信息化建設在檔案管理中的實踐研究

冀 超

（河北省張家口市軍隊離休退休干部服務管理中心，河北 張家口 075000）

傳統的事業單位檔案管理工作過程中，需要耗費巨大的人力物力對相關檔案信息進行管理，因為傳統的事業單位檔案管理工作是需要人工進行檔案信息的錄入、分類、整理和歸檔。現階段使用信息化技術可以用電腦技術操作這幾個步驟，大大加快了檔案管理的速度，同時因為電腦進行信息處理時，是按照程序進行操作的，所以在一定程度上降低了出現問題的概率。所以信息化建設是事業單位檔案管理工作發展的必然趨勢。

1 檔案管理工作中進行信息化建設的優勢

1.1 提高檔案管理工作的效率和質量

傳統的檔案管理工作中，檔案管理人員需要對檔案進行手寫入檔，也就是說將需要記錄的檔案信息通過手寫的方式記錄在檔案紙上。之后再根據檔案的種類和規格對該檔案進行分類。最后將該檔案置放于檔案管理室中的相關分類標準下。在需要對該檔案進行查詢審閱時，檔案管理工作人員要先根據檔案的類別，找到相關標準，之后在同一標準下對該檔案進行查找。成功找到后才能實現對該檔案的審閱。現階段在檔案管理工作中進行信息化建設能夠有效優化相關檔案管理工作的流程[1]。使用信息化建設幫助進行檔案管理工作，就是將上面傳統的檔案管理工作盡可能的分配給計算機，通過這種方式實現檔案管理的信息化建設。比如說檔案管理工作人員只需要將需要記錄的檔案錄入電腦系統中，計算機可以自動根據檔案的類別將檔案信息存入相關的類別，之后在需要對該檔案進行審閱時，只需要在計算機系統中進行查詢即可。不需要檔案管理工作人員再去翻找，大大提高了檔案管理工作的質量和效率。

1.2 降低人力物力資源的浪費

在傳統的制約檔案管理工作的眾多條件中，對檔案管理工作制約最大的就是傳統檔案管理工作對于大量人力物力資源的需要[2]。傳統檔案管理工作需要較多的管理工作人員以及一個能夠擺放檔案信息的空間。所以說傳統的檔案管理工作很大程度上都是對人力資源和物力資源的浪費。畢竟檔案管理的實際工作中，很多的工作都是枯燥的重復勞動，將過多的人力資源集中在檔案管理工作中可能會造成單位舍本逐末現象的出現。但是現階段使用信息化建設在檔案管理工作中，就可以有效地降低人力物力的浪費。相對于需要較多工作人員的傳統工作，現階段只需要兩到三個工作人員就可以實現檔案的信息化管理。相對于需要存放檔案空間的傳統工作，現階段只需要一個容量足夠大的信息儲存裝置即可。大大降低了人力物力資源的浪費。

1.3 可以高速度的實現檔案信息的共享

檔案管理工作的本質其實就是信息管理工作，能夠通過對檔案信息的管理實現對單位管理工作經驗的總結，幫助單位更好更快發展[3]。這才是檔案管理工作的意義。所以檔案管理工作需要將檔案信息進行傳遞和審閱，保證檔案信息的應用價值。傳統的檔案管理工作不能夠實現檔案信息的高速共享，因為檔案信息需要審閱人員到檔案所在地進行審查，才能實現檔案信息的應用價值。而現階段對檔案管理工作進行信息化管理，能夠將滿足傳遞要求的檔案通過計算機系統進行傳送，最大程度上跨越時空的距離，能夠實現高速度的檔案信息的共享。

2 探索信息化建設在檔案管理工作中的具體實施對策

2.1 單位領導和檔案管理工作人員提高對于檔案管理工作的重視

單位領導和檔案管理人員的思維模式是指導單位管理工作和檔案管理工作的指南針，所以想要實現高效的信息化檔案管理，首先單位領導和檔案管理人員應該提高對檔案管理工作的重視程度，創新自己的管理思維，適應社會潮流的發展，促進檔案管理工作的開展，最終幫助單位實現工作目標[4]。單位領導要提高對于檔案管理工作的重視程度。想要實現檔案管理工作信息化，首先就要建設最基礎的軟硬件設施，單位領導應該加大對于檔案管理部門的資金投入，在資金方面給予檔案管理部門足夠的支持，幫助檔案管理部門引進先進的計算機、打印機、信息儲存裝置等等。同時在檔案管理部門的人員組成上進行重視，比如說單位領導可以成立檔案管理小組對檔案管理工作進行直接領導，將有能力有想法的工作人員調動到檔案管理部門中進行工作。通過這種重視方式，大大提高檔案管理部門的工作效率和質量。檔案管理工作人員要提高對于檔案管理工作的重視程度。檔案管理部門的領導應該組織對自己部門的員工進行培訓，使其明白檔案管理工作對于單位發展的重要性，激發員工工作的熱情和積極性。同時可以構建良好的績效管理模式，通過物質上的獎勵激發員工提高工作質量和工作效率的積極性。

2.2 提高檔案管理人員的專業素質和能力

檔案管理人員的專業素質和能力是能夠直接影響到檔案管理信息化建設質量的重要保證，傳統的檔案管理人員的專業素質和能力可能已經不能滿足信息化建設檔案管理工作的要求，所以要提高檔案管理人員的專業素質和能力[5]。

首先就是提高現有檔案管理人員的專業素質和能力。這就需要單位領導或者檔案管理部門領導積極和地方高校中的檔案管理專業進行聯系，組織員工到校園內部進行專業信息化檔案管理的學習。或者單位領導和檔案管理部門的領導可以請當地高校中檔案管理專業的教師到單位內部對員工進行有針對性的講座。通過這種方式提高檔案管理人員的專業素質和能力。同時為了保證員工具有強烈的積極性，單位可以擴大員工的獎金占比，通過這種方式激發員工學習的欲望和興趣。其次就是提高將來進入檔案管理部門工作的工作人員的專業素質和能力。比如說單位在進行招聘時，首先要對招聘人員的專業進行限定，最好是招納檔案管理專業或者計算機應用專業的相關人才。在通過簡歷篩選和職業道德的初試之后，可以將招聘人員帶領到實際的檔案管理工作中，通過工作效率和工作質量的測試選定招納的人才。通過這種方式可以提高未來進入檔案管理部門中的工作人員的專業素質和能力。單位也可以直接對社會上專業能力較強、工作經驗豐富的人才進行招納，通過提高待遇和薪資吸引相關人才進入到檔案管理部門工作。這樣做還有一個好處，就是能夠直接提高檔案管理部門的信息化工作水平，帶動整個部門工作向好向上發展。

2.3 建立安全高效的信息化檔案管理系統

針對單位內部的檔案信息管理系統，有兩個要求：第一就是安全，第二就是高效。想要提高單位內部檔案管理工作的信息化建設程度，一個高效安全的檔案信息管理系統的建立是不可或缺的[6]。

首先就是安全性，由于事業單位內部檔案信息的機密性和差異性，檔案信息管理系統的安全性是必須要保證的，安全性的重要程度甚至大于系統的高效性。這就要求檔案管理部門內部做好防火墻工作，同時最好設置相應的數字簽名，保證系統內部工作人員進行系統查閱時能夠按規定等級查閱相關檔案。同時針對檔案信息管理系統，最好將系統放在單位管理系統的內部，使用內部網絡進行審閱和查看，這樣能夠有效降低來自互聯網的風險，充分保證檔案信息的安全。其次就是高效性，高效性體現在兩個方面。首先就是檔案信息管理系統的建設硬件，比如說在建立檔案信息管理系統時，選購的系統硬件都是相對高級的配置，像CPU選帶F的，主板選擇微星的，最大程度保證系統能夠高效流暢甚至負載運行。其次就是提高檔案管理人員對于系統的熟悉程度和操作程度。通過這兩方面的提高，能夠有效促進檔案信息管理系統使用的效率。有利于構建安全高效的信息化檔案管理系統。

2.4 結合傳統的紙質化檔案，進行檔案管理工作

檔案管理工作并不是短時的工作，而是長時間對于檔案信息的整理和使用，促進單位管理進步的工作。所以即使現階段使用信息化檔案管理系統，也需要對原來的紙質化檔案進行管理。這就要求在進行信息化建設檔案管理工作的過程中，依然要注意對于紙質化檔案的內容管理。

首先針對字跡清晰、應用價值顯著的紙質化檔案，檔案信息管理工作人員可以將這部分檔案用拍照的方式或者字跡錄入的方式轉化成電子信息檔案，之后在檔案管理信息系統中進行分類和儲存。通過這種方式提高對于傳統紙質檔案的應用價值。有利于促進檔案信息管理工作質量的提高。其次是針對字跡不清醒、但是應用價值明顯的傳統紙質檔案。檔案信息管理工作人員可以結合字跡辨認技術對相關紙質檔案進行信息還原，同時將還原之后的信息直接錄入檔案管理信息系統中，通過這種方式提高這部分紙質檔案的應用價值。最后就是針對字跡不清晰、應用價值不顯著的紙質化檔案，檔案信息管理人員可以在和領導申請之后，對這部分檔案進行銷毀。

2.5 規范檔案管理工作的操作流程和管理標準

規范檔案管理工作的操作流程和管理標準是能夠促進檔案管理信息化系統建設之后檔案管理工作質量的重要保證。傳統的檔案管理工作中，可能由于檔案管理工作人員的工作習慣和工作標準不同，對于檔案管理工作的理解不同，導致部分相同類別的檔案卻儲存在不同的分區，增加了利用檔案信息應用價值的難度。

所以在建立檔案管理信息化系統之后，應該規范檔案管理工作的操作流程和管理標準。比如說規定某一類型的檔案只能儲存在某一硬盤中，或者在進行檔案錄入時，需要提前將檔案的種類和類別在檔案信息管理系統中進行分辨。在規范檔案管理工作人員的相關操作過程中，可以適當增加獎懲措施，通過這種方法讓員工熟悉檔案信息管理系統的操作方式和操作流程。同時嚴格的獎懲制度的落實，既能夠增加員工工作的積極性，也能夠盡量避免員工出現失誤的可能性。規范員工進行相關操作的動作，能有效提高員工的工作效率和工作質量，為檔案信息在接下來的應用過程中奠定良好的基礎，進而促進單位管理工作的開展，最終實現整個單位的工作目標。

3 結束語

總而言之，檔案管理工作是能夠促進單位工作進步、單位工作質量和效率提高的重要基礎。現階段使用信息化建設檔案管理工作既是時代要求，同時也是單位自我發展的要求。所以需要單位領導和檔案管理部門中的工作人員重視信息化對于檔案管理工作質量和效率的幫助，最終促進檔案信息實現最大化應用價值，促進單位的進步發展。