高校檔案信息化建設策略探析

李文瓊

（福建省泉州經貿職業技術學院，福建 泉州 362000）

當前先進的網絡信息技術正深刻地改變著高校檔案管理實踐，從高校檔案來源形式到高校檔案的服務模式正發生著深刻變化，2020年6月，國家正式出臺了《中華人民共和國檔案法》，其中明確要求，各單位要加強檔案信息化建設，同時對檔案信息化建設的具體流程和規范進行了明確，指出未來檔案信息化建設應成為檔案管理部門的重要工作。高校檔案管理部門也應主動地落實國家的相關政策要求，進一步提升高校檔案管理人員的能力和素質，加強高校檔案數字化信息服務能力，更好地滿足高校對綜合檔案數字化信息服務的多元化需求。

1 現實意義

在互聯網狀態下，高校檔案管理中，數據信息處理量逐漸加大，為有效擺脫傳統管理理念的限制，強化信息化建設，實現對管理模式的創新，提高數據處理質量，成為當前高校檔案管理人員急需解決的問題之一，一方面可以進一步提升檔案管理效率及質量，為高校檔案管理工作的高效及高質量完成提供保障，另一方面可以提高高校檔案管理服務質量具有重要應用價值，也可以為高校管理人員提供相應的決策依據。

2 當前現狀

當前，高校檔案信息化建設主要存在重視程度不足、信息化服務手段單一等問題，難以對高校檔案數據信息資源進行有效整合和開發，在一定程度上影響了高校檔案數字化信息服務能力。

1）服務內容。隨著高校檔案數字化建設的穩步推進，高校檔案管理部門需要對高校各個部門產生的有價值的各種載體信息進行收集和整理，這些檔案信息包含傳統的紙質檔案，也包含數字化背景下形成的數字音頻檔案、數字視頻檔案和其它數字信息檔案，這些檔案信息都屬高校檔案數字化管理過程中需收集的內容，也是高校檔案數字化信息服務主要內容。通過對這些檔案數據信息的收集和整理，會形成龐大的綜合檔案數據庫，如要想實現高校檔案數字化信息服務，需對這些數據資源進行分類整理、數據開發和利用，在這一過程中如采用的信息技術不夠先進、信息系統不夠完善，可能會影響數字化信息服務質量。加之當前高校在改革發展過程中對綜合檔案數字化信息服務的內容和標準也提出了更高要求，需高校檔案部門結合服務對象的具體需求對相應的檔案信息內容進行加工和創新，在這一過程中如沒有達到相應標準，所提供的信息服務內容可能會與檔案信息需求存在偏差。

2）服務模式。當前部分高校雖然非常重視高校檔案數字化建設，并明確數字化信息服務的具體要求，但在具體服務模式上由于投入力度不足和制度體系不完備，導致部分高校檔案管理部門在數字化信息服務上仍然沿用傳統模式，在信息服務過程中仍以紙質檔案服務為主，數字化信息服務為輔。加之，在服務過程中沒有對數字化檔案信息資源進行開發，所提供的檔案數據信息還存在不完整、不系統問題；同時，在檔案信息系統建設過程中沒有與其它兄弟院校進行信息互通，也存在信息孤島問題，影響高校檔案數字化信息服務的質量。因此有必要對高校檔案數字化信息服務模式進行創新，更好地契合高校發展和廣大師生的實際需要。

3）人才隊伍。要想提升高校檔案數字化信息服務質量就需要以專業的人才隊伍作為保障，但從目前看，部分高校檔案管理人員的能力和素質還難以勝任高校檔案數字化信息服務的具體要求。一方面，部分綜合檔案管理人員并非專業的檔案專業畢業，因此對綜合檔案數字化信息服務物理解得不深、不透，思想觀念還較為落后，認為檔案數字化信息服務應以紙質檔案作為基礎，沒有認識到數字化信息檔案對高校發展和科研創新所起到的支持作用；另一方面，很多綜合檔案管理人員年齡較大，在知識技能層面對紙質檔案管理工作尚能勝任，但對大數據、云計算了解得不多，難以駕馭現代化的信息設備和軟件系統，更無法勝任多媒體背景下的檔案信息資源的挖掘和大數據分析，這使高校檔案數字化信息服務大打折扣。

4）評價機制。在推進高校檔案數字化信息服務過程中有必要完善相應的評價機制，更好地督促高校重視綜合檔案數字化信息服務建設，對存在的問題提出具體可行的意見、建議。評價機制越完善、越科學，就越有利于高校檔案數字化信息服務質量的提升，充分發揮評價機制的導向、激勵和監督作用。但當前我國部分高校在綜合檔案數字化信息服務過程中對評價機制建設的重視程度不足，沒有形成一個相對科學、完整的數字化檔案信息服務評價體系。加之在執行過程中需多個部門的共同參與，因此高校檔案數字化信息服務評價機制執行力度不夠，在評價機制落實過程中更多是走形式，無法發揮出評價機制應有的功能和作用。

3 優化策略及可行性路徑

信息化時代背景下，要求高校必須重視綜合檔案數字化信息服務工作，并給予高校檔案數字化信息服務建設足夠的政策支持和資源支持。特別是當前高校在改革創新過程中無論是教學、科研，還是廣大師生都對檔案數字化信息服務提出了更高要求，未來高校檔案管理部門應主動地適應時代發展趨勢，將數字化信息服務作為重要突破口，轉變思想理念、創新信息服務模式、優化服務內容，進一步提升綜合檔案管理人員能力和素質，完善相應的評價機制，提升高校檔案數字化信息服務質量，更好地滿足廣大師生的多元化檔案信息服務需求。

1）優化綜合檔案數字化信息服務模式。一方面，高校要給予綜合檔案數字化信息服務工作足夠的支持，特別是高校主要領導應看到綜合檔案數字化信息服務質量的提升對高校發展和科研工作的價值和作用。要經常詢問高校檔案數字化信息服務建設過程中存在的問題，并提出具體可行的意見、建議，并協調相關部門給予足夠的技術支持、資金支持和人員支持，解決當前橫亙在高校檔案數字化信息服務建設面前的困難，優化和創新綜合檔案數字化信息服務模式，進一步提升綜合檔案數字化信息服務質量，充分發揮檔案數字化信息的價值和作用；同時要加大對綜合檔案數字化信息服務重要性的宣傳，要讓各個部門和全校廣大師生了解到綜合檔案數字化信息服務模式創新的重要性和必要性，并給予綜合檔案數字化信息服務各項工作開展得足夠的支持；另一方面，要主動地引入大數據、云計算等技術融入綜合檔案數字化信息服務模式創新中，通過大數據、云計算等技術對綜合檔案數字化信息資源進行有效整合和系統開發，并結合當前高校發展和教學、科研的具體需求，成立綜合檔案數字化信息服務課題，并有針對性地對檔案信息資源進行開發和提煉，更好地服務高校科研和教學工作。

2）推動高校檔案管理網絡共享化。只有實現共享檔案信息資源才能發揮出檔案信息資源的價值和作用，因此高校在推進綜合檔案數字化信息服務過程中應將高校檔案管理網絡共享化作為重要方面加以推進。一方面，隨著網絡信息技術不斷發展為高校檔案管理網絡化共享提供了可能，特別是國家加大對智慧校園的建設和支持力度，當前高校基本完成了網絡全覆蓋，這為綜合檔案管理網絡化共享提供了先決條件；另一方面，高校為更好地推進綜合檔案數字化信息服務工作，還建立檔案信息化管理系統，通過管理系統實現對高校數字檔案信息的廣泛收集，并能為檔案需求者提供查詢、下載、互動、咨詢等多個服務功能，有效地解決高校檔案數字化信息服務分散性的問題；此外，還加強與兄弟院校的聯系，不僅實現檔案信息資源與校內廣大師生的共享，同時還實現橫向的高校檔案信息資源的共享，通過建立區域性的高校檔案信息數據庫，能提煉出高校在發展過程中存在的共性問題；同時也能更廣泛地為區域性經濟社會發展提供檔案數據支撐，充分發揮綜合檔案數據信息的價值和作用。

3）提升高校檔案人員服務能力。一方面，要結合高校檔案數字化信息服務的具體需求，針對綜合檔案管理人員開展有針對性的信息教育和培訓，更新高校檔案管理人員的知識結構，進一步提升高校檔案管理人員的數字化技術應用能力，更好地適應當前高校檔案數字化信息服務的需求；同時，要引導高校檔案管理人員樹立主動服務意識，主動地與高校科研部門、教學部門和學生管理部門溝通、互動，了解當前各個部門對高校檔案數字化信息服務的具體需求，進而為其提供有針對性的檔案信息服務；同時還要加強對高校檔案管理人員的安全教育，進一步提升高校檔案管理人員的安全意識，確保高校檔案信息的安全；另一方面，加大人才引進力度，面向社會聘用一些既精通檔案管理又具備數字化信息技術的復合型人才，充實到高校檔案管理隊伍中，進一步提升高校檔案信息服務能力和服務質量；此外，要結合當前高校檔案信息化服務轉型升級的具體要求，對評價內容進行優化和創新，充分認識到評價體系的重要意義，對服務指標、服務有效性、服務制度保障、服務方式、服務流程、服務滿意度等各個方面進行系統評價，對存在的問題加以有效解決，同時要對評價結果加以有效落實，為高校檔案數字化信息服務轉型升級提供評價保障。

4）強化檔案管理工作配套保障。在高校檔案管理工作中，配備完善的硬件設備至關重要。在大數據環境下，數字化網站運維工作必須具備相應的硬件條件，例如在數據存儲中，必須具備不同類型的存儲硬盤以及功能強大的運維服務器，以提高數據存儲安全性。在實際操作過程中，針對高校檔案管理信息資源的應用，也需建立科學合理的規章制度。在系統管理過程中，通過多級存儲技術的應用，可以提升信息安全性，以免出現信息泄露，為數據讀取性能穩定提供保障。檔案信息數字化是檔案管理信息化的明顯特點，在此基礎上要注重實現信息共享。高校在檔案管理過程中，需結合本校的實際情況，積極開發可以滿足設計需求的檔案處理網站，以有效實現和全國性數據庫的連接，促進高校間檔案信息的共享以及交流。另外，為顯著提升檔案管理水平，也需進一步提升管理工作程序規范化和標準化水平，在檔案收集和整理過程中，要最大化確保檔案資料的完整性，以提升檔案信息的真實性和準確性，實現科學分類和管理。

4 結語

總之，新形勢下，隨著網絡信息技術不斷發展，要求高校檔案管理部門要主動地適應時代發展趨勢，轉變傳統單一的服務方式，推進高校檔案數字化信息服務建設。要結合當前高校檔案數字化信息服務過程中出現的問題，從制度機制、思想觀念、保障措施、人才隊伍建設等多個方面入手，提升高校檔案數字化信息服務能力和水平，更好地推進高校檔案數字化信息服務的發展。