基層事業(yè)單位人事檔案管理工作

馬洪文

（吉林省梨樹縣林海鎮(zhèn)綜合服務(wù)中心，吉林 四平 136500）

1 基層事業(yè)單位人事檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

1）人員流動(dòng)頻率增加。目前在事業(yè)單位當(dāng)中，人員的流動(dòng)頻率呈現(xiàn)出逐年上漲的趨勢，事業(yè)單位所處地域越發(fā)達(dá)，流動(dòng)頻率上漲的速率越快，這是因?yàn)樵谖覈聵I(yè)單位的待遇普遍低于一些大型國有企業(yè)以及私人企業(yè)，并且事業(yè)單位晉升渠道不足、晉升要求較為苛刻，所以大部分新入職員工在事業(yè)單位的工作時(shí)間不超過三年。如此頻繁的人員變動(dòng)使得人事檔案的建檔工作、更新工作以及交接工作都呈幾何倍數(shù)的趨勢增長，給人事檔案的管理人員帶來了極大的工作壓力。

2）人事檔案內(nèi)容的增加。人事檔案是重要的個(gè)人證明材料，因此其內(nèi)容要力求完整全面，近年來隨著對人事檔案規(guī)格要求的變化，人事檔案的內(nèi)容逐年增多。人事檔案中大概包含以下幾個(gè)內(nèi)容：其一履歷材料，履歷材料除了包含基本的個(gè)人信息之外，還展現(xiàn)出一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷，是人事檔案中最基礎(chǔ)的部分；其二是學(xué)歷、職稱等證明材料，這一部分包括學(xué)位證書、畢業(yè)證書等學(xué)習(xí)經(jīng)歷的證明材料以及職稱評定證書等工作經(jīng)歷的證明材料，其作用在于對個(gè)人履歷進(jìn)行佐證；其三政審材料，政審材料是個(gè)人政治面貌的證明，可以給員工加入特定的組織提供幫助；其四獎(jiǎng)懲材料，獎(jiǎng)懲材料顯示的是個(gè)人在學(xué)習(xí)或者工作期間獲得的獎(jiǎng)勵(lì)或處罰，對個(gè)人待遇以及事業(yè)發(fā)展有一定的影響；其五其他材料，根據(jù)事業(yè)單位的要求，人事檔案中還會(huì)涉及其他材料，例如出國人員審查表、調(diào)整工資審批表、工資級別登記表等。除了上述材料以外，員工在事業(yè)單位工作期間所產(chǎn)生的資料也需要封存在個(gè)人檔案里，其中涉及工作當(dāng)中的轉(zhuǎn)正、職稱報(bào)告；生活當(dāng)中的落戶證明、房產(chǎn)證明；以及與個(gè)人利益有關(guān)的養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、公積金的繳納證明等材料。由上可見，人事檔案中材料的種類豐富，內(nèi)容繁多復(fù)雜，并且隨著事業(yè)單位對于人才需求的變動(dòng)，人事檔案中各類資料的種類會(huì)更多，這就是人事檔案管理工作需要面臨的第二個(gè)挑戰(zhàn)。

3）人事檔案應(yīng)用頻率的提升。由于人事檔案中內(nèi)容完整全面，因此能夠應(yīng)用到人事檔案的場景越來越多，例如查詢學(xué)歷證明文件、財(cái)產(chǎn)歸屬文件等，雖然應(yīng)用頻率的增加能夠?qū)崿F(xiàn)對人事檔案深層價(jià)值的發(fā)掘，但是人事檔案應(yīng)用場景的增多，意味著檔案信息與外界接觸的頻率也提升了，這會(huì)加大管理人員對人事檔案的保護(hù)難度，因此如何在檔案信息傳遞的過程中避免信息泄露問題的發(fā)生，是人事檔案管理人員面臨的第三個(gè)挑戰(zhàn)。

2 基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

1）對管理工作不夠重視。目前基層事業(yè)單位對于人事檔案管理工作的重視程度還不足，這引發(fā)了兩個(gè)問題：首先管理人員對人事檔案管理工作的作用缺乏完整的了解，因此在管理的過程中抓不到工作重點(diǎn)，導(dǎo)致工作效率無法提升，并且還會(huì)出現(xiàn)管理內(nèi)容缺失的現(xiàn)象。其次是資源的分配無法向人事檔案管理部門傾斜，缺少足夠的資金支持，是直接造成當(dāng)下人事檔案管理隊(duì)伍平均年齡較高，管理設(shè)備老舊等問題的原因，這些問題拖慢了檔案管理工作更新完善的進(jìn)程，同時(shí)也對人事檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)造成了不利的影響。

2）基層事業(yè)單位檔案管理制度不健全。從研究數(shù)據(jù)表明，目前基層事業(yè)單位檔案管理制度的完善度是最低的，從整體上看主要缺少兩大部分內(nèi)容，其一是管理人員的培養(yǎng)制度，其二是資金保障制度。從人社部2014年發(fā)布的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》中來看，我國所有基層事業(yè)單位人事檔案管理工作所產(chǎn)生的費(fèi)用都是由財(cái)政撥款來支付的，不會(huì)面向社會(huì)收取一分錢費(fèi)用。但是從實(shí)際情況上來看，這一部分財(cái)政撥款僅能滿足管理以及服務(wù)過程中所產(chǎn)生的資金需求，而對于管理技術(shù)的更新以及信息化建設(shè)則沒有充足的資金來維持。

3）人事檔案管理力量的不足。人事檔案管理力量的不足體現(xiàn)在兩個(gè)方面，其一是管理人員的不足，其二是管理人員專業(yè)水平的不足。首先在基層事業(yè)單位中人事檔案管理人員的薪資待遇普遍較低，因此管理人員的工作積極性不高，因此整體的管理效率得不到提升。其次一部分管理人員通常還負(fù)責(zé)單位中的其他工作，因此不能全身心地投入到檔案的管理工作當(dāng)中，這就提升了人事檔案管理工作產(chǎn)生安全問題的概率。除此之外，由于招收不到新的管理人員，因此事業(yè)單位只能安排臨時(shí)人員來填補(bǔ)管理力量上的不足，但臨時(shí)人員由于缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備，因此導(dǎo)致管理工作常常出現(xiàn)紕漏。

3 人事檔案管理工作存在問題的解決對策

1）強(qiáng)化基層事業(yè)單位整體對人事檔案的認(rèn)識(shí)。強(qiáng)化對人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)是加強(qiáng)檔案管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)。首先管理人員要對人事檔案管理工作有一個(gè)完整的認(rèn)識(shí)，以便于管理人員能夠?qū)⒕Ψ旁诠芾砉ぷ髦械闹攸c(diǎn)上，確保管理效率的提升。其次是使事業(yè)單位的資源分配向人事檔案管理部門傾斜，通過調(diào)整資源分配，可以確保人事檔案管理部門獲得充足的人員保障以及資金支持，有利于推動(dòng)人事檔案管理工作的完善以及現(xiàn)代化建設(shè)。

2）完善人事檔案管理制度。首先要彌補(bǔ)在管理人員培養(yǎng)制度上的缺失，人事檔案管理制度的發(fā)展以及管理工作的完善需要一批專業(yè)素養(yǎng)強(qiáng)的管理人員參與才能完成，因此在完善制度的過程中要加大對現(xiàn)有管理人員的培養(yǎng)力度，制定科學(xué)合理的人才培養(yǎng)方案。其次為了進(jìn)一步激發(fā)管理人員的積極性，同時(shí)也為了吸引更多的青年人才，要為人事檔案管理人員開通專門的晉升通道，并且可以將納入優(yōu)先晉升的參考依據(jù)當(dāng)中。第三結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際需要，完善檔案管理體系，加入嚴(yán)格的檔案信息審查制度，以定期核查以及不定期抽查的方式對檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行驗(yàn)證，確保檔案信息真實(shí)有效。

3）增強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的力量。增強(qiáng)管理隊(duì)伍的整體力量同樣要從整體以及個(gè)人兩個(gè)方面入手，首先就整體而言，要增大人事檔案管理隊(duì)伍的規(guī)模，同時(shí)通過提升管理人員的薪資待遇、增加管理人員的晉升機(jī)會(huì)等方式來吸引更多的高水平人才。其次就個(gè)人而言，要不斷加強(qiáng)管理人員的個(gè)人能力，除了制定針對管理人員的人才培養(yǎng)方案外，還要制定相應(yīng)的審查機(jī)制，通過答題、考試等方式定期對管理人員的能力進(jìn)行測試，并根據(jù)測驗(yàn)結(jié)果的好壞設(shè)置不同的獎(jiǎng)懲措施，以便于鼓勵(lì)管理人員主動(dòng)提升個(gè)人能力，從而促進(jìn)人事檔案管理隊(duì)伍能力水平的提升。

4 結(jié)語

綜上所述，人事檔案的管理工作在基層事業(yè)單位當(dāng)中占據(jù)著舉足輕重的地位，隨著事業(yè)單位的改革以及社會(huì)的發(fā)展，對于人事檔案的管理工作也必將變得愈發(fā)的嚴(yán)格。因此為了實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位人事檔案管理工作的不斷完善與發(fā)展，基層事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)緊緊跟隨時(shí)代的發(fā)展來深化改革目標(biāo)和內(nèi)容，通過對于管理體系各個(gè)環(huán)節(jié)的優(yōu)化，使人事檔案管理工作在基層事業(yè)單位的發(fā)展過程中發(fā)揮出更大的作用。