事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)探究

史 菲

（法庫縣綜合事務服務中心，遼寧 沈陽 110400）

當前，事業(yè)單位體制機制改革工作正在深入推進，在進一步凸顯事業(yè)單位的政府協(xié)作以及社會公益服務職能的同時，對事業(yè)單位的內(nèi)部管理各項工作也提出了更高的要求。隨著事業(yè)單位內(nèi)部工作職能的不斷細化，使事業(yè)單位涉及的各項內(nèi)部資料、人事變動以及文件決策等信息內(nèi)容更加復雜，因此必須要充分發(fā)揮檔案管理對于重要資料的保存以及對信息篩選和查閱的重要作用，并且實現(xiàn)對檔案信息資料的有效利用[1]。檔案數(shù)字化建設(shè)是當前一個階段事業(yè)單位檔案管理工作改革的重點，提升檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平，能夠有效地推動事業(yè)單位的高效運轉(zhuǎn)，同時為事業(yè)單位內(nèi)部資源體系的建設(shè)提供重要的支撐。但是就當前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，在數(shù)字化建設(shè)方面仍然存在一定的問題和不足，需要對其加以分析，進而探究科學合理、行之有效的數(shù)字化建設(shè)路徑，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

1.1 提升檔案管理的效率

事業(yè)單位進行檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠極大地提升檔案管理的效率。數(shù)字化的檔案管理相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理來說，其管理流程更為精簡，借助于相應的檔案管理信息系統(tǒng)，可以更為高效和便捷的實現(xiàn)檔案信息資料在部門間的收集和傳遞。除此之外，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為載體的檔案管理工作，需要定期的對紙質(zhì)卷宗進行整理、編目，同時由于信息資料是逐漸累加和更新的，因此在檔案管理的過程中需要不斷的對紙質(zhì)檔案進行補充和提調(diào)[2]。這是一項非常復雜和繁重的工作，隨著紙質(zhì)卷宗的不斷增多，相應的整理和查閱難度也會不斷增加，進而影響檔案信息質(zhì)量和工作效率。而通過檔案數(shù)字化建設(shè)，則能夠很好的克服紙質(zhì)檔案管理的固有弊端，滿足龐大的檔案信息量處理的需求，在檔案管理信息系統(tǒng)及數(shù)字化平臺上實現(xiàn)隨時隨地的信息查閱、資料調(diào)取和補充。

1.2 滿足檔案資源的使用需求

檔案管理工作不僅僅只是對檔案信息資料進行整理和保存，更重要的是實現(xiàn)對檔案信息資源的有效利用。伴隨著事業(yè)單位改革工作的全面和深入推進，更加強調(diào)事業(yè)單位內(nèi)部的資源體系建設(shè)，而檔案信息資料作為重要的內(nèi)部資源，必須要從傳統(tǒng)的檔案保管不斷地向資源開發(fā)以及資源共享等的方面發(fā)展，強調(diào)檔案資源的利用價值，滿足事業(yè)單位內(nèi)部各部門以及社會公眾對信息調(diào)取查閱等的實際需求。傳統(tǒng)的基于紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)檔案管理模式，出于對紙質(zhì)檔案保存安全性的考量，更多的是藏大于用，檔案信息資料的開發(fā)利用率比較低。而通過檔案數(shù)字化建設(shè)，可以更好地借助云計算、大數(shù)據(jù)等的技術(shù)來實現(xiàn)對檔案信息的資源整合與共享，方便進行快速的檔案檢索與遠程利用。

1.3 節(jié)約事業(yè)單位檔案管理成本

事業(yè)單位開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)，還能夠有效的節(jié)約檔案管理的成本。傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為載體的檔案管理工作，需要耗費大量的人力、物力以及財力資源，由于紙質(zhì)檔案本身不易保存，紙張非常容易受到人為或者是自然環(huán)境的破壞，在進行檔案室管理的過程中，不僅需要購置相應的防塵除潮設(shè)備，同時還需要投入資金來制作檔案的復印本，還要定期地對檔案加以修復，這些都是管理成本。而數(shù)字化建設(shè)，則只需要在前期投入資金來進行相關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)以及數(shù)字化平臺的搭建，頂多加上維護成本，不需要再進行額外的成本支出，也就為事業(yè)單位節(jié)省了人力物力等資源，有效提升事業(yè)單位的運行效能。

2 當前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理數(shù)字化程度不高

當前事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，還存在一定的問題和不足，首先就表現(xiàn)為檔案管理的數(shù)字化程度不高。不少事業(yè)單位尤其是一些基層事業(yè)單位仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理形式，缺乏數(shù)字化、信息化與個性化的管理理念，尚未引進數(shù)字化管理系統(tǒng)，或者是雖然引進了數(shù)字化管理系統(tǒng)，但是應用程度不高，沒有很好地做到對紙質(zhì)檔案的有序轉(zhuǎn)化，并且只是簡單地進行檔案信息的數(shù)字化存儲，缺少對檔案信息資源的開發(fā)與利用。

2.2 檔案管理效率低下

事業(yè)單位檔案管理部門在辦理有關(guān)檔案業(yè)務時，有一套復雜的管理流程，尤其是在進行檔案資料的調(diào)取和查閱時，更是需要層層的審批，也就使得其他相關(guān)組織或者是事業(yè)單位內(nèi)部人員無法實現(xiàn)快速及時的資料調(diào)取和查閱，影響了檔案管理的效率。除此之外，部分事業(yè)單位在進行檔案信息資料收集、傳遞、整理以及分類時還是主要依賴人工操作，這就使得檔案信息管理存在一定的滯后性，導致檔案管理效率低下。

2.3 檔案管理制度體系建設(shè)不完善

沒有規(guī)矩不成方圓，檔案管理工作同樣需要嚴格和細致的管理制度來進行約束。但是就以往的檔案管理工作開展情況來看，不少事業(yè)單位由于缺乏對檔案管理重要性的認知，使得檔案管理工作存在較大的隨意性和盲目性，無論是在檔案的質(zhì)量管理、安全管理，還是人員管理與考核管理等方面都存在一定的缺失，降低了檔案管理的規(guī)范化水平。

2.4 缺乏高素質(zhì)檔案管理人員

事業(yè)單位在進行檔案管理的過程中，缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員來作為重要支撐。尤其是對于一些基層事業(yè)單位來說，本身的職能機構(gòu)就比較少，往往就會忽視檔案管理人員的優(yōu)化配置，還會經(jīng)常性地安排一些離退休職工來進行檔案管理工作，認為檔案管理工作比較清閑，這就嚴重降低了檔案管理的質(zhì)量和水平。隨著檔案數(shù)字化建設(shè)的深入推進，對高素質(zhì)復合型檔案管理人員的需求日益凸顯，因此事業(yè)單位必須要進一步強化人才建設(shè)，為實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理奠定重要的人才基礎(chǔ)。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化路徑研究

3.1 轉(zhuǎn)變理念，提升檔案管理數(shù)字化水平

事業(yè)單位要更好地開展檔案數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理的數(shù)字化與信息化水平，基礎(chǔ)就在于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，提升對檔案管理工作的重要性認知。首先，事業(yè)單位要清楚的認識到檔案數(shù)字化管理的重要價值和意義，在檔案管理工作中融入信息化、個性化與網(wǎng)絡化的管理理念，實現(xiàn)檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)的深度融合，明確新時期檔案管理改革的目標和重心[3]。其次，要打破傳統(tǒng)的重藏輕用的工作理念，在檔案管理模式和方法上加以優(yōu)化和改進，實現(xiàn)對檔案資源的有效利用，避免資源浪費與資源閑置，提高信息服務意識與信息服務能力和水平。

3.2 創(chuàng)新形式，搭建檔案管理的數(shù)字化平臺

事業(yè)單位在進行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，最關(guān)鍵的就是要搭建檔案管理的數(shù)字化平臺，完善檔案管理信息系統(tǒng)，為數(shù)字化與信息化建設(shè)提供必要的平臺和技術(shù)支撐，在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案管理形式和工作方式方法的創(chuàng)新，切實提高事業(yè)單位檔案管理的效率。首先，事業(yè)單位要投入必要的資金和技術(shù)來進行數(shù)字化平臺建設(shè)，要遵循全面性和系統(tǒng)性的原則，購置完備的軟硬件設(shè)施，包括計算機、掃描儀、影像儀以及數(shù)字軟件系統(tǒng)等等，建立現(xiàn)代化的檔案管理數(shù)字中心。同時借助云計算以及大數(shù)據(jù)等的技術(shù)，組建事業(yè)單位檔案信息資料庫，實現(xiàn)對檔案信息的分類整理和云端存儲。其次，要完善事業(yè)單位檔案管理的信息系統(tǒng)，要將檔案管理系統(tǒng)與辦公室管理系統(tǒng)連接起來，可以將檔案管理系統(tǒng)接入辦公室辦公系統(tǒng)當中，針對事業(yè)單位的內(nèi)部員工，在完成系統(tǒng)的信息注冊和身份認證之后，就可以進入到檔案管理信息系統(tǒng)當中，實現(xiàn)在線的檔案信息資料上傳和查詢，省去中間不必要的人工環(huán)節(jié)，從而簡化檔案管理的流程，也能夠提高部門與部門之間的溝通效率[4]。最后，在搭建檔案管理數(shù)字平臺的基礎(chǔ)上，還要更好地實現(xiàn)對檔案信息資源的共享，同時要考慮到不同檔案資料的密級要求，對于可公開的一般性檔案信息，可以進行全面共享。而對于有保密要求的檔案信息，則需要在數(shù)字平臺和管理信息系統(tǒng)中進行加密處理，并且設(shè)置相應的訪問權(quán)限，落實信息安全的要求。

3.3 健全制度，完善檔案數(shù)字化建設(shè)制度體系

事業(yè)單位要深入推進檔案數(shù)字化建設(shè)，確保數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范和有序開展，還要加快健全有關(guān)檔案數(shù)字化管理的制度體系。首先，要建立檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量監(jiān)督體系，為了確保檔案信息資源的高效收集和利用，針對電子文件的收發(fā)格式、上傳標準和調(diào)取流程都要做出明確的規(guī)定，這樣不僅方便進行歸檔和整理，還可以避免由于兼容性問題所導致的資料不完整的問題，確保數(shù)字化檔案的統(tǒng)一性和完整性。其次，要建立檔案數(shù)字化管理的安全體系，完善數(shù)字化檔案的安全保密制度。尤其是對于一些重要的內(nèi)部文件和人事信息，在進行數(shù)字化處理的過程中，一定要按照檔案密級的限制來配套相應的管理權(quán)限，同時要做好備份工作，并且定期的對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進行檢查維護以及升級，消除互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境隱患，確保事業(yè)單位檔案信息資料的安全性。最后，要建立數(shù)字化檔案管理的責任體系與考核體系。針對檔案數(shù)字化建設(shè)，明確檔案管理的部門責任以及具體的崗位責任，要把責任明確到人，強化業(yè)務能力考核與崗位考核，確保各項數(shù)字化管理與建設(shè)舉措的有效落實。

3.4 培養(yǎng)人才，組建專業(yè)化高素質(zhì)的數(shù)字化管理團隊

事業(yè)單位在開展檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，必須要重視對數(shù)字化人才的培養(yǎng)，組建一支專業(yè)化高素質(zhì)的數(shù)字化管理團隊，為數(shù)字化建設(shè)提供有力支撐。首先要求事業(yè)單位優(yōu)化調(diào)整現(xiàn)有的人才結(jié)構(gòu)，安排一批懂管理、有經(jīng)驗、學習能力強的人員從事檔案管理工作，避免檔案管理的邊緣化。其次，事業(yè)單位要積極引進新鮮血液，重點招聘技術(shù)型人才，幫助事業(yè)單位進行檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與平臺的運行與維護。最后，事業(yè)單位要定期組織技能與素質(zhì)培訓，要求檔案管理人員掌握必要的數(shù)字化管理技術(shù)，熟練信息管理系統(tǒng)的操作，同時通過職業(yè)素質(zhì)培訓，提高自身的職業(yè)道德與責任心，為事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)貢獻自己的一份力量。

4 結(jié)語

綜上，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)順應改革發(fā)展與時代需求，事業(yè)單位要努力克服和解決以往檔案管理中存在的問題，從管理理念、制度、方法、人員等各個方面入手，健全和完善檔案數(shù)字化管理體系，提升檔案數(shù)字化管理水平。