大數據時代人社檔案管理工作創新探討

許 昊

（華北理工大學附屬醫院，河北 唐山 063000）

經濟社會的不斷發展，信息技術水平的逐步提高，大量的信息資源不斷涌入，為人社檔案管理工作帶來了沖擊與挑戰。人社檔案管理工作需要樹立正確的檔案管理意識，認識到數據信息為管理帶來的機遇，充分利用大數據時代的科學技術，轉變工作觀念，進而提高人社檔案管理工作的高效發展。

1 大數據時代人社檔案管理工作中存在問題

1.1 基礎設施不完善

由于部分檔案管理單位在經濟水平、空間存儲等方面存在局限性，導致了檔案所在庫房、倉庫面積較小、位置較偏，防水、防火以及防盜等設施不完備。檔案的存儲卷柜和檔案袋等基礎性實施數量少，設備老化、陳舊。存儲條件差等一系列問題。基礎性設施的不完善，極易造成檔案管理不到位。除此之外，很多檔案管理單位缺乏計算機掃描儀器和相關打印設備，受主觀因素影響，檔案在真實性和全面性方面容易受到影響，進而使檔案管理工作容易受到限制。

1.2 缺乏正確管理理念

現階段，多數單位對檔案管理工作缺乏應有的重視程度，忽略檔案管理的內涵和重要作用。一方面，由于觀念的不足，導致檔案管理工作大多停滯在表面。受傳統落后思想影響，管理方法存在一定的滯后性。另一方面，相關單位、部門對檔案管理工作缺乏必要的關注，檔案管理人員配置較少，缺乏足夠的資金支持，進一步導致人社檔案管理價值無法充分發揮[1]。

1.3 缺少健全管理制度

在大數據時代背景下，人社檔案管理能夠接收到更多的信息數據。但部門檔案管理部門無法順應時代發展，對檔案數據管理缺乏正確的認識，導致檔案管理模式落后，制度缺乏及時更新和修訂。甚至很多檔案管理部門為減少自身工作量，選擇繼續使用原有的檔案管理制度，造成落后的檔案管理制度無法適應大數據時代的檔案管理工作。管理人員缺乏管理依據的情況下，工作無法有效開展，影響檔案信息的收集。管理工作之間無法實現有效的銜接與傳遞，致使檔案資源無法有效利用。

1.4 人社管理手段單一

對于人社檔案的管理，很多單位企業都存在缺乏管理硬件設施，信息技術應用不足的情況。信息管理設備的利用率較低，加之檔案管理人員對設備不了解、應用不熟練，使得現代化的信息管理設備無法有效應用到檔案管理中。傳統的管理模式和手段，從客觀角度制約了檔案的發展，致使檔案在收集、分類和查詢等方面存在嚴重的效率低下，影響檔案管理的工作效率。

1.5 工作人員素質較低

大數據時代，大量的信息不斷地涌入，使得信息內容差別較大，而檔案管理人員缺乏辨別能力的情況下，檔案實現有效管理也有一定的影響。傳統的檔案管理中，檔案管理人員通常只需要具備簡單的、基礎性的檔案管理知識和技能便能勝任該項管理工作。但在數據信息技術飛速發展的社會中，對檔案管理者的要求愈加嚴格。不僅需要檔案管理者有基本的管理知識和技能，更需要準確分辨有用的數據信息，準確使用分類、錄入和相關搜索軟件。需要檔案管理人員加強自身專業素養，提高知識儲備，有助于在新時代開展檔案管理工作。

2 大數據時代人社檔案管理工作創新性策略

2.1 加強檔案安全管理

盡管信息技術具有多方面的優勢，但仍存在信息泄露的弊端。因而，檔案管理部門需要重視檔案信息數據的安全。在檔案管理中有效運用大數據的同時，保證個人信息和其他檔案信息安全，維護好公共的數據資源，確保數據安全。在檔案管理工作的改革和創新工作中，積極實行檔案管理相關責任制，檔案管理人員加強責任感，明確自身職責范圍。并對檔案管理人員工作進行及時監督與管理，當檔案數據出現安全問題時，能夠及時追溯責任，找出負責人，進而理清問題源頭，并及時解決。對相關責任人給予不同程度的懲罰。同時，提高檔案管理人員的安全管理意識，組織檔案管理人員定期參加黨政學習、專業培訓工作，提高檔案管理人員的道德素養。另外，需要加強檔案管理人員電腦擁有安全的運行環境，運用先進的技術手段進行提前的預防，通過硬件維護與軟件防御相結合的方式，保護檔案管理的安全。例如，可以使用相關殺毒軟件技術在檔案管理中安裝防火墻的方式，既能有效防止病毒入侵電腦，又能保證檔案數據安全。又比如，可以通過添加數字證書等防御手段對病毒進行攔截。上述措施能夠幫助相關單位在檔案管理過程中建立有效地預防體系，進而保證數據的安全性。網絡的信息安全工作需要檔案管理人員重視檔案信息的管理與監督，同時，也要加強人力資源的投入，通過專業性技術人才維護好檔案數據相關信息，保證檔案管理系統安全不受外界侵入[2]。

2.2 完善數據檔案資源庫

數據的有效管理是大數據時代檔案管理工作的重要內容之一。在傳統的檔案管理工作中，人作為管理主體，只需將紙質的資料進行歸檔便可完成工作。在大數據的影響下，單純的人力已無法滿足大量的檔案數據資源管理。故此，檔案管理工作需要積極轉變工作思路，利用數據信息工具，通過完善數據檔案資源庫的方式，合理、科學優化檔案管理。加強檔案管理工作中硬件設施的改造，通過使用電子檔案柜、存儲設備以及掃描儀器將傳統老舊的設備進行更換、淘汰。通過購買高清的掃描設備，提高電子檔案數據清晰度。改造檔案管理的軟件設備，積極引進先進的檢索系統以及存儲系統，方便檔案查詢和咨詢工作，有效提高大數據的檔案信息管理質量水平。

2.3 提高人社檔案管理投入

相關管理部門應加強對檔案管理的投入，適度予以政策支持和經費支持，確保檔案管理工作的有序進行。例如，通過設置檔案管理專項資金的方式，并與檔案管理實際的情況進行結合，在檔案管理環境、存儲位置以及硬件設施等方面進行整改、擴建、修繕或者直接加大購買力度的方式，通過內、外部的改造和更新，完善管理系統。從而保證檔案管理工作的高效、有序、規范運行。

2.4 促進資源共享，堅持主動服務

檔案管理工作在不斷的發展過程中既面臨挑戰也存在機遇，因此，需要迎接挑戰的同時把握機遇。促進開放式的管理、融合創新工作。通過積極向擁有先進經驗單位學習的方式，改變自身發展狀態，創新發展模式，進而制定更加完善和規范的檔案管理制度。把握數據優勢，實現檔案管理的共享能力，建立數據共享服務平臺，加強部門之間的聯動合作，推動信息化數據的穩定發展。大數據所具有的優勢在于對數據信息能夠實現較強的分析和篩查，對整個檔案數據信息價值實現不同層次的分類和進行有效的數據發掘，從而為政府、企業和個人提供有益的數據信息支持。檔案管理部門要加強服務意識，與企業、政府加強合作交流，利用數據資源庫實現信息資源的轉化功能，為企業、個人以及政府提供專業的服務。除此之外，需要加強檔案管理的宣傳工作，使檔案管理體現的價值能夠得到社會各界的認可，鼓勵社會各界積極參與到檔案的管理工作中，為企業、個人等提供完備的檔案數據資源。積極引入相關決策價值信息，實現對專業人才的積極引進與培養[3]。

2.5 強化信息應用，推動工作有序進行

一方面，信息技術的應用能夠為人社檔案管理工作提供便利，降低工作負荷的同時減小勞動強度。因而，檔案管理工作需要拓寬眼界，積極學習國內外的先進技術與思想，制定科學、合理的檔案信息化管理方案，從而有利于電子檔案系統的建設。在實際的操作過程中，依據檔案管理的實際特點，引用相應的數控電子設備。有效地實現電子掃描的同時建立相關電子檔案，不僅能夠降低勞動強度，更能提高檔案管理的效率。有效引入信息數據后，需加強創新開發的意識，保證檔案數據開發工作能夠有序地推進。要求檔案管理人員樹立開放性的思維意識、加強自身的服務意識并與檔案管理理念進行有效的融合。確保檔案管理的開發與大數據技術能夠融合并統一，發揮檔案數據應有的效應。與此同時，檔案管理人員應正確的意識到，大數據作為信息技術，應充分將其優勢運用到檔案信息的管理工作中，確保檔案管理質量的提升。應用過程中，需要正確合理利用大數據技術，并與自身的實際發展相結合，進而制定符合自身發展的管理制度與體系。只有與自身發展相結合，才能保證檔案信息管理的有序進行，有助于提高檔案管理的效率。

3 結論

總而言之，人社檔案管理工作隨著信息科學技術水平的提高逐漸轉變原有的管理方式，進一步應用大數據的管理體系。從而使檔案管理工作更加高效、便捷化，有效提高人社檔案管理水平和管理質量。因此，檔案管理需要順應大數據的時代發展規律，通過不斷的完善自身管理制度，進而推動檔案管理工作的創新與改革。