檔案信息化建設與服務創(chuàng)新的思考

周曉健

（河北省科技檔案館，河北 石家莊 050011）

在當今社會發(fā)展運行過程中，檔案管理與服務工作發(fā)揮了重要的價值與作用。現(xiàn)階段，信息化建設給傳統(tǒng)檔案管理服務領域帶來了新的理念和運行模式，不僅促進了檔案管理水平和質量的提升，同時也為用戶提供了更加便捷高效的檔案服務。目前，社會各個領域均在推動自身檔案管理與服務的信息化建設，并以此作為自身經(jīng)營管理信息化轉型的契機。基于此，筆者結合自身工作經(jīng)驗，就檔案信息化建設及服務創(chuàng)新提出個人見解和建議，以期能夠為廣大從業(yè)人員提供有價值的參考和幫助。

1 檔案信息化概述

檔案信息化是指將傳統(tǒng)紙質檔案資源以數(shù)字信息技術加以表現(xiàn)和管理，其目的在于提高檔案資源管理工作的質量和效率，并為相關領域提供信息化服務模式，從而滿足數(shù)字信息時代背景下的歷史發(fā)展需求。具體而言，檔案信息化建設與轉變需要從兩方面入手，其一為信息化環(huán)境的構建。眾所周知，數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案存在本質性差異，而其中信息化轉變則需要借助計算機錄入設備將紙質檔案轉化為數(shù)字檔案，因此需要在相關軟硬件設施、技術人員等方面給予大量投入。其二為檔案管理模式轉變。傳統(tǒng)檔案管理工作主要依賴工作人員完成檔案資料的采集、歸檔、整理和調取等工作，不僅工作量十分可觀，同時在管理質量和水平方面存在一定的落后性。而檔案信息化建設則可以實現(xiàn)檔案資源的自動化處理，同時相關調取也更加便捷，由此便大大提高了檔案資源管理工作的水平和效率。

2 檔案信息化建設的價值分析

1）便于檔案資源存儲。在現(xiàn)代社會中，檔案資料是一項具備著重要保存價值的原始記錄，因此做好檔案資源的存儲工作是充分開發(fā)其價值的基礎所在。眾所周知，傳統(tǒng)檔案資源的存儲場所主要為檔案室，這種模式雖然能夠滿足檔案資源的專業(yè)化管理，但一方面對空間需求較高，另一方面也會因時間的推移而產(chǎn)生一定程度的損壞或丟失。檔案信息化建設則以數(shù)據(jù)庫作為檔案資源的存儲“場所”，如此不僅能夠為相關單位節(jié)省大量的空間，同時檔案資源也不會因時間的推移而丟失破損。2）提高檔案管理效率。檔案管理工作是檔案資源得以科學保存與利用的基礎，然而由于傳統(tǒng)檔案資料為紙質文件，首先其存儲便需要一個專門的空間。其次，傳統(tǒng)檔案管理工作主要采用人工作業(yè)方式加以完成，其中檔案資料的收集、分類、整理和歸檔作業(yè)都需要投入大量人力才能完成，因此傳統(tǒng)檔案管理工作十分費時費力。而檔案信息化建設，則將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為數(shù)字檔案，而相關采集、分類和歸檔作業(yè)也由計算機加以完成，因此極大地提高了檔案管理工作的質量和效率。值得注意的是，在數(shù)字檔案調取和使用時，只需進行編號搜索便可快速提取，因此在檔案利用效率方面實現(xiàn)了質的飛躍。2）實現(xiàn)檔案資源共享。隨著社會經(jīng)濟的繁榮穩(wěn)定發(fā)展，各地區(qū)之間交流愈加頻繁，一定程度上帶動了檔案資源的共享需求。以人事檔案資源為例，跨地區(qū)調取使用現(xiàn)象十分常見，但傳統(tǒng)紙質檔案資源由于受到時空層面的制約，在資源利用和共享方面存在嚴重的掣肘。檔案信息化建設，不僅將紙質檔案向數(shù)字檔案進行轉變，同時也構建了檔案資源數(shù)據(jù)庫，并在互聯(lián)網(wǎng)技術支撐下實現(xiàn)了檔案資源的實時共享。由此可見，檔案信息化建設還實現(xiàn)了檔案資源的跨區(qū)域、跨時空共享，不僅在檔案資源利用效率方面實現(xiàn)了大幅提升，同時也滿足時代進步對于檔案資源管理領域的發(fā)展需求。

3 我國各領域檔案信息化建設現(xiàn)狀

1）管理理念有待提升。近年來，檔案資源在社會經(jīng)濟發(fā)展中的價值和作用開始逐步顯現(xiàn)，由此也對檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)和要求。檔案信息化建設是滿足當今社會需求的重要途徑，然而在具體建設過程中，無論是企業(yè)還是機關事業(yè)單位，其檔案信息化建設的理念和意識均有待提升。現(xiàn)階段，受傳統(tǒng)檔案管理理念及運行模式的影響與束縛，許多企事業(yè)單位并未積極開展檔案信息化建設工作，同時在相關軟硬件設施建設、專業(yè)信息技術人才培養(yǎng)等方面欠缺足夠投入。由此可見，管理理念傳統(tǒng)落實是制約當前社會各領域檔案信息化建設的根源所在，需要相關領域從業(yè)者對此給予高度重視與關注。2）信息環(huán)境有待加強。眾所周知，檔案信息化建設勢必帶來管理模式的轉變，而相關管理環(huán)境也會隨之發(fā)展改變。檔案信息化建設對于軟硬件設施要求十分嚴格，一旦相關設施無法滿足檔案資源信息化轉換需求便會影響其建設水平的提升，因此構建一個堅實的信息化環(huán)境具有十分重要的意義。然而受客觀因素的影響，相關單位或企業(yè)的管理層并不重視信息環(huán)境的構建，特別是在資金投入方面與實際需求存在較大差距，從而導致了檔案管理信息化環(huán)境存在諸多的不足與缺陷。由此可見，信息環(huán)境構建與強化是我國各領域檔案信息化建設中一個十分突出的問題。3）安全技術有待強化。安全防護是檔案信息化建設過程中一項十分重要的工作內容，同時也是保障檔案資源不受不法分子盜取、泄露或篡改的基礎所在。從技術角度來看，檔案信息化建設雖然帶來了檔案管理工作質量和效率的提升，然而由于網(wǎng)絡開放性的特點，也使得檔案資源極易受到網(wǎng)絡途徑的盜取與破壞，從而給我國檔案信息化建設與轉變帶來嚴重的危害。目前，我國檔案資源數(shù)據(jù)庫及相關管理平臺建設領域均存在一定的安全隱患，而相關安全防護技術也有待進一步完善和提升，因此如何保障數(shù)字檔案資源不受網(wǎng)絡途徑侵蝕與破壞是現(xiàn)階段一個亟待解決的問題。4）管理人員能力不足。除上述方面外，檔案信息化建設對于檔案管理人員信息技術水平也提出了更高的要求，因此管理人員專業(yè)能力不足的問題也需要引起相關領域從業(yè)者的高度重視與關注。具體而言，在傳統(tǒng)檔案管理模式中，工作人員只需掌握基本的檔案管理知識便能勝任檔案管理崗位，而檔案信息化建設則需要其不僅能夠熟練操作各類現(xiàn)代化設備儀器，同時還要具備一定的計算機操作能力及網(wǎng)絡安全防護能力。在此背景下，許多企事業(yè)單位的檔案信息化建設均是由管理人員能力層面的問題而制約了相關工作的推進，為此構建一支高素質信息技術人才隊伍勢在必行。

4 推動檔案管理信息化轉變的有效舉措

1）強化社會宣傳，轉變大眾認知。在新時代背景下，檔案信息化建設已成為歷史發(fā)展的必然趨勢，因此我們必須注重社會各界對于檔案信息化建設的理解與認知，從而推動相關建設工作的積極有效推進。一方面，政府部門或相關組織機構要加強數(shù)字檔案及信息化檔案管理模式的社會宣傳工作，使更多的群體對其價值與作用有所正確全面的認知，從而為檔案信息化轉變奠定思想基礎。另一方面，我們還要高度重視相關技術的支持與推廣，降低檔案信息化建設過程中受到的阻力，從而更好地推動社會各領域檔案管理工作模式的信息化轉變。相信隨著人們認知水平的不斷提升，檔案信息化建設工作也將如火如荼般加以開展。2）加大資金投入，完善管理機制。在檔案信息化建設過程中，資金投入始終是一個繞不開的話題，只有充足的資金作為保障才能購置完備的軟硬件基礎設施。基于此，相關企事業(yè)單位必須加大該領域的資金投入力度，通過在軟硬件基礎設施及檔案信息技術領域的投入與引進來提高檔案信息化建設的水平和質量。與此同時，為滿足新時期數(shù)字檔案管理工作的需求，我們還需要高度重視現(xiàn)代化檔案管理機制的構建，一方面明確并細化檔案信息化管理工作的范疇與制度規(guī)范，另一方面還要強化責任制度落實與監(jiān)管，由此為信息化檔案管理模式的科學有序開展提供完善的制度保障。3）加強技術創(chuàng)新，保障信息安全。針對數(shù)字檔案及信息化檔案管理模式存在的網(wǎng)絡安全隱患，我們還需要在信息安全領域進行強化與創(chuàng)新，從而推動檔案信息化建設工作的安全有序推進。首先，為有效防范網(wǎng)絡不法分子的侵蝕與破壞，相關企事業(yè)單位要不斷加強數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫及互聯(lián)網(wǎng)管理平臺的安全防護技術創(chuàng)新，如設置防火墻，并定期修改安全防護密鑰，從而提高檔案資源的安全防護能力。其次，為進一步保障檔案資源的安全，檔案管理部門還要推行檔案信息訪問權限制度，通過這種方式我們能夠有效規(guī)避檔案資源信息的泄露問題。最后，檔案管理部門還要定期對信息化設備儀器及管理平臺系統(tǒng)進行維護與升級，從而對檔案資源進行進一步的保護。4）注重人才引進，強化技能培訓。作為檔案信息化建設的有機組成部分之一，管理人員在整個轉變過程中發(fā)揮了不可替代的作用。為滿足企事業(yè)單位檔案信息化建設需求，以及提高新模式下檔案管理工作的質量和效率，我們還需要積極構建一支高素質專業(yè)性信息技術人才隊伍。首先，企事業(yè)單位管理層要正確認知高素質專業(yè)技術人才的價值與作用，從而才能向外界聘用高端技術人才，并以此引進外界的先進檔案管理理念與模式方法。其次，針對檔案管理人員專業(yè)能力不足的現(xiàn)狀，相關單位還要積極組織檔案管理人員技術培訓工作，通過專業(yè)知識的學習使其掌握檔案信息化建設所需的技術和技巧。

5 信息化檔案服務的創(chuàng)新思路分析

1）樹立主動型檔案服務意識。眾所周知，過往檔案管理與服務工作均以一種被動型方式加以開展，而信息時代背景下這種服務模式必然無法滿足時代發(fā)展需求。在檔案信息化建設的大趨勢下，我們必須注重主動型檔案服務理念的樹立，一方面能夠及時快速地完成新生成檔案資料的數(shù)字信息化轉變，并將其錄入數(shù)據(jù)庫之中，從而提高檔案歸檔的效率。另一方面還要在數(shù)字檔案資源查閱和調用方面提供主動高效地檔案服務形式，這里主要集中于檔案管理平臺的建設，通過對服務內容的便捷性設置提高用戶的使用體驗，進而促進檔案服務工作的水平與質量。2）服務內容層面的完善創(chuàng)新。一直以來，傳統(tǒng)檔案服務普遍存在質量差和效率低的特點，其根源在于傳統(tǒng)檔案管理運行模式過度依賴人工作業(yè)，特別是在龐大的檔案資源中調取檔案信息十分緩慢。而檔案信息化建設則從本質上改變了檔案管理工作的模式與方法，并推動檔案服務工作的突破與發(fā)展。從服務角度來看，用戶的需求首先是速度快，然后便是在此基礎上操作過程的簡便性。在信息化檔案管理模式下，我們還要注重檔案服務工作的高質高效化發(fā)展，堅持“以人為本”的服務理念將檔案服務與用戶需求進行緊密連接，從而滿足新時代背景下檔案服務工作的基本需要。3）注重檔案信息的保密與安全。在提高檔案服務工作便捷性與高效性的同時，我們還要高度重視檔案信息的保密與安全，從而為用戶提供更加專業(yè)的檔案服務。眾所周知，一些檔案具有較強的保密性，如果不能做信息化服務過程中給予有效的安全保護則會造成用戶重要信息的泄露。基于此，強化檔案服務保密與安全建設則成為信息化檔案服務領域的創(chuàng)新的重要方向。一方面，相關檔案管理部門要注重檔案管理平臺的網(wǎng)絡安全建設，為用戶的檔案信息安全提供基礎保障。另一方面還要注重檔案管理平臺訪問權限設置，以及用戶平臺登錄認證，從而有效規(guī)避檔案資料非法盜取情況的發(fā)生。

6 結論

綜上所述，信息化建設是當前我國檔案管理服務領域的重要發(fā)展趨勢，有助于充分發(fā)揮檔案資源的價值與作用。針對當前檔案信息化建設現(xiàn)狀，我們必須采取科學合理的舉措實現(xiàn)其管理模式的信息化轉變，并通過科學合理的創(chuàng)新工作提高檔案服務水平。相信隨著相關研究工作的逐步深入，我國檔案管理工作必將以更加科學合理的方式加以開展，并為用戶提供更加專業(yè)安全的信息化檔案服務。