試析事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策

周洪蔚

（山東省榮成市檔案館，山東 榮成 264300）

事業單位是我國公共社會組織中的重要組成部分，扮演著公益事業職能履行的關鍵角色。作為履行政府行政職能的補充機構，事業單位在檔案管理工作方面十分重視，也注重加強推進檔案管理工作的改革優化和創新。特別是信息化時代的到來，為傳統的檔案管理開創了新局面。大量數字化技術與檔案資料的收集、分類、規整、存儲、利用、保密等傳統工作深度結合，在提升效率、精準度和便捷性上發揮了重要作用，也推進了檔案管理模式的改革，不過在轉型之中也面臨不少困難挑戰，需要在今后的工作實踐當中加以持續的改進和優化，促進其協同發展。

1 實施事業單位檔案管理的數字化轉型的必要性

1.1 是提升檔案管理效能的必然選擇

事業單位因為要按照黨政機關的工作標準流程去開展各項事務性工作，因此在日常工作中會形成大量的各類文件、公函、會議紀要、發言材料、工作匯報、計劃、總結等文字性材料，還有具體承接工作時的工程、項目資料，他們很多也是以圖表、視頻、音頻等多媒體形式儲存的，在年復一年的往復循環中，各類資料就會不斷地積累增多，而檔案管理程序的嚴格性和多環節特性，會導致工作內容的復雜度和工作量的陡然增加，為相關工作人員帶來了巨大工作壓力。這就容易導致管理效率低下、工作質量降低等現實問題，其主要的痛點在于大量的數據無法通過電子系統進行處理和交換，如果僅靠人工的轉換和傳輸，勢必是難以持續的。而數字化的檔案管理模式，就是針對這一問題而生的，它依托互聯網架構，使得各類檔案信息可以通過局域網和廣域網在指定范圍內高速傳遞。管理人員可以通過數據庫技術，將各類檔案資料信息進行智能科學的歸類，實現信息的高效整合，分門別類的處理檔案信息，并且借助于計算機技術，對于資料本身的關鍵要素、采集、存儲、使用等各環節的數據，都能快速、精準和全面的記錄，及提升了管理工作效率，又確保了數據質量的準確和可靠性，顯示出了數字化檔案管理的必要性和價值優勢。

1.2 推動事業單位管理轉型的必然要求

檔案管理是事業單位管理體系的一部分，承擔了較多的關鍵職能，在傳統的管理模式下，事業單位需要調配專門的人員、設置專門的機構去落實相關的檔案管理制度和要求，而且在資料內容增多、管理半徑增大的情況下，部門人員也會相應的增加，無異于增加了單位的管理負擔，而因為單位人員編制是極為有限的，所以人員不能一味地增加，那么就會產生人員單位的工作量增加，臨聘人員增多的情況，這不利于當前事業單位改革的總體要求，也會拉低事業單位的管理效率，那么在這種情況下，引入了數字化管理技術后，讓檔案管理從原有的人工資源支持變為了信息網絡資源的技術支撐，大大提升了管理效能和速率，把更多的管理人員解放出來，人與信息技術和檔案管理的關系也在發生著深刻變化，管理工作人員把更多的精力放到了如何做好檔案管理的制度框架的頂層設計，開展優化創新工作，從而能夠把檔案管理工作打造成為事業單位管理轉型的標桿。

2 當下事業單位數字化檔案管理的總體情況

2.1 數字化管理配套軟硬件設施有所欠缺

數字化關里面模式要依托先進的數字化技術，目前大多數的事業單位都實現了檔案管理的紙質畫畫額電子化的雙線管理模式，不過在電子化升級中，數字化的技術應用層次和硬件設備的投入引進還有一定的差距。一些事業單位的電子管理系統很久未升級更新，處理效率和質量和當前的互聯網時代的信息傳輸能力嚴重不符。究其原因主要是很多事業單位在面對數字化管理系統的巨額前期投入上，有限的財力狀況顯得捉襟見肘，導致了很多單位在信息化管理的保障力度上顯得不足，比如當前的5g通信，人工智能，大數據分析等先進技術，也很少在事業單位檔案管理系統中得以嘗試和應用。

2.2 檔案檢索調用方式有待創新優化

就當前的事業單位的檔案資料檢索和使用的方式看，有很多還是沿用傳統人為方式，盡管較為可靠，能夠靈活應對一些復雜多樣的問題，但是整體效率遠遠低于計算機技術，同時如果數據量一旦增大，人工處理也容易出現人為失誤，造成檔案數據質量不高。其次，人為處理檔案資料容易造成各部門和行業之間短板標準不統一，例如一些重要的會議資料檔案，有的單位是按照會議日期和會議規格進行分類，而有的單位則是以會議主題為標準分類，不同單位之間在信息交流時就會產生一定的不便。

2.3 數字化管理制度體系有待優化

在信息化檔案管理工作中，需要全面系統科學的標準體系進行約束和指導，不過事業單位對于數字化條件下的檔案資料管理的認知相對有限，在一些流程，操作要點，保密原則等內容上，缺少系統的設計謀劃，沒有實現數字化技術和檔案管理的有機結合。尤其是在一些責任落實和工作細則上，還有很多工作要做。管理人員在具體的執行過程中，還存在很多迷茫和疑惑之處，造成了很多檔案信息資源在效率性和質量性上都存在較大的風險，因此在日后的改進提升道路上，要把管理規范標準和制度體系建設放到更重要的位置上。

3 提升事業單位數字化檔案管理水平的主要對策

3.1 加強組織領導，充實保障力量

事業單位的主管部門要把檔案管理的數字化建設放到重要議事日程上。指導事業單位成立專項領導組織機構，統籌系統內或者行業內的檔案管理信息化工作。加大各項資源的投入力度，設立專項的資金和人才隊伍，保障轉型當中的各項需求，同時做好資金用途的監控和建設項目的績效評價，確保資金用到實處，發揮作用。領導組織機構應當對事業單位的檔案管理現狀進行深入調研，掌握當前在轉型當中存在的困難和問題，并做好針對性的問題解決方案設計。要重點圍繞數字化軟硬件設施和系統的更新升級，籌集和申請項目資金，必要時邀請專業的數字化管理團隊，就信息系統的版本、功能、操作形式和管理架構的時效性和便捷性做全面評估，對硬件設施的信息處理和傳輸能力進行甄別，做好設備的保養和維護工作，軟件系統的升級和更新，確保設施和系統在數字化管理上發揮關鍵作用。

3.2 不斷健全數字化的管理體制

要統籌紙質檔案和電子化檔案資源管理，做好二者之間的管理制度相銜接和配合。數字化管理制度體系的設計也要遵循紙質檔案資料管理中形成的制度原則，包括了質量原則、時效原則、保密原則、分級管理原則等，這些都應當成為數字化管理制度中的底線性要求，同時也要充分融合數字化技術的優勢和特點，特別是在效率性、便捷性、智能性的體現上，應當著重在制度中加以體現。制度體系設計要堅持分類指導、分門別類，結合檔案本身性質的差異性，設定合理的制度要求，確保制度具有可操作性和嚴謹性。

3.3 著力做好內部檔案體系和外部數字化服務架構的融合

事業單位需要立足檔案管理的總體服務需求，有選擇性地與外部專業的數字化服務平臺進行全面的對接，管理方案上要對資料的檢索功能進行不斷的優化，以此為前提來開展之后的檔案資源的銜接工作。在管理系統的網絡架構設置時，要結合差異化的服務對象，以當前的網絡類型為基礎，著力打造各類服務平臺，以此來做好數字檔案信息數據的分層交互和共享。數字化的檔案中心要綜合檔案資料的服務半徑來構建適應的服務平臺架構，通常情況下有三種類型，一類是在單位內部局域網的節點下搭建服務于個部門檔案使用人員和檔案室管理人員的基礎服務平臺，一類是與地方的政府服務網絡信息庫相對接，服務于黨政機關、企事業單位，用于各類文件資料的存儲、歸類、傳遞和共享，提升黨政機關的檔案信息資源共享水平，檔案室可以依據其本身的實力水平，打造適度規模的信息化檔案服務中心，集成區塊鏈、云計算和大數據分析的先進數字化技術，服務更多的需求單位，并且也能有效的有力地推動電子政務信息公開等工作的順利進行。最后一類是服務于普通公眾的公共類檔案信息交流的服務平臺。它是以公眾媒體網絡為依托，把主動對外公開和已發申請對外公開的檔案資料內容，歸置在服務平臺上，為公眾設置可以查詢、調閱的服務模塊和窗口，實現了現公眾檔案信息資源價值的最大化。

3.4 做好檔案資源的精細化管理

在推進檔案數字化管理的制度體系建設的同時，也要重視檔案資料的精準管理，做好重要數據和資源的整合與管理，在科學的管理體系的指導下，針對文檔的歸檔、一體化、數字檔案資料的鑒定和資料信息保密等具體的制度要求，設定操作和執行細則，特別是在網絡安全方面，要加強信息系統的防火墻構建，定期對系統做好計算機病毒的查殺，防止一些涉密信息泄露、篡改和丟失。另一方面，要做好檔案資源的精準分級管控，按照國家關于檔案管理和密級管理的法律法規要求，嚴格執行資料信息的保密要求，分級分類開展資料管理。最后要做好信息載體質量的提升，在電子類信息的運行持續時間上要適當增加，發揮數字化傳輸的更大優勢。除了對硬件設備的基本保護比如做好中央處理器的防潮、防火、降溫之外，還應當不斷強化軟件系統的密碼管理和權限管理的手段技術，實行崗位不相容原則，切實切斷數據被人為破壞修改的路徑，以此來提升數字檔案資料的安全性，發揮其應有價值。

4 結束語

檔案管理在事業單位的日常運行中起到了重要作用，有利于事業單位更有效的開展資料利用和歷史信息的檢索和查閱，而在數字化技術的不斷推行下，推動檔案管理的數字化勢在必行，有關單位應采取有效措施，有效增強檔案管理的信心化水平，引領檔案事業的高質量發展。