大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位檔案管理發(fā)展趨勢研究

江富昌

（寧遠(yuǎn)縣工傷保險(xiǎn)服務(wù)中心，湖南 永州 425600）

檔案是重要信息的載體，其管理工作對個(gè)人、組織單位乃至社會都有著重要意義。工傷保險(xiǎn)作為我國保險(xiǎn)體系中的一項(xiàng)重要組成，對社會民生、公民權(quán)益起到關(guān)鍵作用。在工傷保險(xiǎn)事業(yè)中，檔案記錄了參保人員的重要信息，是公民投保的依據(jù)，關(guān)系著參保人員應(yīng)該享受的合法待遇。因此，檔案信息是工傷保險(xiǎn)單位開展工作的基礎(chǔ)，而檔案管理工作的質(zhì)量水平更是與工傷保險(xiǎn)事業(yè)的直接相關(guān)。

1 大數(shù)據(jù)下工傷保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)存問題

檔案管理為各事業(yè)單位的工作開展提供基礎(chǔ)性保障，要想充分開發(fā)利用檔案信息的意義和價(jià)值，必須實(shí)現(xiàn)科學(xué)系統(tǒng)的日常管理。工傷保險(xiǎn)作為社會保險(xiǎn)的一部分，其檔案服務(wù)質(zhì)量關(guān)系到民生問題，因此更加需要借助完善的檔案管理措施來提供保障。綜合考慮當(dāng)前階段社會與事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，可以看出當(dāng)前我國工傷保險(xiǎn)檔案管理正面臨著一些問題，如果不能解決就將影響到檔案事業(yè)的發(fā)展。第一，傳統(tǒng)檔案管理意識仍在延續(xù)。一直以來，事業(yè)單位普遍存才對組織、財(cái)務(wù)和人事部門等更為重視的情況，對檔案管理問題存在一定的疏忽，將檔案工作視為簡單的文檔資料儲存管理，不能較為深入、全面、高效地對信息資源進(jìn)行開發(fā)利用。這種對檔案管理工作的輕視嚴(yán)重影響檔案工作以及其他部門有關(guān)工作的開展，且直徑仍然存在于很多事業(yè)單位、包括工傷保險(xiǎn)單位中。第二，檔案管理方式更新不及時(shí)。在檔案管理科學(xué)化發(fā)展的進(jìn)程中，仍然有許多單位和個(gè)人不能及時(shí)接收信息時(shí)代檔案管理觀念和工作技術(shù)的發(fā)展變化，檔案工作進(jìn)步遲滯，不能形成系統(tǒng)完整的管理體系。具體而言，一些工傷保險(xiǎn)單位中存在檔案信息采集整理不規(guī)范、分類不明確、管理制度缺乏標(biāo)準(zhǔn)化等問題，導(dǎo)致工作失誤率高、工作質(zhì)量與效率低下。

2 事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢及意義

檔案管理工作對各單位工作開展、尤其對工傷保險(xiǎn)單位業(yè)務(wù)水平的提升有著十分重要的作用，在新時(shí)期的發(fā)展背景下，事業(yè)單位檔案管理工作固然面對著一些現(xiàn)實(shí)問題，但從整體上看仍然處于發(fā)展上升的階段，其表現(xiàn)為檔案管理重視程度不斷提高，管理人員專業(yè)化水平不斷提升，信息化建設(shè)程度也不斷加深。

1）重視程度不斷提高。檔案管理的重要意義已經(jīng)隨著社會發(fā)展的凸顯出來，立足這一現(xiàn)實(shí)情況，伴隨著發(fā)展觀念的變化，現(xiàn)如今各事業(yè)單位已經(jīng)普遍認(rèn)識到檔案管理對其工作開展的關(guān)鍵作用，工傷保險(xiǎn)等社會保險(xiǎn)單位也越來越重視對檔案工作的建設(shè)。從總體上看，當(dāng)前時(shí)代背景下的檔案管理工作在眾多事業(yè)單位中呈現(xiàn)出檔案管理意識不斷加強(qiáng)、檔案管理制度不斷完善、檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)得到充分重視的態(tài)勢。首先，檔案管理重視程度的提高意味著檔案管理意識的加強(qiáng)，有利于從思想觀念上為檔案事業(yè)發(fā)展樹立正確的思維導(dǎo)向。在傳統(tǒng)的檔案管理觀念、尤其是事業(yè)單位檔案管理觀念中，很多單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員自身都對檔案管理缺乏正確認(rèn)知，以至于檔案崗位成為關(guān)系戶的“養(yǎng)老地”、有志者的“冷板凳”，檔案管理工作開展也受到了很多阻礙。其次，檔案管理重視程度的提高推動了檔案管理制度的完善，讓檔案工作的開展有了明確的責(zé)權(quán)劃分和工作規(guī)范，促使檔案事業(yè)快速適應(yīng)當(dāng)代社會發(fā)展的需要。第三，檔案管理重視程度的提高讓檔案管理人員有了更多素養(yǎng)提升的機(jī)遇平臺，出于對檔案管理服務(wù)質(zhì)量與效率提升的需要，很多單位開始為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)渠道，搭建提升平臺。

2）管理人才專業(yè)化趨勢。在快節(jié)奏的復(fù)雜現(xiàn)代社會當(dāng)中，工傷保險(xiǎn)事業(yè)面對著越來越多的狀況，這也導(dǎo)致了工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)所形成的檔案信息也越來越龐大復(fù)雜，檔案管理難度隨之提升。在這種形勢下，工傷保險(xiǎn)及相關(guān)事業(yè)單位的檔案管理勢必迎來管理人才專業(yè)化加強(qiáng)的趨勢。從整體情況來看，當(dāng)前工傷保險(xiǎn)單位與其他事業(yè)單位都面臨著管理制度不夠完善的問題，究其根本是管理人員業(yè)務(wù)水平不足所導(dǎo)致的。檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有欠缺，既無法制定出科學(xué)合理的管理制度，也無法順利開展檔案工作。在當(dāng)前社會形勢下，檔案管理人員必須具備扎實(shí)的基礎(chǔ)知識和有針對性的技術(shù)能力，才能保障檔案管理充分符合當(dāng)代工傷保險(xiǎn)單位、社會保險(xiǎn)單位乃至社會眾多事業(yè)單位的發(fā)展需求；只有通過人才素質(zhì)的提升，才能夠更好地構(gòu)建起完善的檔案管理制度，從而整體上提升事業(yè)單位檔案管理的水平，因此，現(xiàn)代檔案管理工作必須要具備專業(yè)的檔案管理思維，具備不斷吸取新的管理知識和業(yè)務(wù)技能的能力，以此滿足單位、社會與公眾對檔案管理人員綜合素質(zhì)所提出的更高職業(yè)要求。立足當(dāng)前發(fā)展水平預(yù)測未來發(fā)展?fàn)顩r，專業(yè)化的檔案管理人才已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路，成為工傷保險(xiǎn)單位提高自身服務(wù)能力的必要保障。

3）管理工作信息化趨勢。當(dāng)前工傷保險(xiǎn)事業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)程度日趨加強(qiáng)，利用新時(shí)代發(fā)達(dá)的電子信息技術(shù)不斷提升工作開展與制度管理等方面的水平。首先，檔案事業(yè)的信息化建設(shè)可以滿足社會工傷保險(xiǎn)的實(shí)際需求。作為國家所廣泛推行的一種社會保險(xiǎn)，工傷保險(xiǎn)受到公眾的普遍重視，參保人數(shù)不斷增加。由于我國人口基數(shù)大，因此保險(xiǎn)事業(yè)的檔案信息也十分龐大，檔案管理工作量隨著參保人數(shù)增加而不斷增長，工作難度也隨著當(dāng)今保險(xiǎn)事業(yè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需求而有所提升。在這種情況下，實(shí)體紙質(zhì)檔案越來越不能滿足工傷保險(xiǎn)事業(yè)的需求，只要加快信息化建設(shè)才能滿足管理的實(shí)際需求。其次，檔案事業(yè)信息化建設(shè)可以有效改善檔案管理的工作形勢。從整體上看，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)所形成的檔案資料，其主要內(nèi)容包括了人員參保信息和事故快報(bào)等，而對于征繳形成的檔案原件應(yīng)當(dāng)人工歸檔分類，這就會導(dǎo)致大量的人力和物力被占用，同時(shí)還會占用較多的存儲空間。在實(shí)體檔案存儲與查閱中，檔案的安全性保護(hù)較為困難，而且十分不便捷。而信息化的檔案管理模式可以有效減少檔案工作的人力物力投入，減少檔案維護(hù)的耗費(fèi)，提升檔案查閱的便利程度。第三，檔案事業(yè)的信息化建設(shè)可以大幅度提升工傷保險(xiǎn)行業(yè)的服務(wù)質(zhì)量。在保險(xiǎn)工作當(dāng)中，參保人員所享受的待遇嚴(yán)格根據(jù)其相關(guān)檔案資料劃分，如果檔案信息記錄有疏漏或應(yīng)檔案管理不當(dāng)而產(chǎn)生問題，就會損害參保人的合法權(quán)益，同時(shí)也會影響到保險(xiǎn)單位的信譽(yù)。在信息技術(shù)的輔助下，檔案資料的出錯(cuò)率大大降低，信息查詢也十分便利，因此工傷保險(xiǎn)檔案管理的服務(wù)水平和效率也將所有提升。

3 大數(shù)據(jù)下提升工傷保險(xiǎn)事業(yè)單位檔案管理水平的措施

檔案管理對事業(yè)單位意義非凡，因此工傷保險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)針對當(dāng)前檔案事業(yè)所面對的傳統(tǒng)管理意識延續(xù)、管理方式落后等現(xiàn)實(shí)問題，立足于重視程度不斷提升、人員專業(yè)化、管理工作信息化的發(fā)展趨勢，探索提升工傷保險(xiǎn)事業(yè)單位檔案管理水平的措施。

1）提高檔案管理意識。要想提高工傷保險(xiǎn)事業(yè)單位檔案管理水平，必須提高檔案管理意識。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到工傷保險(xiǎn)相關(guān)檔案資料對社會保險(xiǎn)事業(yè)、工傷保險(xiǎn)單位以及參保人員的重要意義，正視社會保險(xiǎn)費(fèi)征繳、待遇發(fā)放等具體事務(wù)性工作，同時(shí)加強(qiáng)對資料的歸檔處理，從而形成完備規(guī)范的工傷保險(xiǎn)檔案文件。工傷保險(xiǎn)單位的管理人員也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理工作重要意義，并注重對檔案工作人員思想意識的培訓(xùn)提升，以便營造出科學(xué)而積極的檔案工作氛圍環(huán)境，并制定、推行合理的檔案管理制度措施。

2）完善檔案管理體制。要想提高工傷保險(xiǎn)事業(yè)單位檔案管理水平，必須完善檔案管理體制我國對檔案管理與工傷保險(xiǎn)事業(yè)都有著嚴(yán)格的法律規(guī)范，因此檔案工作人員可以結(jié)合實(shí)際情況，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求來完善工傷保險(xiǎn)的檔案管理體制，保障工傷保險(xiǎn)檔案管理工作從信息收集、立檔歸類到存儲利用都能夠根據(jù)科學(xué)合理的制度規(guī)章來開展進(jìn)行。具體而言，相關(guān)管理者應(yīng)當(dāng)以法律法規(guī)為依據(jù)，以單位的實(shí)際狀況為依托，在制度細(xì)則中明確工傷檔案的參保人員信息收集、參保人員資質(zhì)審核、參保人員工傷檔案形成、參保人員費(fèi)用征繳等各項(xiàng)事宜的信息，并對檔案建立、檔案分類、檔案利用等做出規(guī)范化、系統(tǒng)化的要求。這樣一來，就可以對工傷保險(xiǎn)相關(guān)的各類型文件進(jìn)行精準(zhǔn)分類、妥善處理，也可以對工作人員的責(zé)權(quán)進(jìn)行明確劃分，提高檔案交接的手續(xù)規(guī)范性、保障檔案信息的安全完整性，為檔案管理工作的深入開展奠定良好基礎(chǔ)。

3）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)組織職能。要想提高工傷保險(xiǎn)事業(yè)單位檔案管理水平，必須強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)組織職能。檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，需要有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的密切配合，并以其思想意識引導(dǎo)工作氛圍，以組織能力推動檔案管理工作建設(shè)。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)建設(shè)和對職工的教育培訓(xùn)，提升對檔案工作的重視程度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，緊緊抓住時(shí)代發(fā)展的規(guī)律，提升對檔案管理工作的了解認(rèn)知。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)在正確認(rèn)知的基礎(chǔ)上，制定規(guī)范的工作要求，推動工傷檔案管理各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提升檔案資源的開發(fā)利用程度，從而為工傷保險(xiǎn)工作提供有力的信息支撐。第三，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起完善的管理組織，明確劃分工作人員的職能范圍，以科學(xué)合理的規(guī)章要求提升檔案管理工作的整體質(zhì)量，突出強(qiáng)化檔案工作的應(yīng)用價(jià)值。

4）加強(qiáng)信息手段應(yīng)用。要想提高工傷保險(xiǎn)事業(yè)單位檔案管理水平，必須加強(qiáng)信息手段應(yīng)用。檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，工傷保險(xiǎn)單位要想繼續(xù)發(fā)揮出檔案工作對事業(yè)單位的積極作用，就必須強(qiáng)化信息化建設(shè)，妥善利用現(xiàn)代信息技術(shù)完善當(dāng)前檔案管理工作的方式手段。首先，應(yīng)當(dāng)加大資金與技術(shù)投入，為檔案工作的信息化建設(shè)提供良好的物質(zhì)保障。其次，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起相應(yīng)的管理制度，加強(qiáng)檔案工作的制度化和技術(shù)管理，做好技術(shù)應(yīng)用實(shí)踐、信息設(shè)備維護(hù)和檔案信息安全維護(hù)等相應(yīng)管理工作，以電子技術(shù)規(guī)范工作人員職能行為。第三，借助電子信息技術(shù)開發(fā)建立高效的信息錄入、查詢、傳輸體系，推動雙軌制檔案管理模式建設(shè)，將紙質(zhì)實(shí)體檔案和電子檔案進(jìn)行有效整合。

5）加大人員培訓(xùn)力度。要想提高工傷保險(xiǎn)事業(yè)單位檔案管理水平，必須加大人員培訓(xùn)力度。工傷保險(xiǎn)相關(guān)檔案的形成涉及多個(gè)方面的問題，對參保人員的合法權(quán)益有著重要影響，其工作的準(zhǔn)確、快捷與否成為民眾衡量保險(xiǎn)單位服務(wù)質(zhì)量水平的標(biāo)準(zhǔn)。因此，要最大限度維護(hù)工傷保險(xiǎn)單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，必須全面提升工作人員的綜合素養(yǎng)，尤其要加強(qiáng)檔案信息采集、整合和使用的能力。單位部門應(yīng)當(dāng)重視學(xué)習(xí)培訓(xùn)，為工作人員提供良好的提升平臺，而工作人員自身也要積極參與培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化自身素養(yǎng)水平。

4 總結(jié)

綜上所述，檔案管理與事業(yè)單位、尤其是工傷保險(xiǎn)單位的工作開展有著密切聯(lián)系，其工作管理的科學(xué)性與規(guī)范性影響著參保人員的合法權(quán)益、保險(xiǎn)單位的聲譽(yù)信用。由于現(xiàn)今所存在的一些問題，我國工傷保險(xiǎn)檔案管理工作的開展仍然存在一些問題，但在新時(shí)代的發(fā)展背景下，檔案管理得到高度重視并不斷朝著人員專業(yè)化、管理信息化的方向發(fā)展，檔案管理的體系愈發(fā)完善。相關(guān)單位與工作人員應(yīng)當(dāng)始終反思檔案事業(yè)的現(xiàn)狀問題，順應(yīng)發(fā)展的需要和規(guī)律，以切實(shí)有效的措施提升檔案管理服務(wù)水平。