高校檔案信息化建設(shè)策略探析

李文瓊

（福建省泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 泉州 362000）

當(dāng)前先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)正深刻地改變著高校檔案管理實踐，從高校檔案來源形式到高校檔案的服務(wù)模式正發(fā)生著深刻變化，2020年6月，國家正式出臺了《中華人民共和國檔案法》，其中明確要求，各單位要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，同時對檔案信息化建設(shè)的具體流程和規(guī)范進(jìn)行了明確，指出未來檔案信息化建設(shè)應(yīng)成為檔案管理部門的重要工作。高校檔案管理部門也應(yīng)主動地落實國家的相關(guān)政策要求，進(jìn)一步提升高校檔案管理人員的能力和素質(zhì)，加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)能力，更好地滿足高校對綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)的多元化需求。

1 現(xiàn)實意義

在互聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下，高校檔案管理中，數(shù)據(jù)信息處理量逐漸加大，為有效擺脫傳統(tǒng)管理理念的限制，強(qiáng)化信息化建設(shè)，實現(xiàn)對管理模式的創(chuàng)新，提高數(shù)據(jù)處理質(zhì)量，成為當(dāng)前高校檔案管理人員急需解決的問題之一，一方面可以進(jìn)一步提升檔案管理效率及質(zhì)量，為高校檔案管理工作的高效及高質(zhì)量完成提供保障，另一方面可以提高高校檔案管理服務(wù)質(zhì)量具有重要應(yīng)用價值，也可以為高校管理人員提供相應(yīng)的決策依據(jù)。

2 當(dāng)前現(xiàn)狀

當(dāng)前，高校檔案信息化建設(shè)主要存在重視程度不足、信息化服務(wù)手段單一等問題，難以對高校檔案數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行有效整合和開發(fā)，在一定程度上影響了高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)能力。

1）服務(wù)內(nèi)容。隨著高校檔案數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)，高校檔案管理部門需要對高校各個部門產(chǎn)生的有價值的各種載體信息進(jìn)行收集和整理，這些檔案信息包含傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也包含數(shù)字化背景下形成的數(shù)字音頻檔案、數(shù)字視頻檔案和其它數(shù)字信息檔案，這些檔案信息都屬高校檔案數(shù)字化管理過程中需收集的內(nèi)容，也是高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)主要內(nèi)容。通過對這些檔案數(shù)據(jù)信息的收集和整理，會形成龐大的綜合檔案數(shù)據(jù)庫，如要想實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)，需對這些數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分類整理、數(shù)據(jù)開發(fā)和利用，在這一過程中如采用的信息技術(shù)不夠先進(jìn)、信息系統(tǒng)不夠完善，可能會影響數(shù)字化信息服務(wù)質(zhì)量。加之當(dāng)前高校在改革發(fā)展過程中對綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)也提出了更高要求，需高校檔案部門結(jié)合服務(wù)對象的具體需求對相應(yīng)的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行加工和創(chuàng)新，在這一過程中如沒有達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，所提供的信息服務(wù)內(nèi)容可能會與檔案信息需求存在偏差。

2）服務(wù)模式。當(dāng)前部分高校雖然非常重視高校檔案數(shù)字化建設(shè)，并明確數(shù)字化信息服務(wù)的具體要求，但在具體服務(wù)模式上由于投入力度不足和制度體系不完備，導(dǎo)致部分高校檔案管理部門在數(shù)字化信息服務(wù)上仍然沿用傳統(tǒng)模式，在信息服務(wù)過程中仍以紙質(zhì)檔案服務(wù)為主，數(shù)字化信息服務(wù)為輔。加之，在服務(wù)過程中沒有對數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，所提供的檔案數(shù)據(jù)信息還存在不完整、不系統(tǒng)問題；同時，在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過程中沒有與其它兄弟院校進(jìn)行信息互通，也存在信息孤島問題，影響高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)的質(zhì)量。因此有必要對高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，更好地契合高校發(fā)展和廣大師生的實際需要。

3）人才隊伍。要想提升高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)質(zhì)量就需要以專業(yè)的人才隊伍作為保障，但從目前看，部分高校檔案管理人員的能力和素質(zhì)還難以勝任高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)的具體要求。一方面，部分綜合檔案管理人員并非專業(yè)的檔案專業(yè)畢業(yè)，因此對綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)物理解得不深、不透，思想觀念還較為落后，認(rèn)為檔案數(shù)字化信息服務(wù)應(yīng)以紙質(zhì)檔案作為基礎(chǔ)，沒有認(rèn)識到數(shù)字化信息檔案對高校發(fā)展和科研創(chuàng)新所起到的支持作用；另一方面，很多綜合檔案管理人員年齡較大，在知識技能層面對紙質(zhì)檔案管理工作尚能勝任，但對大數(shù)據(jù)、云計算了解得不多，難以駕馭現(xiàn)代化的信息設(shè)備和軟件系統(tǒng)，更無法勝任多媒體背景下的檔案信息資源的挖掘和大數(shù)據(jù)分析，這使高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)大打折扣。

4）評價機(jī)制。在推進(jìn)高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)過程中有必要完善相應(yīng)的評價機(jī)制，更好地督促高校重視綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)建設(shè)，對存在的問題提出具體可行的意見、建議。評價機(jī)制越完善、越科學(xué)，就越有利于高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)質(zhì)量的提升，充分發(fā)揮評價機(jī)制的導(dǎo)向、激勵和監(jiān)督作用。但當(dāng)前我國部分高校在綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)過程中對評價機(jī)制建設(shè)的重視程度不足，沒有形成一個相對科學(xué)、完整的數(shù)字化檔案信息服務(wù)評價體系。加之在執(zhí)行過程中需多個部門的共同參與，因此高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)評價機(jī)制執(zhí)行力度不夠，在評價機(jī)制落實過程中更多是走形式，無法發(fā)揮出評價機(jī)制應(yīng)有的功能和作用。

3 優(yōu)化策略及可行性路徑

信息化時代背景下，要求高校必須重視綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)工作，并給予高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)建設(shè)足夠的政策支持和資源支持。特別是當(dāng)前高校在改革創(chuàng)新過程中無論是教學(xué)、科研，還是廣大師生都對檔案數(shù)字化信息服務(wù)提出了更高要求，未來高校檔案管理部門應(yīng)主動地適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，將數(shù)字化信息服務(wù)作為重要突破口，轉(zhuǎn)變思想理念、創(chuàng)新信息服務(wù)模式、優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容，進(jìn)一步提升綜合檔案管理人員能力和素質(zhì)，完善相應(yīng)的評價機(jī)制，提升高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)質(zhì)量，更好地滿足廣大師生的多元化檔案信息服務(wù)需求。

1）優(yōu)化綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)模式。一方面，高校要給予綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)工作足夠的支持，特別是高校主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)看到綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)質(zhì)量的提升對高校發(fā)展和科研工作的價值和作用。要經(jīng)常詢問高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)建設(shè)過程中存在的問題，并提出具體可行的意見、建議，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門給予足夠的技術(shù)支持、資金支持和人員支持，解決當(dāng)前橫亙在高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)建設(shè)面前的困難，優(yōu)化和創(chuàng)新綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)模式，進(jìn)一步提升綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化信息的價值和作用；同時要加大對綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)重要性的宣傳，要讓各個部門和全校廣大師生了解到綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)模式創(chuàng)新的重要性和必要性，并給予綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)各項工作開展得足夠的支持；另一方面，要主動地引入大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)融入綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)模式創(chuàng)新中，通過大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)對綜合檔案數(shù)字化信息資源進(jìn)行有效整合和系統(tǒng)開發(fā)，并結(jié)合當(dāng)前高校發(fā)展和教學(xué)、科研的具體需求，成立綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)課題，并有針對性地對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和提煉，更好地服務(wù)高校科研和教學(xué)工作。

2）推動高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)共享化。只有實現(xiàn)共享檔案信息資源才能發(fā)揮出檔案信息資源的價值和作用，因此高校在推進(jìn)綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)過程中應(yīng)將高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)共享化作為重要方面加以推進(jìn)。一方面，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展為高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化共享提供了可能，特別是國家加大對智慧校園的建設(shè)和支持力度，當(dāng)前高校基本完成了網(wǎng)絡(luò)全覆蓋，這為綜合檔案管理網(wǎng)絡(luò)化共享提供了先決條件；另一方面，高校為更好地推進(jìn)綜合檔案數(shù)字化信息服務(wù)工作，還建立檔案信息化管理系統(tǒng)，通過管理系統(tǒng)實現(xiàn)對高校數(shù)字檔案信息的廣泛收集，并能為檔案需求者提供查詢、下載、互動、咨詢等多個服務(wù)功能，有效地解決高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)分散性的問題；此外，還加強(qiáng)與兄弟院校的聯(lián)系，不僅實現(xiàn)檔案信息資源與校內(nèi)廣大師生的共享，同時還實現(xiàn)橫向的高校檔案信息資源的共享，通過建立區(qū)域性的高校檔案信息數(shù)據(jù)庫，能提煉出高校在發(fā)展過程中存在的共性問題；同時也能更廣泛地為區(qū)域性經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供檔案數(shù)據(jù)支撐，充分發(fā)揮綜合檔案數(shù)據(jù)信息的價值和作用。

3）提升高校檔案人員服務(wù)能力。一方面，要結(jié)合高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)的具體需求，針對綜合檔案管理人員開展有針對性的信息教育和培訓(xùn)，更新高校檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步提升高校檔案管理人員的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能力，更好地適應(yīng)當(dāng)前高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)的需求；同時，要引導(dǎo)高校檔案管理人員樹立主動服務(wù)意識，主動地與高校科研部門、教學(xué)部門和學(xué)生管理部門溝通、互動，了解當(dāng)前各個部門對高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)的具體需求，進(jìn)而為其提供有針對性的檔案信息服務(wù)；同時還要加強(qiáng)對高校檔案管理人員的安全教育，進(jìn)一步提升高校檔案管理人員的安全意識，確保高校檔案信息的安全；另一方面，加大人才引進(jìn)力度，面向社會聘用一些既精通檔案管理又具備數(shù)字化信息技術(shù)的復(fù)合型人才，充實到高校檔案管理隊伍中，進(jìn)一步提升高校檔案信息服務(wù)能力和服務(wù)質(zhì)量；此外，要結(jié)合當(dāng)前高校檔案信息化服務(wù)轉(zhuǎn)型升級的具體要求，對評價內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，充分認(rèn)識到評價體系的重要意義，對服務(wù)指標(biāo)、服務(wù)有效性、服務(wù)制度保障、服務(wù)方式、服務(wù)流程、服務(wù)滿意度等各個方面進(jìn)行系統(tǒng)評價，對存在的問題加以有效解決，同時要對評價結(jié)果加以有效落實，為高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)轉(zhuǎn)型升級提供評價保障。

4）強(qiáng)化檔案管理工作配套保障。在高校檔案管理工作中，配備完善的硬件設(shè)備至關(guān)重要。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)字化網(wǎng)站運維工作必須具備相應(yīng)的硬件條件，例如在數(shù)據(jù)存儲中，必須具備不同類型的存儲硬盤以及功能強(qiáng)大的運維服務(wù)器，以提高數(shù)據(jù)存儲安全性。在實際操作過程中，針對高校檔案管理信息資源的應(yīng)用，也需建立科學(xué)合理的規(guī)章制度。在系統(tǒng)管理過程中，通過多級存儲技術(shù)的應(yīng)用，可以提升信息安全性，以免出現(xiàn)信息泄露，為數(shù)據(jù)讀取性能穩(wěn)定提供保障。檔案信息數(shù)字化是檔案管理信息化的明顯特點，在此基礎(chǔ)上要注重實現(xiàn)信息共享。高校在檔案管理過程中，需結(jié)合本校的實際情況，積極開發(fā)可以滿足設(shè)計需求的檔案處理網(wǎng)站，以有效實現(xiàn)和全國性數(shù)據(jù)庫的連接，促進(jìn)高校間檔案信息的共享以及交流。另外，為顯著提升檔案管理水平，也需進(jìn)一步提升管理工作程序規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，在檔案收集和整理過程中，要最大化確保檔案資料的完整性，以提升檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性，實現(xiàn)科學(xué)分類和管理。

4 結(jié)語

總之，新形勢下，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，要求高校檔案管理部門要主動地適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一的服務(wù)方式，推進(jìn)高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)建設(shè)。要結(jié)合當(dāng)前高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題，從制度機(jī)制、思想觀念、保障措施、人才隊伍建設(shè)等多個方面入手，提升高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)能力和水平，更好地推進(jìn)高校檔案數(shù)字化信息服務(wù)的發(fā)展。