簡述數字媒體技術在檔案信息化建設中的作用

邱東蓮

（清流縣融媒體中心，福建 三明 365300）

隨著我國計算機技術與互聯網技術水平的不斷提升，信息技術在人們日常生活與工作中實現了非常廣泛的應用，這就使得檔案管理工作開始面向多元化以及信息化的方向不斷發展。將數字媒體技術應用于檔案信息化建設過程中，可以實現對文字、圖形以及聲像的有效處理，同時還有利于建設信息交互的計算機系統，這對于提升檔案信息化建設質量與水平有著非常重要的作用。

1 數字媒體技術的概念分析

對于數字媒體技術而言，主要是對于數字媒體技術相關的渠道、平臺以及媒介等進行充分研究，在內容上涉及了信息資源的獲取、輸入、處理以及儲存等。信息經濟面對不斷變化與發展的環境，在經濟發展中，起到了非常重要的推動作用。在信息資源產物中，檔案屬于其中非常重要的組成部分，如今正面臨著多媒體網絡技術發展的影響。在開展相應的檔案管理工作時，實現對數字多媒體技術的充分利用，促進檔案信息化在未來實現更加快速的發展，成為檔案管理部門需要重點關注的問題。對于數字化檔案管理工作來說，主要就是實現檔案管理與內容的數字化，也就是通過采取掃描、壓縮以及轉化等方式，來轉變傳統紙質版的檔案管理模式，然后通過對儲存技術的合理應用，將檔案資料儲存到信息系統中，這樣工作人員通過網絡平臺就能實現對所需要資料的有效檢索，并且還能實現對檔案信息資源的有效共享，從而促進數字化檔案管理目標的實現。

2 數字媒體技術在檔案信息化建設中應用的重要性

2.1 有利于促進檔案數字化建設進程

如今，基于我國多媒體技術水平不斷提升的背景下，各個行業在發展中也逐漸對多媒體技術應用引起了高度重視，人們的生活與生產方式因此發生了相應的轉變。在對互聯網技術與信息技術充分利用的基礎上，人們通過互聯網平臺就能隨時檢索到自己所需要的資料。在此背景下，數字媒體技術因此獲得了良好的應用與發展前景，通過加強對檔案數據庫的建設工作，可以促進檔案信息服務工作面向個性化以及多元化的方向不斷發展，從而在更大程度上提升檔案資源的利用效率與質量。

2.2 有利于完善檔案數字化建設功能

對于檔案數字化管理工作而言，就是在對信息技術利用的基礎上，完成對數字化檔案館的建設工作，同時實現對檔案管理系統的充分利用。另外，將檔案信息準確輸入到計算機系統中，同時在檔案數據庫中進行儲存，通過這種方式來開展檔案信息管理工作，可以促進檔案管理工作滿足一定的智能化與數字化等要求，同時也能為檔案信息資源價值作用發揮奠定良好的基礎條件。另外，隨著我國信息技術水平的不斷提升，我國檔案數字化建設工作也因此獲得了良好的發展前景，比如，在加強綜合數字檔案館建設工作時，主要是將核心內容放在了網站搭建上面，對數字檔案館所發揮的功能作用進行充分優化與完善，保證數字檔案館可以提供出多元化的功能作用，這對于提升工作效率和質量有著非常重要的作用。

2.3 有利于提升檔案管理工作標準化與規范化

在對數字媒體技術應用的基礎上，為我國數字檔案管理工作發展提供了良好的基礎條件，所以，在檔案信息化建設工作中，數字媒體技術在其中發揮著非常重要的作用。因此，在開展檔案信息化建設工作時，通過對數字檔案的合理應用，可以促進檔案管理工作在未來面向標準化以及規范化的方向不斷發展。另外，對于相關企業而言，隨著企業規模的不斷增加，工作人員也一直呈現出上升的趨勢，這就導致檔案信息內容在原來的基礎上不斷增多，這時，如果采用傳統手工操作的檔案管理模式，已經不能在滿足企業未來發展要求。而通過對數字媒體技術的充分利用，可以對現有的檔案管理流程進行充分優化與完善，從而在更大程度上提升檔案信息管理工作效率。

3 數字化檔案管理模式

3.1 數字化檔案管理工作內容

針對現有的數字化檔案管理工作進行分析，其內容主要體現在了以下幾個方面：第一，在對現代通信技術、計算機技術以及多媒體信息技術充分利用的基礎上，可以在檔案管理部門實現內部架構，通過形成計算機網絡平臺，可以將各部門之間進行有效連接；第二，將各個時期、各個類別以及各類載體的檔案信息作為基礎信息資源，其中涉及了對傳統檔案進行數字化處理，從而獲取到新的數據信息；第三，在對智能信息處理技術充分利用的基礎上，將傳統的數據庫轉變為知識庫，在對自然語言充分利用的基礎上，通過概念在平臺中進行搜索；第四，構建全方面、立體化的應用體系以及保密安全應急預案，保證可以在第一時間內獲取到自己所需要的信息，從而可以為信息資源使用安全性奠定非常重要的基礎條件。

3.2 數字化檔案的優點

針對數字化檔案管理工作而言，在具體的實施過程中可以發揮出一定的優勢，具體主要體現在了以下幾個方面：第一，信息管理數字化。在數字化檔案管理工作中，主要是實現了對先進數字化存儲技術的充分利用，所以可以發揮出非常明顯的通用性以及安全性，其標準化程度非常高，通過計算機系統可以完成對相關數據信息的查詢與瀏覽，并且在查詢過程中可以滿足一定的實時性；第二，資源管理智能化。基于廣義角度上進行分析。各檔案管理部門之間通過對互聯網的充分利用，可以實現資源方面的有效傳輸與共享。從狹義角度上來看，檔案查詢人員通過對超文本或者是數字媒體技術的應用，能夠完成智能化的檢索過程；第三，查詢利用人性化。用戶在對信息進行查詢時，可以不受時間以及空間等因素的限制，在任何地點都能通過計算機系統獲取到自己所需要的信息。

4 數字媒體技術在檔案管理信息化建設中的合理應用

4.1 加強對數字檔案管理模式的創新工作

為了可以在更大程度上提升檔案信息化建設水平，在對數字媒體技術進行應用的過程中，對于相關企業而言，首先需要對現有的數字檔案管理模式進行創新與完善。在具體的實施過程中，可以實現對電子化檔案管理模式與數字化檔案管理模式的充分利用，在此基礎上對檔案管理流程進行合理優化，從而保證檔案信息在檢索以及使用等流程上可以滿足一定的高效性。另外，在對數字媒體技術應用的基礎上，企業還需要將數字化檔案管理模式的價值作用充分發揮出來，從而實現對檔案信息資源的充分共享，最終促進檔案管理工作在未來可以面向智能化以及數字化的方向不斷發展。

4.2 構建完善的檔案管理制度

為了實現對數字媒體技術的充分利用，保證數字媒體技術的價值作用可以實現充分發揮，還需要對數字檔案管理制度的完善工作引起高度重視，保證檔案管理工作在開展中，能具備完善的參考依據和規范流程，從而在根本上提升檔案管理工作效率和質量。在具體的完善過程中，首先，企業需要對檔案管理實際狀況與需求進行全面了解，從而對現有的檔案管理制度內容進行調整與完善，保證檔案管理工作在開展中能滿足一定的規范性與標準性。另外，還需要對電子化檔案管理制度進行優化與完善，保證在對檔案資料進行收集、整理與儲存時，可以采取統一的規范流程，這樣就能防止檔案信息管理不規范而引發這種信息丟失與錯誤問題的產生，同時也不能避免對企業經濟造成損失。

4.3 實現對理論知識的合理應用

基于數字媒體技術應用基礎上，為了可以在更大程度上提升數字檔案管理工作效率和質量，企業還需要對實現對相關理論知識的充分利用，通過這種方式可以實現檔案管理知識、經濟知識、政治知識以及文化知識之間的有效結合，這樣不但能對檔案管理知識起到非常重要的豐富作用，同時還能為數字檔案管理模式改革提供非常重要的基礎條件，從而促進數字檔案管理在未來可以面向專業化以及科學化的方向不斷發展。

4.4 提升檔案管理人員綜合素質水平

在數字檔案管理工作中，檔案管理人員在其中發揮著非常重要的執行作用，其自身專業性與最終數字化檔案管理工作質量之間有著非常密切的聯系。因此，將數字媒體技術應用于檔案數字化建設過程中，要想保證數字媒體技術的價值作用可以實現充分發揮，還需要對檔案管理人員培訓工作引起高度重視，通過培訓活動的開展，在更大程度上提升檔案管理人員專業性以及綜合素質水平。首先，可以聘請一些專業的人員，然后針對檔案管理人員開展嚴格的培訓工作，使檔案管理人員對先進的管理知識與方法進行全面掌握，保證在知識體系上可以滿足現代社會經濟發展要求。另外，還需要激勵檔案管理人員對新型數字檔案管理技術的學習，通過這種方式來提升學生對新知識能力的學習工作。可以制定出完善的人才引進機制，不斷引進高水平以及高水平的檔案管理人員，保證可以滿足一定的專業性，從而推進檔案數字化建設工作可以實現順利開展。

5 結語

綜上所述，將數字媒體技術應用于檔案信息化建設工作中，對于提升檔案數字化管理工作效率和質量有著非常重要的作用。因此，在開展檔案信息化建設工作時，一定要實現對數字媒體技術的合理應用，對現有的檔案管理方式進行優化與完善，從而才能促進檔案數字化建設工作可以實現高質量的發展。