探討電子檔案管理在退役軍人檔案管理中的有效運用

范時雨

（隆德縣退役軍人事務局，寧夏 固原 756300）

隨著社會的逐漸發展，國家對退役軍人管理工作給予了更高的重視和關注。檔案管理工作的優化，對于提升退役軍人的服務質量，保障退役軍人的妥善安置具有重要的實際意義。信息時代，要實現檔案管理工作與現代化信息技術的有效結合，實現退役軍人檔案管理工作的信息化，創新檔案管理方式，提升細節化管理，強化管理服務效果，以便為退役軍人提供更加針對性和個性化的服務。

1 退伍軍人電子檔案管理的重要意義

1.1 強化檔案管理安全性

在以往的檔案管理模式中，容易出現退役軍人檔案信息斷層、遺失、泄露等問題，而且由于檔案管理制度不完善、人員專業素養不足等因素影響，導致檔案管理以及交接過程中，容易出現很多問題，嚴重影響檔案信息的安全性[1]。采取電子檔案管理方式，可以有效改善退役軍人檔案管理現狀，對退役軍人工作單位的變更信息進行及時更新，保障檔案數據的完整性、時效性、保密性，為退役軍人的正常生活生產活動的開展提供保障。電子檔案可以進行備份和修復，并對檔案訪問權限進行精密設置，強化檔案信息保密效果，加強檔案信息安全化和可靠性，有效控制檔案管理泄露、遺失風險。

1.2 優化檔案服務水平

電子檔案的有效應用，全面提升了退役軍人檔案管理服務的水平。電子檔案管理可以對退役軍人檔案管理部門進行統一，并構建網絡檔案管理信息系統，設置訪問權限，相關部門可以憑借身份驗證對檔案信息進行訪問和查詢和提取，提升檔案數據應用效率，為退役軍人提供更加高質量的社會服務功能。例如，可以利用大數據技術對電子檔案信息進行分析、挖掘、篩選，為退役軍人提供更加合適的崗位工作，確保每一位退役軍人都能夠得到妥善安置[2]。電子檔案管理模式的發展應用，可以實現檔案異地傳輸，強化檔案服務水平。

1.3 提升檔案管理效率

電子檔案的應用，有效提升了退役軍人檔案管理工作的效率，減少工作量，提升檔案管理工作人員的積極性與主動性[3]。此外，電子檔案系統可以利用其智能化、自動化分析功能，對電子檔案信息進行分析、整理，及時發現問題，并對其進行有效補充和更新，提升整體工作效，保障工作質量，促進業務能力的全面提升。

2 退伍軍人檔案管理現狀

2.1 管理人員素質不足

檔案管理人員的綜合素養直接關系到退役軍人檔案管理效果和質量。但是在實際工作中，很多檔案管理人員專業知識水平不足，業務能力不達標，而且對退役軍人檔案管理工作不重視，缺乏工作責任意識，對檔案管理規范、流程等不了解等，導致退役軍人檔案管理質量較低，甚至出現檔案轉接不及時、檔案遺失等問題，嚴重影響退役軍人的安置工作，降低檔案服務水平[4]。

2.2 檔案管理不到位

退役軍人的檔案管理主體較為混亂，往往多個部門都可以接收檔案信息，導致退役軍人需要跑還幾個部門才能找到自己的檔案，嚴重降低了檔案服務效率和質量，也容易引起檔案信息的遺失、信息更新不及時、檔案交接不仔細，檔案損壞等問題。

2.3 檔案管理設施不完善

缺乏完善的檔案管理設備和設施，是影響退役軍人檔案管理信息化水平的重要因素。雖然隨著網絡信息技術的發展，很多單位實現了檔案信息化管理，但是由于設備落后，技術水平不足，管理系統功能不足，管理軟件難以升級等問題，對電子檔案管理工作的開展造成嚴重困擾，也不利于檔案信息的安全性。

3 退伍軍人電子檔案管理有效策略

3.1 提升檔案管理人員的綜合素養

檔案管理人員的綜合素養對退役軍人檔案管理質量具有直接的影響。因此，要結合實際工作需求，制定科學合理的人員培訓機制，提升檔案管理人員的專業水平，強化職業素養，保障退役軍人電子檔案管理工作的有序開展。1）提升檔案管理人員的法律意識，熟悉相關法律法規的規定要求，保障檔案管理工作的合法化和合規化，促進檔案管理的信息化、現代化發展。2）要注重提升檔案管理人員的信息素養，能夠對計算機設備熟練操作應用，并熟悉相關管理軟件、系統的操作流程和技能，能夠使用現代化信息技術對檔案進行科學分類、存儲和管理，并且能夠利用大數據技術、人工智能技術等對檔案數據信息進行分析、整理，并將其全面、準確錄入到管理系統中。在具體的人員培訓工作中，要注重鍛煉管理人員的實踐技能，強化其業務能力的全面提升。在檔案管理工作開展過程中，要對管理人員的業務技能進行不定期抽檢，如果發現技能水平不能滿足工作需求，就要對其進行針對性專業培訓，為檔案管理工作的有效開展提供保障。3）提升工作人員的規范化管理能力，保障檔案管理的安全性和可靠性。優化檔案管理形式，綜合利用現代化信息技術、大數據技術等，對軍人服役期間的保險事宜、技術能力、身體狀況等數據開展科學的統計分析，并利用相關的應用程序，升級檔案管理模式，強化對檔案信息的優化管理[5]。4）積極組織內部人員的溝通交流，對優秀的管理工作經驗和技術進行分享，并提出工作中遇到的問題，共同探討解決方法，促進管理人員檔案管理業務能力的全面提升。強化管理人員的自我學習意識，強化工作人員的責任意識，為檔案管理信息化水平的提升奠定基礎。

3.2 完善檔案信息化管理基礎設施

完善的基礎設施建設，是提升檔案管理信息化水平的物質保障和基礎。所以要注重保障檔案管理設備的完善性和充足性，并對檔案管理技術進行定期升級，確保退役軍人信息化管理工作的有序開展，滿足越來越多的退役軍人檔案管理服務要求。1）要注重硬件設施開展定期維修，制定嚴格的維修管理制度，安排專業人員進行檢修，保障基礎硬件設施的穩定性運行；2）加強對軟件設施的維護管理，對管理系統進行定期更新升級，強化其功能作用，實現對檔案調用功能、存儲功能、接收功能的精細化管理，此外要做好系統軟件殺毒工作，及時查找系統漏洞，避免受到病毒侵害，影響系統正常運行，保障檔案信息安全性[6]。3）加強對機房管理的重視，強化安全性，如采取智能化手段對機房內的溫度、濕度等要素進行合理控制，綜合利用人工智能、網絡信息技術等，強化門禁系統的有效應用，之后通過身份驗證的人員才能準許進入，還要加強對機房環境的智能化監測。4）加大投入。為了保障退役軍人電子檔案管理基礎設施的完善性，要注重結合實際需求，加大資金投入，強化技術支持，對檔案管理設施、技術等進行全面升級，為電子檔案管理質量的提升提供堅強后盾；構建完善的數字化檔案數據庫，實現對退役軍人檔案的統一化管理，并利用大數據技術對其進行有效篩查、分析與整理。完善檔案管理溝通機制，完善檔案管理章程，確保檔案接收、查閱、傳遞等工作的規范性；實行責任制，對具體的管理責任進行明確劃分，一旦出現工作疏漏，對相關責任人進行追究，提升管理人員的責任意識，強化檔案管理可靠性。

3.3 搭建退役軍人數字檔案資源庫

為了滿足電子檔案管理的信息化要求，要對檔案管理形式進行優化升級，構建系統性的退役軍人數字資源庫。對數字資源庫的建設內容進行規范，明確管理流程，對檔案信息的動態變化情況進行實時跟蹤管理，及時更新檔案信息，避免出現斷檔問題，并對檔案信息進行嚴格挖掘、篩查，做好檔案管理細節化處理，對退役軍人的軍種、職級、求職意向等進行多維度管理，做好關鍵詞檢索功能的設置，強化檔案查詢應用便利化和規范化[7]。實現對電子檔案的精細化管理，可以進一步提升檔案信息使用率，為退役軍人的妥善安置，提升社會服務功能具有重要的實際意義。通過數字檔案資源庫的建設，可以明確檔案管理主體，提升檔案管理服務質量，促進檔案管理工作的規范性和安全性，通過對檔案信息的篩查，可以對保障退役軍人服務信息的針對性發布，優化退役軍人服務效果。

3.4 完善數字化檔案管理制度建設

完善的檔案管理制度是提升退役軍人檔案管理效率的重要保障。實現對退役軍人檔案的分類保存和統一管理，可以進一步優化電子檔案管理效果，提升工作價值，保障檔案接收、管理的規范性和合理性。如果在檔案管理中發生資料信息不全面的現象，需要對相關單位進行溝通，及時補齊相關資料，強化檔案管理工作的科學性和有效性。強化對退役軍人檔案的分類管理，可以特殊檔案信息進行針對性管理，如傷殘資料等[8]。統一分類管理制度的有效實施和推動，進一步提升了檔案管理人員的工作組織能力和管理業務能力，提升整體工作高效性，確保退役軍人檔案管理工作與時代發展趨勢的統一性。在具體的工作中，可以按照時間、類別指標實施分類。并結合檔案管理規范要求，對檔案目標實集中編號、封面。對檔案管理方案進行嚴格審查，及時發覺不足之處，并進行有效整改，保障后期檔案管理工作的有效開展。明確檔案管理流程規范，創新管理技術和理念，對管理人員開展定期考評，完善檔案管理制度體系建設，強化退役軍人檔案管理質量的全面提升。此外，要強化對檔案管理工作的宣傳與教育力度，使退役軍人、檔案管理人員充分意識到退役軍人檔案管理工作的重要性，明確檔案接收、傳遞、管理流程和規范，按時到相關部門辦理交接手續。相關部門可以構建統一的服務平臺，作為宣傳陣地，對國家的安置、扶持政策進行普及，優化退役軍人檔案服務質量。

4 結語

綜上所述，隨著我國經濟水平的逐漸提升，現代化科學技術在各個領域得到了廣泛應用和推廣，促進了社會生產力的全面提升。退役軍人電子檔案管理是時代發展的必要要求和重要趨勢，對于提升退役軍人檔案管理效率，保障檔案信息安全性，為退役軍人的就業安置提供依據，促進退役軍人檔案管理模式的創新與優化。因此，要采取有效措施，加強管理人員培訓力度，完善基礎設施建設，構建現代化的數字檔案資源庫，健全統一分類管理制度等，為提升退役軍人檔案管理信息化水平提供保障。