊(yùn)含的大量重要信息需要不斷挖掘才會(huì)得以發(fā)揮作用，更好地服務(wù)社會(huì)。新形勢(shì)為滿足社會(huì)需要，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，但是，目前大部分單位的檔案連基本的開(kāi)發(fā)也談不上，比如其中基本的開(kāi)發(fā)形式，檔案編研，資料匯編，舉辦展覽等工作都沒(méi)開(kāi)展，檔案長(zhǎng)時(shí)間躺在庫(kù)房里睡大覺(jué)，檔案的作用無(wú)法發(fā)揮。

2 新形勢(shì)下檔案管理的新要求

2.1 實(shí)施以“件”為單位的檔案管理

現(xiàn)代化的發(fā)展要求，對(duì)檔案管理帶來(lái)了變革和沖擊，最現(xiàn)實(shí)的要求就是要采用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理。以前的傳統(tǒng)立卷方式也就是以“卷”為單位進(jìn)行管理，已經(jīng)嚴(yán)重不適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，現(xiàn)代化管理需要檔案實(shí)體便于實(shí)施數(shù)字化信息化加工，還需要檔案信息的準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)立卷程序人為因素過(guò)多，如擬寫案卷題名可能因人的學(xué)識(shí)、理論素養(yǎng)和認(rèn)識(shí)水平不同出現(xiàn)較大差別。同時(shí)傳統(tǒng)立卷過(guò)程繁瑣，組卷，分類等專業(yè)性較強(qiáng)，如缺少專業(yè)知識(shí)為支撐，將導(dǎo)致這些環(huán)節(jié)的工作不精確，為計(jì)算機(jī)管理帶來(lái)不便。運(yùn)用“件”為單位管理，可以較少人為加工因素，自然的件成為管理單位，檔案的原始性更有保障，對(duì)件進(jìn)行數(shù)字化管理還更加便捷。鑒于以上，按件為單位進(jìn)行管理已經(jīng)成為檔案管理的新趨勢(shì)新要求。

2.2 加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

檔案的收集是檔案資源建設(shè)的源頭。檔案收集要做到明確收集范圍，及時(shí)收集，做到應(yīng)收盡收，以收集齊全完整為根本。同時(shí)要將檔案收集的外延擴(kuò)大，除紙質(zhì)文件外，其他形式的如實(shí)物、照片、音像、電子等也要納入檔案資源建設(shè)的范圍。確保檔案收集齊全的同時(shí)要注重收集的質(zhì)量，對(duì)于沒(méi)有留存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行鑒別剔除。只有這樣才能用豐富而高質(zhì)量的檔案資源奠定檔案規(guī)范管理和創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)。

2.3 開(kāi)展檔案開(kāi)發(fā)工作

要樹(shù)立開(kāi)發(fā)意識(shí)，積極主動(dòng)挖掘開(kāi)發(fā)檔案價(jià)值，通過(guò)加工處理將檔案的作用發(fā)揮至最大。開(kāi)發(fā)檔案信息，可以進(jìn)行檔案編研，形成有價(jià)值的聯(lián)系密切的檔案信息集合；可以進(jìn)行文本挖掘，對(duì)檔案中隱含的、分散的不為人知的信息進(jìn)行加工、歸類，結(jié)合成為可以被利用的有價(jià)值的信息，還有編寫檔案實(shí)力匯編、舉辦展覽等多種形式?？傊?，檔案開(kāi)發(fā)要立足于所存檔案，要圍繞工作需要，主動(dòng)將開(kāi)發(fā)出來(lái)的重要檔案信息提供給社會(huì)服務(wù)。

3 創(chuàng)新檔案管理的方式

3.1 面向社會(huì)開(kāi)放檔案

要主動(dòng)解去檔案的神秘面紗，實(shí)施全方位的檔案創(chuàng)新開(kāi)放管理。可以通過(guò)打造檔案開(kāi)放利用空間，學(xué)習(xí)借鑒圖書館的開(kāi)放模式，營(yíng)造溫暖舒適的開(kāi)放環(huán)境氛圍；可以主動(dòng)公布檔案內(nèi)容，通過(guò)微信、網(wǎng)絡(luò)等新進(jìn)媒體技術(shù)發(fā)布，擴(kuò)大社會(huì)知曉面。通過(guò)開(kāi)放措施的實(shí)施，讓檔案逐漸走出庫(kù)房，走向社會(huì)，服務(wù)百姓。

3.2 完善監(jiān)督檢查措施

檔案管理工作的創(chuàng)新，需要一整套制度和監(jiān)督體系的完善作保障。在日常的檔案管理過(guò)程中要做到按程序按制度來(lái)管理，比如檔案的安全管理問(wèn)題，要嚴(yán)格落實(shí)好“九防”措施，定期開(kāi)展庫(kù)房安全檢查，每天做好溫濕度調(diào)控登記，落實(shí)好人員出入庫(kù)房登記制度，嚴(yán)禁庫(kù)房煙火等，切實(shí)將檔案的安全規(guī)范管理做到位。再如要對(duì)檔案集中統(tǒng)一管理落實(shí)情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督檢查，嚴(yán)禁私自留存檔案，必須交由檔案管理部門集中管理，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行管理，避免雜亂無(wú)章，各自為政。

3.3 運(yùn)用新思想新技術(shù)開(kāi)展檔案開(kāi)發(fā)

時(shí)代的發(fā)展，已經(jīng)改變了檔案的管理模式，也改變了人們的檔案需求。要轉(zhuǎn)變思想，思想是工作創(chuàng)新的引領(lǐng)者，只有思想轉(zhuǎn)變了，行動(dòng)才會(huì)改變。要改變過(guò)去形勢(shì)下的檔案以藏為主的思想理念，主動(dòng)融入社會(huì)發(fā)展思潮，讓檔案管理融入已經(jīng)開(kāi)放的社會(huì)大潮中去把握。要運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段強(qiáng)化檔案信息的挖掘，讓計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案開(kāi)發(fā)中得以廣泛應(yīng)用并發(fā)揮作用。要加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)管理技術(shù)的學(xué)習(xí)鉆研，讓信息技術(shù)與檔案管理完美結(jié)合，熟練掌握管理技巧，讓檔案開(kāi)發(fā)在創(chuàng)新中發(fā)展進(jìn)步。

4 總結(jié)

檔案管理工作要緊跟時(shí)代步伐，做到因需而變，因時(shí)而變，創(chuàng)新發(fā)展。要充分運(yùn)用新技術(shù)新手段做好與傳統(tǒng)檔案管理的結(jié)合文章，增加技術(shù)含量，才能不斷創(chuàng)新提升檔案管理現(xiàn)代化水平，適應(yīng)新形勢(shì)對(duì)檔案工作提出的新要求。