中學(xué)人事檔案管理對學(xué)校人力資源管理的作用與啟發(fā)

羅許慧

（華中師范大學(xué)第一附屬中學(xué)，湖北 武漢 430223）

人事檔案管理工作，主要負(fù)責(zé)記錄在校教職工的日常工作和相關(guān)狀態(tài)，從而對管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，并且提升管理質(zhì)量。學(xué)校的人事檔案一般是由人力資源部進(jìn)行收集并負(fù)責(zé)進(jìn)行整理和保管，以便后期隨時(shí)調(diào)閱。從國內(nèi)目前人力資源管理的工作展開情況來看，需要對人事檔案管理的工作質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)管，從而為日后相關(guān)工作的開展提供有力支持。

1 原始資料信息的重要性

檔案資料能夠提供相關(guān)證明，其作為原始資料，本身有一定的權(quán)威性，并且具備一定的法律效應(yīng)，每一份檔案資料都具備很高的使用價(jià)值。檔案信息在檔案管理過程中具有唯一性，一旦被毀壞就很難修補(bǔ)。目前，紙質(zhì)檔案仍然是難以被替代的原始檔案信息，無論技術(shù)如何發(fā)展，紙質(zhì)檔案本身都具備不能被電子檔案所取代的特點(diǎn)。因此，對原始人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理是非常有必要的。

1）保存并提供真實(shí)信息。人事檔案記錄著學(xué)校教職員工的基本信息，其中包括相關(guān)人員的學(xué)歷、專業(yè)、年齡、健康狀況、履職情況等。同時(shí)還記錄著教職工的科研成果以及教學(xué)成果等信息，這些信息在教職員工進(jìn)行職務(wù)評定的時(shí)候能夠發(fā)揮重要作用。因此，完整的人事檔案將為教師管理部門、人事部門和科研部門提供最可靠、最基本的信息。

2）人事變更的憑證。學(xué)校人員流動(dòng)時(shí)，要將人事檔案帶到新的單位，檔案中記錄的是相關(guān)人員工資待遇、履職情況等重要信息。通過調(diào)查檔案，讓新單位相關(guān)負(fù)責(zé)人能夠以檔案中所記錄的年齡、工作年限以及時(shí)間等信息確定相關(guān)人員的工資待遇，一旦出現(xiàn)檔案丟失或相關(guān)信息不完整的情況，新單位就不能實(shí)現(xiàn)對教職工的待遇和職責(zé)的正確劃分，對教職員工今后的工作會(huì)產(chǎn)生巨大影響。

3）有利于學(xué)校對人力資源的合理預(yù)測。高效的人事檔案管理工作能為學(xué)校在人力資源管理方面提供一定的支持，能幫助學(xué)校分析當(dāng)前的人力資源結(jié)構(gòu)是否合理，并且通過分析人事檔案，能夠?qū)ο鄳?yīng)的人才引進(jìn)和培養(yǎng)策略進(jìn)行干預(yù)和預(yù)測，通過這種方式對學(xué)校人力資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。

2 學(xué)校人事檔案管理工作現(xiàn)狀與問題

1）檔案管理人員觀念較弱。學(xué)校的人事檔案管理工作質(zhì)量高低以及管理工作水平的高低，在很大程度上取決于相關(guān)工作人員對本工作的重視程度，以及相關(guān)工作人員自身的業(yè)務(wù)技術(shù)與政治素養(yǎng)。當(dāng)前國內(nèi)學(xué)校人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)較低，且計(jì)算機(jī)的操作水平有限，不能與現(xiàn)代化改革發(fā)展相適應(yīng)。并且很多檔案管理人員對本職工作缺乏正確的認(rèn)知，沒有將相關(guān)檔案材料交到專門的檔案管理部門。出于種種原因，人事檔案材料不能實(shí)現(xiàn)較為完整的歸檔，而且違反了檔案管理規(guī)定，為后期相關(guān)工作的順利開展埋下隱患。

2）檔案材料內(nèi)容錯(cuò)誤較多。在學(xué)校人事檔案管理中，較為突出的問題是教職員工的人事檔案的完整性和真實(shí)性不能得到有效保證。在很多檔案材料中，大部分內(nèi)容都是相關(guān)管理人員或本人填寫上去的，如出生日期、入黨日期等信息。但是在具體工作中，經(jīng)常出現(xiàn)人事檔案中的部分內(nèi)容呈現(xiàn)前后不一致的狀況，這種情況為檔案管理人員的管理工作帶來了一定的困難，并且學(xué)校干部的任職時(shí)間、個(gè)人經(jīng)歷、工作待遇的調(diào)整等工作也容易出現(xiàn)誤差。

3）檔案材料搜集不規(guī)范。通常情況下，大部分學(xué)校人事檔案管理人員會(huì)將自己保管的檔案材料交到學(xué)校的檔案管理部門，這種情況導(dǎo)致人事檔案材料的搜集不夠規(guī)范。另外，在人事管理部門、組織部門中受到一定的局限，并且有很多有價(jià)值的材料，如能反映個(gè)人業(yè)績的信息材料，有一部分是由院校科研室或教務(wù)處掌握，另一部分在不同部門或人員手中分散掌握。這在一定程度上破壞了學(xué)校人事檔案材料管理的整體性，且直接降低檔案使用價(jià)值。

4）檔案材料管理水平較低。根據(jù)國家組織部的相關(guān)條例的規(guī)定，搜集歸檔的材料首先要具備一定的完整性，并要保證材料的真實(shí)性。另外，保證信息的清晰度，手續(xù)是否齊全等有明確的要求。要經(jīng)過組織審查并蓋章，或經(jīng)過本人簽字蓋章，基于以上程序才能歸入相關(guān)檔案中。對于新任職的教職員工而言，其檔案的整體完成度較差，普遍存在少加蓋公章的現(xiàn)象，一些檔案中的字跡較為潦草，不符合相關(guān)規(guī)定。還存在上層組織審查意見缺失情況，部分新職工存在使用不規(guī)范的圓珠筆、鉛筆等填寫材料內(nèi)容的現(xiàn)象，在一定程度上增加了材料管理人員的工作難度，并且讓人事檔案的材料的完整度受到影響。

3 學(xué)校檔案管理對人力資源管理的啟發(fā)

1）構(gòu)建完善的人事檔案管理機(jī)制。學(xué)校在進(jìn)行人事檔案管理工作的過程中，對那些不能完全適應(yīng)新形勢的規(guī)定，要對其進(jìn)行較為徹底的改革，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建新的人事檔案管理機(jī)制。通過這種方式讓檔案管理人員能夠及時(shí)有效地搜集各方面材料。檔案材料管理工作的基礎(chǔ)原則就是要確保材料的真實(shí)性，為了滿足這一原則，相關(guān)工作人員需要對材料內(nèi)容進(jìn)行審查，并對材料來源進(jìn)行追蹤。如果忽視了檔案材料的真實(shí)性原則，人事檔案材料也就失去了存在的價(jià)值。因此，在實(shí)際工作過程中，相關(guān)工作人員要認(rèn)真進(jìn)行檔案材料歸檔工作，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，確保檔案材料的真實(shí)有效性，同時(shí)也要注意檔案材料的完整性，使得檔案材料質(zhì)量符合歸檔要求。

2）加強(qiáng)對檔案內(nèi)容信息的規(guī)范。相關(guān)工作人員要保證檔案來源的可靠性，對相關(guān)干部的檔案進(jìn)行仔細(xì)核查，對其關(guān)鍵性信息進(jìn)行認(rèn)真校對，如出生日期、入黨日期，并對其在工資待遇等方面的信息變化給予及時(shí)地糾正，以確保整個(gè)檔案信息的及時(shí)性和有效性。于相關(guān)信息前后不一致等情況，要做到對其進(jìn)行及時(shí)更改，并及時(shí)糾正相關(guān)錯(cuò)誤，及時(shí)規(guī)范整個(gè)檔案的信息的有效性和精準(zhǔn)性。

3）規(guī)范檔案材料的搜集方式。人事部門要對負(fù)責(zé)保管的所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格把控，尤其在個(gè)人資料的填寫方面，要保證其信息的精準(zhǔn)度。需要本人簽字的信息，務(wù)必讓本人進(jìn)行簽字，由學(xué)校組織對其進(jìn)行嚴(yán)格審查，并加蓋公章。遇到本人不能及時(shí)到場的情況，相應(yīng)的上級部門要認(rèn)真標(biāo)明原因，并加蓋公章進(jìn)行歸檔。遇到某些字跡不夠清晰的情況，要讓本人對檔案進(jìn)行重新填寫，在源頭上杜絕不規(guī)范、不完整的檔案，對檔案材料文字的清晰度、 并且在加蓋公章的基礎(chǔ)上進(jìn)行歸檔。

4 結(jié)語

人事檔案管理是學(xué)校人力資源管理工作中非常重要的檔案材料的完整性，使得檔案材料質(zhì)量符合歸檔要求。組成部分，并且與學(xué)校教育改革有著密切的聯(lián)系。因此，在新形勢下讓人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用，促進(jìn)人事制度改革和人力資源管理的有效發(fā)展，從而為學(xué)校的整體有序發(fā)展提供有力的支持。學(xué)校管理者對此應(yīng)給予足夠的重視，對人事檔案資源的管理給予更有力的支持，使整個(gè)工作能夠?qū)τ行蜻M(jìn)行，保證學(xué)校各項(xiàng)工作能夠穩(wěn)定進(jìn)行。