檔案館智慧化建設發(fā)展創(chuàng)新研究

孫 英 鄭 偉

（內(nèi)蒙古霍煤鴻駿鋁電有限責任公司，內(nèi)蒙古 通遼 029200）

信息大爆炸時代背景下，以物聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)以及智能化等為標志的網(wǎng)絡，已經(jīng)充斥到社會生活和生產(chǎn)的各個角落。從檔案館的發(fā)展歷程來說，從低級發(fā)展到高級，同時從簡單發(fā)展到復雜。現(xiàn)代化檔案館的建設，提出了更加明確具體的要求，即朝向更高級的綠色化、智能化、智慧化方向邁進。

1 檔案館管理存在的問題

根據(jù)檔案館管理現(xiàn)狀分析，主要問題如下：1）檔案管理大多還是停留在目視管理的階段；2）普遍缺乏自動識別手段，不利于盤點工作展開；3）檔案館普遍對于實體檔案庫有無、位置等情況缺乏準確把握；4）無從對于檔案是否在館等準確了解，缺乏安全管理機制；5）檔案編目流程繁瑣低效、整理耗時長；6）檔案查閱耗時長，查閱準確率難以達到要求；7）檔案存放次序較易被打亂，一旦放錯，查找困難；8）檔案的盤點操作不科學；9）公共檔案利用率不高；10）檔案保密工作還是太多依靠人工，保密性差，風險高；檔案防損工作落后，很多珍貴檔案損壞或流失；過期檔案管理滯后，過期檔案銷毀不及時；檔案流動管理混亂，丟失、斷檔頻繁發(fā)生；大多數(shù)檔案館的環(huán)境監(jiān)測特別是溫濕度監(jiān)測還處于人工記錄數(shù)據(jù)和人工調控溫濕度的階段。基于此背景，提出要進行檔案智慧化改造，打造智能化管理系統(tǒng)，提高檔案管理水平[1]。

2 檔案館智慧化改造的具體方案

1）智能密集架。密集架各項指標均符合中華人民共和國GB/T13667.3-2013手動密集架通用技術條件國家標準和DA/T7-92國家檔案局手動密集架行業(yè)要求。冷軋鋼板符合GB710優(yōu)質碳素結構鋼薄鋼板技術條件的國家標準；產(chǎn)品表面處理及質量符合GB6807-86鋼鐵工件涂前磷化處理技術條件的國家標準。采用針對智能密集架控制的專用設計控制一個團體的運行，提高開機速度及可靠安全性并避免維護備件問題。采用無刷直流電機驅動。所有紅外傳感器需在空閑不用時能自動切斷紅外光以延長使用壽命，并在需要時自動啟動。通過屏幕按鈕能完成開啟、停止、關燈等基本操作，使操作更加簡單、便利。支持全屏手勢滑動對架體的操作方式。移動列運行時有指示燈閃爍指示。停電或斷電等緊急狀態(tài)自動切換成手動功能。具備左動、右動及左右動雙開架體功能，當固定列在中間時，允許左右兩側架體同時進行打開操作。通過拉桿及防傾倒裝置實現(xiàn)此功能。自動通風：在電腦里設定好密集架溫濕度后，當環(huán)境溫濕度值達到設定值時，控制系統(tǒng)自動打開通風，通風時間和區(qū)域在電腦里設定。手動通風：在任意列觸摸屏上可操作。通風時距離均勻。在固定列顯示屏上能顯示故障點的列號和故障原因并自動禁止操作。架體運行具有低速起動、平穩(wěn)運行，輕柔合攏的曲線運行功能。運行時，任意列液晶屏的任意位置點擊能及時在≦40cm以內(nèi)停止運行。傳輸電纜應予架空，不得纏繞、打結，開啟至最大位置時電纜無繃緊現(xiàn)象，美觀安全。彩色觸摸液晶屏提供簡單方便的架體操作，能夠統(tǒng)計進入密集架通道人員數(shù)量并圖形顯示；采用高亮數(shù)碼顯示，亮度可調整。能顯示該列存放檔案類別及精確到每個格位的數(shù)量及狀態(tài)信息。能用模糊方式檢索檔案。除常規(guī)按鍵外，還支持全屏手指滑動對架體的簡便操作方式。固定列必須采用針對智能密集架控制的專用控制電路板系統(tǒng)，而不是采用商用電腦一體機進行控制；屏幕采用彩色液晶觸摸屏，能夠查詢最近8小時以上的溫濕度曲線及最近5年以上的操作記錄。整個團體開機時間≤5秒，頻繁斷電及開機操作無影響。實時檢測架體內(nèi)溫濕度值，當溫濕度值超限能用直觀的方式現(xiàn)場告警及通知管理人員。固定列可查看最近8小時以上溫濕度曲線及告警門限值。采用高品質語音模塊，能放置在一個團體的中間或任意位置，具備男女聲及警示音等多種語音模式選擇，音量可靈活調整，正式設定前可試聽。檔案放回密集架時，要尋找應放回的正確位置，是一個十分費時又麻煩的事。通過帶條碼掃描功能的PDA、智能手機等智能設備掃描資料上的條碼信息或通過固定列上的掃描模塊，就能遠程控制智能密集架打開、引導檔案的正確存放位置，對應的檔案位置信息直觀顯示在打開列的液晶屏上，在操作人員進入架體后，語音播報存放位置及編號信息。2）人工智能檔案管理總平臺。系統(tǒng)嚴格按檔案庫房安全保護的有關標準及大樓管理模塊化系統(tǒng)要求設計，主控系統(tǒng)遵循計算機網(wǎng)絡化、高集成原則，分系統(tǒng)按結構設計，實現(xiàn)全自動智能化控制。檔案庫房安全保護綜合智能管理系統(tǒng)設計包括：環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、消防輔助報警子系統(tǒng)、防盜報警子系統(tǒng)、視頻監(jiān)控子系統(tǒng)、門禁子系統(tǒng)、環(huán)境數(shù)據(jù)發(fā)布子系統(tǒng)。對檔案館的庫房監(jiān)控，做到實現(xiàn)“八防”目標。3）檔案管理平臺一體化。RFID檔案智能化檔案管理系統(tǒng)是基于物聯(lián)網(wǎng)技術、圖像采集技術、數(shù)據(jù)采集技術、云計算等，專門為機關單位、學校、醫(yī)院、檔案局、工商、法院等單位的檔案及檔案部門開發(fā)的一體化檔案管理平臺。本系統(tǒng)從檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務出發(fā)，對檔案流通的各個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集的同時，通過在系統(tǒng)中構建數(shù)字檔案柜，對檔案館內(nèi)資料實現(xiàn)全面可視化查詢管理，并對檔案材料非授權帶出、非法查閱、存放超期、檔案室環(huán)境異常等狀況提供語音聲光提示報警、圖像抓拍等各種手段，另外此系統(tǒng)可與檔案管理系統(tǒng)、智能密集架系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、安防報警系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等子系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)檔案業(yè)務辦理及管理的數(shù)字化、自動化、智能化和高效化。檔案庫子系統(tǒng)在整個系統(tǒng)中承擔數(shù)據(jù)提供者和操作信息分發(fā)執(zhí)行者的角色。檔案庫子系統(tǒng)采用模塊化進行設計，可以根據(jù)用戶的需要進行配置。倉庫終端系統(tǒng)主要由庫房的管理終端、移動終端、RFID標簽、RFID讀寫器和通信網(wǎng)絡組成，提供RFID數(shù)據(jù)采集、操作指示、倉庫管理等功能[2]。

3 檔案館智慧化建設的經(jīng)驗總結

1）做好智慧化管理系統(tǒng)的設計。從檔案館管理的實際來說，需求差異化，要結合實際做好系統(tǒng)的設計和功能開發(fā)。例如，檔案出入庫管理系統(tǒng)。根據(jù)使用需求，通常開發(fā)檔案盤點功能、檔案柜發(fā)卡功能、檔案箱預上架功能、檔案上架功能以及檔案歸還、借閱等。對于使用的檔案庫環(huán)境管理系統(tǒng)，通常需要實現(xiàn)對庫內(nèi)溫濕度和燈光以及空調等指標的有效監(jiān)控，動態(tài)掌握檔案庫內(nèi)的實際情況，做好安全管理，切實保障檔案管理工作落實到位，發(fā)揮智慧化管理系統(tǒng)的價值[3]。2）做好系統(tǒng)應用的管理。面向檔案館管理需求，合理應用智慧化管理系統(tǒng)，做好全面嚴格的把控。使用智能化管理系統(tǒng)，檔案管理者和使用者可以根據(jù)自己的權限，進行檔案的采集和管理、借閱與使用等。從管理的角度來說，節(jié)約了管理成本，同時提高了管理水平。需要注意的是，要求對檔案管理人員做好培訓，使其能夠適應智慧化管理模式，切實保障檔案管理工作高質量開展與落實[4]。

4 結語

綜上所述，檔案館管理工作實踐中，采用智慧化管理技術，對提高資源管理水平，起到積極的作用。文中結合實例，分析了檔案智慧化建設的具體方案，提出了檔案智慧化建設的策略。積極引入現(xiàn)代化技術手段，做好管理系統(tǒng)的開發(fā)，輔助檔案管理工作高質量開展與落實。