互聯網背景下行政事業單位檔案管理信息化建設研究

孔泉森

（遼陽市退役軍人事務服務中心，遼寧 遼陽 111000）

在行政事業單位中，檔案管理是一項重要內容，但受傳統思想觀念以及管理方式影響，仍舊采用傳統檔案管理方式，人工處理大量紙質檔案。但隨著行政事業單位進一步發展，檔案信息逐漸增加，檔案管理人員工作壓力較大，面對大量工作內容，易出現操作失誤等問題。隨著互聯網時代到來，行政事業單位應當全面把握時代發展潮流，引入信息化技術，推動檔案管理信息化建設。但在建設中，由于缺乏高素質信息化人才、檔案管理信息化水平低下，這些因素均制約了檔案管理信息化建設。通過培養高素質信息化人才，提高檔案管理信息化水平，強化信息化建設，帶動行政事業單位良性運轉。

1 檔案管理信息化概念及行政事業單位檔案管理信息化建設意義

1）檔案管理信息化概念。檔案管理信息化主要指的是結合實際需求，構建出完善的檔案信息化管理系統，將各項新興技術運用在檔案管理工作中，如檔案信息收集、編制以及存儲等過程中。通過檔案管理信息化，能夠轉變傳統檔案管理模式，如紙質檔案以及影像檔案整理與存儲，實施檔案信息資源數字化，存儲集成化，傳遞網絡化，提高檔案管理效率，檔案使用更加便捷。

2）行政事業單位檔案管理信息化建設的意義。（1）有利于檔案資料全面存儲。行政事業單位在開展檔案管理工作中，主要采用紙質檔案管理模式，這一管理模式具有諸多弊端，易受到外部因素影響，造成檔案損壞以及遺失等，對管理環境要求較高，且管理成本較高。推動檔案管理信息化建設，利用檔案管理系統以及信息技術作為基礎，將紙質檔案信息掃描成電子文檔進行存儲，避免出現檔案信息損害以及遺失等問題，且檔案管理成本較低，真正能夠實現檔案信息的永久保存。（2）檔案資料信息查找十分便捷。在行政事業單位日常工作中，經常需要查找已經存檔的信息資料。若采用傳統檔案管理模式，雖然在檔案歸檔工作中，會將檔案進行分類存儲。但由于行政事業單位中各項檔案信息資料相對較多，往往會在查詢檔案信息環節花費大量時間。若遇到沒有進行標記的資料，則會出現無從下手的現象。通過檔案管理信息化建設，使用者可利用電腦等載體，登錄系統平臺，輸入身份信息后，便能夠通過信息檢索查找想要的資料，十分便捷。（3）有利于實現基礎數據的會計統計與分析。在互聯網背景下，行政事業單位將信息技術與檔案管理工作相融合，推動檔案管理信息化建設，能夠大大提升檔案管理工作質量。通過信息化建設，在開展檔案管理工作時，可充分利用大數據技術，開展統計與分析工作。例如可充分利用歷年干部培訓檔案中的信息，分析干部培訓人數、學習成績以及培訓效果，從而獲取準確分析結果，為行政事業單位干部培訓工作開展提供指導與參考。（4）強化對檔案資料的加密保護。在行政事業單位內部，檔案資料具有一定機密性，采用傳統紙質檔案管理方式，由于管理資料較多，一旦出現失誤，則會導致機密檔案信息流失，不利于行政事業單位全面發展。采用信息化管理方式代替傳統紙質檔案管理方式，將所有資料均存儲在檔案管理信息系統中。還可運用數據恢復技術、檢測技術等，實現對檔案信息的加密以及權限管控，確保檔案信息的安全性以及保密性，還能夠避免出現黑客入侵系統問題，保障行政事業單位內部機密檔案信息不被泄露。

2 行政事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

1）檔案管理信息化水平低下。在互聯網背景下，出現了多種新興信息技術，行政事業單位在發展過程中，應當充分把握機遇，積極深化改革，通過引進信息技術，提高內部管理效率與水平。將信息技術運用在檔案管理工作中，推動信息化建設，緩解檔案管理人員工作壓力，提高檔案管理效率。但在實際工作中，行政事業單位整體信息化水平相對低下，在信息化建設中仍存在諸多不足。存在部分行政事業單位，其檔案資料均是由部門管理，部門只需要保管與自身相關的檔案資料即可。因而部分信息化水平相對較高的部門，檔案管理信息化進程較快。但仍存在部分部門，對檔案管理信息化建設認知不充分，忽視信息化建設的重要性，因而在開展檔案管理工作中，無法確保檔案信息的完整性。由此能夠看出，在事業單位內部，檔案管理信息化水平低下，制約信息化建設工作開展。

2）檔案管理信息化效率不足。互聯網背景下，越來越多的行政事業單位對信息化建設有了深入認知，同時也將信息技術運用在各項工作中，旨在通過這一方式，提升整體管理水平。推動檔案管理信息化建設，是提高檔案管理質量的重要措施。但由于在行政事業單位中，檔案管理信息化工作缺乏規范性，對檔案管理效率產生深遠影響。當前存在部分行政事業單位，在應用檔案管理系統時存在單一性，不同部門之間無法進行信息共享，各項檔案信息資料難以對接，甚至存在檔案資料無法兼容的問題，嚴重制約內部檔案共享，檔案信息查找難度較大，信息化建設進程緩慢。

3）缺乏高素質信息化人才。檔案管理人員是檔案管理工作開展主體，其個人綜合素質將直接影響檔案管理質量。在行政事業單位內部，為推動檔案管理工作信息化建設，則需要配備高素質綜合型信息化人才，提供人才支持。但在實際工作中，行政事業單位內部高素質信息化人才數量不足，現有檔案管理人員雖然具備較為豐富的檔案管理理論知識以及經驗，但存在老齡化問題，受傳統思想影響，并不具備新鮮事物接受能力，知識體系相對落后，不符合檔案管理信息化建設要求。同時檔案管理人員在日常工作中，未樹立正確職業理念，認為檔案管理工作僅是簡單的資料整理及歸檔，不重視檔案管理工作，消極對待工作，知識更新不及時。高素質信息化人才是制約信息化建設的重要因素。

4）管理人員對檔案管理信息化建設缺乏重視。當前在行政事業單位內部，仍采用傳統紙質檔案管理方式，管理效率低下，隨著行政事業單位進一步發展，信息資料逐漸增多，檔案管理人員工作壓力較大，工作效率低下。究其根本，行政事業單位內部，其管理者對信息化建設缺乏重視，對檔案管理信息化建設中投入的資金以及人力不足，并未引進全新硬件設備及軟件，制約信息化進程。由于設備老舊，跟不上時代發展變化，內部機密檔案信息極易出現泄漏以及遺失等問題，無法起到檔案信息保密及安全性作用。

3 互聯網背景下加強行政事業單位檔案管理信息化路徑

1）強化檔案管理信息化意識。在行政事業單位內部，檔案管理是一項相對復雜的工作，涉及內容較多，因而在推動檔案管理信息化建設中，需要形成良好的信息化意識，才能夠確保檔案管理信息化在單位內部的全面推行。首先事業單位可單位內部宣傳檔案管理信息化意識及重要性，引導單位管理者摒棄落后思想觀念，明確檔案管理信息化建設的重要性，加大資金以及人力支持。當單位管理者轉變思想觀念后，能夠發揮引導與示范作用，帶動員工轉變觀念，形成良好的信息化意識。當形成信息化意識后，能夠積極落實檔案管理信息化建設。其次行政事業單位可在內容開展座談會以及宣講會，宣傳檔案管理信息化建設優勢，調動員工積極性，使其能夠積極參與到檔案管理信息化建設工作中。當行政事業單位內部所有員工均樹立信息化意識，才能夠推動檔案管理信息化建設工作開展。

2）完善檔案管理制度。完善的制度是保證檔案管理信息化建設的基礎，行政事業單位可結合內部實際情況，制定完善的管理制度，對現有檔案管理工作進行管控與規范。在制定檔案管理制度時，不僅需要涉及歸檔資料，還應優化檔案歸檔流程，全面覆蓋資料收集、整理以及查找等多個環節，提出具體要求。但需要明確的是，事業單位在制定檔案管理制度時，應當將實際情況作為基礎，確保制度的適用性及可操作性，發揮制度優勢，指導檔案管理工作有序開展。其次完善的檔案管理制度，還能夠推動檔案管理信息化建設。例如事業單位可制定完善的檔案使用制度，規定檔案使用權限，只有權限內的員工才能夠使用檔案資料。在獲取檔案資料后，需要及時歸檔。為保證檔案資料的安全性，檔案資料嚴格禁止拷貝，僅能夠在線瀏覽。最后在制定檔案管理制度時，事業單位可增加績效考核制度以及激勵機制，將檔案管理信息化建設作為考核指標，引導員工重視并積極參與到信息化建設中。針對表現較好的員工給予獎勵，推動信息化建設進程。最后行政事業單位還需要積極引入現代化辦公設備，淘汰老舊設備，為信息化建設提供設備支持。

3）培養高素質信息化人才。在行政事業單位內部，由于缺乏高素質信息化人才，是制約信息化建設工作開展的重要因素。針對這一問題，事業單位應當重視人才培養工作，制定完善的人才培養方案，組建高素質復合型信息化人才。首先針對現有檔案管理人員，行政事業單位可定期組織開展培訓工作，引導檔案管理人員參加，教授最新檔案管理知識以及信息化知識，提升其信息化技能，豐富知識體系。還可邀請相關方面的專家開展講座，通過案例講授等方式，引導檔案管理人員樹立正確職業理念，掌握更多信息化技術，提升其綜合素質。其次行政事業單位需要提高人才準入門檻，在招聘環節中，不僅需要重視人才檔案管理理論知識掌握情況，還需要考察其信息化技術能力，選擇高素質檔案管理人才，為現有檔案管理隊伍注入新鮮血液。最后檔案管理人員自身應當摒棄傳統思想觀念，樹立終身學習理念，在工作之余，運用多種方式進行學習，完善自我，提高能力與素質。再此基礎上，事業單位可定期開展考核工作，掌握檔案管理人員工作能力及工作態度，針對能力低下且態度不端正的員工，需要采取懲罰措施，通過這一方式，全面提升其素質與能力，端正工作態度，推動檔案管理信息化進程。

4 總結

在互聯網背景下，行政事業單位應當重視檔案管理信息化建設的重要性，及時摒棄傳統檔案管理方式，實現檔案管理規范化由于信息化。針對檔案管理信息化中存在的問題，應當積極轉變意識，培養高素質信息化人才，為各項業務工作開展提供有力的檔案信息支持，提高檔案管理效率，實現行政事業單位可持續發展。